机关公文种类之八:报告

报告的写作需要注意的问题很多，如不相隶属机关之间商洽事宜、传递信息应该用函，不能为讨好对方而用报告。又如报告要逐级上报，一般不得越级行文，紧急情况下越级行文也要抄送所越过的上级机关。再如报告就是报告，报告中不得夹带请示事项。

《国家行政机关公文处理办法》规定:报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。”

报告是一个适用范围较广、使用频率较高的上行文种。凡下级机关根据规章制度的规定、根据本机关的工作情况或根据上级机关的询问,将本机关的有关信息报送给上级机关,均可以以报告行文。报告作为一个上行文种,其作用在于为上级机关的决策提供信息,同时也为上级机关指导本行文机关的工作提供依据。在写作上,报告与其他文种所不同者一是报告中有综合性工作报告一个种类,因其内容具有综合性,所以不强调公文写作中“一文一事”原则;但其仍要强调一文一旨,即一份公文一个主旨,也就是说一份报告虽有多项内容,但其主旨要集中,不能过于分散,不能过于庞杂。二是一些较为特殊的报告在格式上不同于一般公文,详见下文。

报告可分为4类:

一、工作报告。工作报告在向上级汇报经常性工作和临时性工作的进展情况时使用,又可分为综合性工作报告和专题性工作报告。综合性工作报告主要用于定期向上级机关汇报本机关职权范围内的全面工作情况,如年度工作报告等。专题性工作报告则是在某一项重要工作进行一个阶段之后或全部完成之后,专门就该项工作的情况向上级机关汇报时使用。工作报告的正文,一般应包括四个内容,一是工作过程,即简要地交待一下时间跨度、背景条件和主要工作。二是成绩或收获,即工作过程中取得的主要成绩或主要收获,这应是整个工作报告的主体部分。三是经验与体会,即对工作中取得的经验体会进行提炼、概括,以求发展。四是存在问题与今后设想,即如实指出工作中的不足与失误,并提出今后的努力方向。由于这类报告,特别是综合性工作报告一般内容较为丰富,所以其写作一般采用横向结构,即把全部工作的几个方面分门别类一一写出。行文中,为了层次清晰、叙述清楚,常常采用如下两个方法:一是在全文之中分列小标题,如:一、农业方面;二、工业方面。二是在小标题下的段落之首使用撮要语言,即在每段段首用高度概括的词组或简短句子把全段段意标出,如在“一、农业方面”之下分段表述:1.粮食作物如何;2.经济作物如何等。

二、情况报告。情况报告在向上级机关汇报工作中发生或发现的某些情况、问题以及事项时使用。其内容与工作报告相比较为具体,是就某一突况、某一问题或某一项工作、某一次会议的较为具体的情况向上级机关提交的报告。情况报告正文一般也由四部分组成,一是有关情况及其起因,二是有关情况发生、发展的经过,三是本机关初步处理的方法与结果,四是目前状况或经验教训。目前由于各机关都制定一些处理突发性事件的预案,以尽量减少各种意外情况给人民群众和日常工作带来的损失,所以情况报告中有关突况的报告可以结合预案的执行与落实撰写。

有些情况报告,所写内容是本机关针对某种情况而采取相应措施,希望其他机关协助执行或加以注意,因此需要报请上级机关予以批转或由上级机关办公厅(室)根据授权予以转发,即呈转性报告,此类报告结语应写明“以上报告,如无不妥,请批转执行。”

三、答复报告。答复报告在回复上级机关询问,有针对性地汇报某一有关情况时使用。一般由两部分组成,一是报告缘由,即上级机关于什么时间、通过什么方式、询问什么有关问题。二是本机关的答复,诸如实事是怎样的、办理情况或办理结果是怎样的;如果有关问题尚未处理完毕或事态尚在发展,应写明将持续报告。写答复报告一定要有问有答、内容专一。

四、递送报告。递送报告是向上级机关递送文件、物件时加在前面的一种说明性的上行公文。递送报告写法很简单，报送什么文件、物件一一写清，其中有必要加以说明的要加以说明，如“转报XX单位XX文件一份（复印件，有该单位印章）。”括弧内部分即为说明。最后写上“请审阅”、“请查收”即可。

此外，有些机关的行文中和有的著述的讲授中至今仍有请示报告和总结报告的用法和提法。其实，请示、总结和报告是三个不同的文种，关于请示报告，下期讲到“请示”时详谈，关于总结报告，提法不妥。总结与报告有其相同之处，一是二者均为一个阶段工作或全部工作完成之后在回顾、反思的基础上形成的；二是进行回顾、反思往往要结合工作之前所订计划进行检查，看一看落实情况如何，完成任务如何；三是二者在内容上也确有相通之处，尤其是均应以本机关此前工作中的情况、事实为材料、为依据。但二者更有不同之处，一是总结是以本机关总结经验教训，找出工作中的规律或规律性认识为主，而报告是以为上级机关提供信息为主；二是总结为了找出工作规律，以利今后，在表达上议论的成份更多一些，而报告为了汇报反映，提供信息在表达上要以陈述为主；三是总结是机关应用文，仅在机关内部运行，不必上报，而报告是正式公文，依照规定，必须报送上级机关。所以写作中，一是不能用总结报告这一名称，二是要把总结、报告二者加以区分，不得混淆。

报告的写作需要注意的问题很多，如不相隶属机关之间商洽事宜、传递信息应该用函，不能为讨好对方而用报告。又如报告要逐级上报，一般不得越级行文，紧急情况下越级行文也要抄送所越过的上级机关。再如报告就是报告，报告中不得夹带请示事项。在报告的具体写作中很多著述都谈到要注意对材料的选择与剪裁，力争做到详略得当，行文简洁。笔者认为，尤应注意的应该是：所用材料真实、信息渠道可靠，即不能为创造政绩而采用不真实的材料，不能明知信息渠道可疑只因所报信息有利本机关文过饰非，有利于本机关诿过于人，就以“文责自负”为借口，不加核实而采用之。这样行文会给上级机关决策、给上级机关对本机关工作的指导造成失误、带来损失；从理论上讲，那种通过报告来美化自己、包装自己、炒作自己、推销自己的观点也是错误的。

（作者为中国政法大学教授）