简析学生档案管理信息系统设计

摘 要

目前各大高校学生档案管理是一件非常繁琐的事情，但同时档案对于每一名学生也是极为重要的，所以传统的人工管理档案的方法已经不能够准确快速完成学生档案管理的工作，本文针对各高校普遍面临的问题采用了学生档案管理的信息化实现，保证学生档案的管理信息化、快速化，方便各高校管理人员使用。文章通过需求分析和业务分析得出实现的方案，并进行了相应子模块的设计。

【关键词】信息化管理 学生档案 模块化

1 系统需求分析

目前高校作为一个巨大的集科研教学功能于一身的平台，高校的科学研究活动和日常教学活动内容来源于社会，同时又将这些成果服务于社会，高校具有广泛的事物以及专业性，因此，高校档案更新速度快，并且涉及到的内容非常多。高校的学生档案管理信息系统还有一些需求，他们是非功能性的。

首先是系统的可扩展性，因为高校档案馆的档案信息主要来源于学生处和教务处，这些部门的数据信息格式。所以，高校档案信息系统需要提供多种转换方法来适应这些不同的档案数据格式，可扩展性对获取元数据来说是必须的；其次是系统的易用性，档案信息系统的对象是档案馆的管理人员和用户，系统必须为管理人员和用户提供便利的用户界面，确保系统操作简单易用性。

2 业务分析

根据高校档案馆不断出现的新需求以及日常的流程，并且学习其他较好的MIS的技术功能结构以及现金的解决方案，总结出高校MIS能够实现的关键功能与模块，包括业务表现层、业务管理层以及应用基础三个层次 。

业务表现层的内容包括两个方面，其一是服务申请入口，其二是档案馆的门户网站，设计的目标是档案馆的现有客户群和将来将成为客户群的潜在客户群。在这里，服务申请入口的功能是用户通过互联网填写个人信息，申请档案服务以及查阅申请服务的进展程度，从而更加方便用户。档案馆门户非常重要，它是系统让外界熟知的重要通道。档案馆门为用户提供档案馆管理流程、宣传文件以及办事指南，并且还提示用户如何链接到服务申请入口。

业务管理层内容包括两个模块，其一是服务过程管理模块，其二是档案信息管理模块。前者的功能是档案馆的管理人员的流程管理，内容有用户审核、用户缴费、用户调档、信息录入/修改、信息校对、打印信息、通知用户取件、用户取件登记等流程。后者的功能是管理高校学生的所有档案信息，它组成了档案馆永久档案的一部分。档案信息系统的数据主要源于纸质的学生档案以及从教务处获取的数据库文件，的得到这些数据之后，管理人员导入这些数据、数字化处理和加工学生档案，如此来满足用户不同情况的信息检索、信息查询或者是信息打印等需要。

应用基础层次的内容包括三个方面，其一是权限管理模块，其二是日志服务模块，其三是信息统计模块。权限管理的功能是保证不同级别的用户拥有不同程度的操作权限。日志服务模块的功能是追踪用户在系统内的所有操作行为与记录。信息统计模块的功能是对客户需求、档案馆管理人员工作量、服务质量与数量以及费用收取等信息进行统计，作为档案馆其他工作的参考内容。

3 系统的总体设计

本章首先针对特定的设计目标和需求目标，总体设计了档案信息管理系统，同时分为功能相异的字模块，具体描述了其中关键模块的功能，剖析了系统中的关键业务流程，最终得出档案信息管理系统的总体框架，同时定义了系统各个子模块的功能以及数据库模式。然后重点分析如何设计和实现贵州商业高等专科学校学生档案信息管理系统服务流程管理模块。在体系结构方面，使用的架构是MVC，在实现业务管理层方面，利用的模式是传统的C/S，有效达到学生档案信息管理系统的功能。以下介绍的是模块的开发框架。档案服务工作步骤包含申清、审核、缴费、调档、录入/修改、校对、打印、通知取件、取件、后台。流程的目标是为了档案馆的社会公共服务功能特别是档案服务、档案交流而设定。涉及服务工作流程的角色依照任务和空间的不同，服务流程划分为客户、超级管理员、借贷专员、录入专员和打印专员。系统的用户管理模块是门户模块，用户登陆用户管理模块之后才可以访问档案信息管理系统。

4 系统详细设计

学生档案信息管理系统就是为了解决这种事件的前后排序关系，以满足客户需求。初步设计的系统构架包括4个部分，分别是最底层的windows操作系统，中间层的服务器和数据库，业务管理层和业务表现层。其中中间层的服务器包括IBM，BEA WebLogic，数据库系统SQL。业务管理层面向档案馆的管理人员，包括服务过程管理和学生档案管理两个模块。过程管理模块用于对学生档案服务工作的全程管理，包括数据导入、审核、缴费、调档、校对、打印等。学生档案管理模块的作用主要是对学生档案信息的增加、删除、修改、查找等。

学校档案管理基本功能图如图1所示。

5 系统总结

通过系统的基本功能的设计，可以完成系统的主要需求。满足高校学生档案管理的基本功能，极大的减少了学生档案管理的工作强度，并且在系统的设计中加入了权限的管理可以对学生档案的管理起到了保密的作用。

参考文献

[1]罗超理，李万红.管理信息系统原理与应用[M].北京：清华大学出版社，2012.

[2]马秀麟，郊示德.管理信息系统与开发技术[M].北京：清华大学出版，2006.

作者简介

池磊（1986-），男，河北省石家庄市人。助理工程师，大学本科学历。研究方向为计算机科学与技术。

姚军（1981-），男，河北省石家庄市人。大学本科学历。现为石家庄职业技术学院现代教育技术中心助教。研究方向为软硬件开发及网络维护。

崔成（1982-），男，河北省枣强县人。助教，硕士研究生学历。研究方向为软硬件开发及网络维护。

作者单位

1.河北科技大学教务处 河北省石家庄市 050018

2.河北石家庄人石家庄职业技术学院现代教育技术中心 河北省石家庄市 050081

3.石家庄职业技术学院财务及资产管理处 河北省石家庄市 050081