关于完善高校档案管理工作的几点建议

摘 要：新时代的来临为高校档案管理提出了新的要求，构建创新科学的档案管理机制是当前高校的迫切需求。本文从体系构建、设施投入及业务能力建设三个方面阐述了完善档案工作的几点建议，以望为高校或相关人士提供有价值的参考。

关键词：高校 档案管理 完善

中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）03-0019-01

高等院校进行科研教育、学科建设及教学研究等工作产生的要求进行归档保存的文件资料即为高校档案，其具有很大程度的使用价值及参考价值，也对高校的发展历程有着详细准确的记录，是高校进行发展经验总结，从而进一步推进学校科研教育及提高教学水平的重要参考文件。近年来高校档案管理水平虽在一定程度上得以提升，但在社会高速发展的今天还需要不断地进行完善。

一、强化档案管理工作体系的构建

1.制度建设

集中统一的管理是档案管理的基本原则，行政、党群、科研、财务、外事及任务等各个部门的档案都要由特定机构进行集中统一的管理，各部门都要在制度的规范、指导及甄别下进行文件资料成档，因此，制度的建立及完善是高校档案管理的重要支撑。高等院校要遵循国家相关法律法规制定科学、合理的档案管理制度，并将其贯彻执行，保证档案管理工作者有章可循，有据可依，从而实现档案及档案管理的标准和规范化。

此外，还要加强档案知识宣传，明确界定高校涉及档案管理的岗位职权，制定合理、具有激励效果的赏罚制度，实施年度及季度考核，提升相关人员工作的积极性及责任感。

2.人员队伍建立

首先，高校要保证档案管理工作者能够持证上岗，以提升整体的档案管理水平。此外，要将档案管理列入高校日常工作事宜中，根据高校办学规模建立完善的档案管理机构，成立专项领导小组，在相关领导的大力支持下发现并落实解决问题；在各个部门中挑选具有高素质且熟悉计算机操作的工作人员组建一支高水平的管理团队，并积极对其进行理论与实践技能的培训，力求为档案管理落实工作提供优质的必备条件及科学依据。

二、加大高校软硬件等基础设施的投入

1.硬件设施的投入

各大高校要本着分开库房、查阅及办公的原则，依照相关标准建立符合高校实际情况的档案专用库房。在档案专用库房中要设置一定的消防设施等必备设施，并采取措施有效保障库房安全及档案安全，力求做到并做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠及防高温等防范工作。建立档案工作场所，还需要购进全面的档案管理用具。因此，高校要为档案机构购进符合该校档案管理实际的存储柜、打码机、裁纸机等等。此外，要定做符合规定的无酸专用档案盒，保证资料文件不变质，不受腐蚀，积极推进档案管理的科学化及规范化发展。

2.自动化办公设施的投入

人工形式的档案管理不仅工作量大，效率低下，让工作人员承担较大的工作压力及工作挑战，还严重阻碍了档案管理工作的现代化发展。此外，随着时代的发展，各高校中的档案门类与其数量不断递增，且速度超过人们想象。这些因素都在很大程度上制约着高校档案管理的准确性及高效性。因此，高校要加大基础设施的资金投入，配置扫描仪、计算机等设备，配备管理专用的软件系统，让各个门类的档案资料实现数字化归档，使用计算机录入全部文件资料，真正地实现档案的信息化管理，最大程度地提升进行档案资料检索的速度，尽力对教学及科研等工作进行服务。

三、推进档案业务能力的建设

1.健全档案形成的步骤及方法

一般都按照编目、组卷及分类等进行档案管理。各大高校中各职能部门档案管理的负责人要按照相关制度严格要求档案管理，各个时期产生的资料文件要及时进行分类、整理及立卷，避免过多文件资料形成积压，同时要保障全部档案资料具有真实性及准确性，资料上的字迹要清楚、图样及图表要整洁清晰等。在这个过程中，高校档案管理机构要在事前、事中及事后对档案管理工作进行检查与验收，对机构内部开展的档案相关的业务进行培训与指导，建立档案工作人员进行无障碍交流的平台，如组建QQ群，开展档案工作例会等，以此有效促进档案工作者在业务方面的交流。要与兄弟档案部门保持密切联系，便于及时掌握新的档案知识。此外，可通过检查等方式对各个部门的档案工作进行监督，使得其能够实现工作的规范化与系统化，同时提高相关工作人员的业务能力。对于定期的移交验收，相关人员要仔细核查，拒收不符合归档标准的档案，营造严格实施档案管理制度的好氛围。

高校档案管理的专职人员要进行各类接受档案的编目及上架，将现代化的网络信息技术运用充分，将专业高效的档案管理软件运用到档案数据库的建立过程中，也就是将编目完备的档案纳入该软件系统中，实现计算机检索功能，从而为档案统计提供帮助并提升档案的服务效率。现代化管理模式下的档案能利用准确真实的数据较为直观地反应高校档案管理的实际情况及其借阅率。

2.强化创新服务意识

提供服务是实施档案管理的最终目的。高校档案机构必须意识到档案管理的重要意义，做好并做强重要档案的开发与利用，在保证档案具有完整率及齐全率的同时，要不断强化档案服务功效，积极创新，加强学校各项活动与档案管理之间的互动，使档案“历史凭证”的功效得以真正发挥。

3.提升档案防范意识

信息化的普及虽然为高校档案管理带来了便捷，但同时也会档案的安全性及保密性带来了威胁。例如，进行档案管理的信息化系统容易遭遇病毒侵害及版本更新等问题，因此，相关人员要及时做好档案保密工作，对库房的安全防范予以绝对重视，对异地储存和实行多载体的档案数据进行安全的备份。此外，实施严格的档案借阅制度，将借阅登记做好，力求避免泄露失密现象的发生，保障检索及时准确，离开库房之前一定要确认电源已切断，并关门落锁。

四、结束语

作为一项具有系统性的管理工作，高校档案管理对高校各项科教研究都能产生重要影响。新的时期，高校档案管理工作者必须意识到管理过程中存在的问题，并采取有效的措施进行及时整改，通过建立一套完整的制度体系，加强软件与硬件设施的投入并提升档案业务能力形成现代化的高校档案管理系统，有效推动档案管理的规范化、科学化及现代化。

参考文献

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