高校外事档案科学化管理的几点思考

[摘要] 高校外事档案作为真实记录高校对外交流与合作活动的一种重要文献，不仅能够客观、真实地反映高校对外交流的整个发展过程，还能为学校的持续发展提供重要的历史依据。目前，我校正在为建设“省内一流、国内知名、国际有影响力”的以航空宇航为特色的高校而努力。高校外事档案管理部门通过建立外事档案，为高校外事工作的深入开展提供充足的信息资源和史料。本文以高校外事档案的概念及其特点为切入点，深入剖析了外事档案的建立及管理方式、方法，为其他高校外事档案工作者提供有益参考。

[关键词] 高校； 外事档案； 建立； 管理

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在当今经济全球化浪潮的引领下，高等教育国际化成为一种必然的发展趋势，我国各类型高校不得不面对来自国际、国内的双重挤压与竞争。我们应清醒地认识到教育国际化在给高校提出挑战的同时，也赋予高校更多的发展机遇。在此形势下，高校的档案管理部门如何通过建立、管理外事档案，促进高校更好地开展外事活动，为学校发展提供更强劲的动力，成为高校档案管理的一项重要内容。

1 高校外事档案的概念、作用及其特点

1.1 高校外事档案的概念及作用

外事档案是高校档案的重要组成部分，在学校对外交流、教学、科研活动中起着重要作用，外事档案管理工作水平的高低对一所高校的发展和其在国际上的声誉具有重要影响。外事档案本质上是学校在与国外团体或个人进行学术交流、学术研究、友好往来、科研合作，聘请外教、国外专家来校讲学，参加国际会议、校际交流等活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录，具体形式包括外事活动通知、计划、总结、简报，上级关于外事工作的文件，礼品往来，国际学术会议论文等内容。

另外，高校外事档案具有多方面的作用。反映了高校对外合作交流工作的全貌，对于提高高校对外合作交流工作的水平和促进高校健康持续发展具有重要的借鉴意义；同时以其丰富而真实的内容作为高校外事工作的可靠情报资料，将对高校的整体建设和发展产生较为深远的影响。

1.2 高校外事档案的特点

高校外事档案因其在形成过程中的特殊背景和目的，具备以下一些特点。

（1） 政治性特点：高校外事活动作为国家外事活动重要组成部分，在很大程度上受国家对外政策的指导，由此，国家对外方针、政策等也要在高校外事档案中体现出明显的政治倾向性[1]。

（2） 保密性特点：高校外事活动以及外事档案所具有的政治倾向性，使得高校外事活动必然要涉及党和国家的机密，同时高校外事活动本身就具有一定的机密性，因此外事档案具有较强的保密性。

（3） 多样性特点：随着国际交流的不断增多，高校外事活动的范围不断扩大，内容和形式也在不断增多，因此所形成的外事档案的类别也就多种多样。

（4） 复杂性特点：当前，随着教师自费出国出境人数增多，研究生、本科生交流不断增加，高校外事档案来源更加复杂，包括学校外事管理部门、各学院、教务处、研究生院及出国出境的师生个人等。

2 高校外事档案的建立

高校外事档案的收集、鉴定、分类立卷是建立高校外事档案的基础业务环节，每一环节完成的质量高低，将对整个外事档案的质量产生重要影响，因此，如何建立外事档案，就成为管理外事档案的一个首要问题。

2.1 广泛收集，确保外事档案不漏项

首先，高校档案管理部门应以学校在各种外事活动、外事管理中形成的材料对学校和社会是否具有参考价值和凭证作用为依据，建立一套具有较强指导作用的外事档案收集标准；其次，要明确外事工作上报制度，通过学校各部门上报，扩大学校外事档案收集来源；再次，为解决各部门开展外事工作上报不及时的问题，外事档案管理人员应经常与宣传部、国际合作处等外事部门保持联系，密切关注学校网页、校报等学校大事宣传媒介，从而第一时间掌握学校外事工作开展信息，并与相关部门取得联系，催促其及时将档案材料归档；最后，要严格按照外事档案归档范围，对所有相关活动进行筛选，将外事活动中有必要记录并保存的外事档案信息进行登记注册，进而便于后续鉴定分类等工作的开展，确保外事档案不漏项。

2.2 强化鉴定，确保外事档案分类明确

可以说外事档案的鉴定分类与收集工作是同步并行的。开展外事档案的鉴定分类，首先要明确收集范围，将日常所涉及的各类文件材料按收集目标进行清理，分类存放，同时也为后续工作打下基础；其次要对经过初步鉴定分类的档案进行二次鉴定分类，将不要求办理的参阅文件，重份文件，未定稿、未生效、过时的各类文件、合同、协议、报表等不归档文件材料以及校内其他部门的文件进行剔除，将通过鉴定并认定有价值应归档的各类文件材料，在充分考虑其数量、密级、载体的情况下，依据不同内容、不同类型来分类组卷，从而便于后续归档工作；最后做好档案系统分类，以便于材料的保管、查阅和利用为前提，充分保持材料彼此之间的有机联系，将外事档案细化为港澳台事务，团体来校访问，教职工因公出国，外教、留学生管理，政策法规，学校管理条例等门类，使外事档案工作更加规范化、标准化和精细化。

2.3 注重归档，做好外事档案的保存工作

在建立外事档案的工作中，首先应做好包括存放地点、档案装具等方面的准备工作，同时在案卷封面上标注能够表明案卷内容的标题；其次要将已收集整理好的文件材料按照类别放入事先准备好的案卷盒内；此外对各阶段密不可分的文件材料则按一定顺序进行排列，从而保持档案材料之间的有机联系，为日后查档提供便利。

3 高校外事档案的管理

高校外事档案管理作为高校档案管理的重要组成部分，伴随着外事档案的形成而产生。同时，信息时代的到来，对高校外事档案管理工作提出了更新、更高的要求，对传统的档案管理方式产生了较大影响。高校档案管理人员可以从以下几个方面着手，进一步管理好高校外事档案。

3.1 树立高校外事管理工作基本原则

履行工作原则是做好工作的一个基本前提，同时良好的工作原则又能促进工作质量的提高，为此，做好高校外事档案管理工作，要明确外事档案管理的基本原则：一是坚持“三个有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的国际间交流合作、有利于提高本校综合素质与国际知名度；二是明确不同部门应承担的责任，从外事工作的策划、组织、实施到最后的档案收集整理做到分工协作，各司其职；三是树立方便于工作的原则，在外事档案的建立过程中，注重档案的建立与材料归档，便于日后取阅。

3.2 完善外事档案管理的相关制度

高校应根据《中华人民共和国档案法》和教育部制定的《高等学校档案管理办法》，结合本校外事工作实际情况，制定出科学合理的外事类档案管理规章体系，形成规范的、操作性强的外事档案立卷、归档、管理流程，从而确保外事档案工作的合理开展[2]。

3.3 建立一支业务精、素质高的外事工作队伍

高校档案工作的一个最基本特点就是要服务于高校的教学和科研，外事档案的本质作用也在于此。这就要求高校要组建一支训练有素、懂技术、高素质的工作队伍，通过加强培训、学习与交流，使得从业人员在掌握理论知识的同时，熟悉合作交流的各方面工作，熟练掌握档案管理技能，适应档案管理信息化的要求。

3.4 加强外事档案信息化建设

目前，以计算机技术通信技术和网络技术为支撑的现代信息技术已经十分成熟，但目前全国各高校档案馆应用信息技术进行档案管理的步伐还很迟缓，还不能通过先进的信息技术、多媒体技术为各类信息的采集、处理和利用提供便利，因此，如何在外事档案管理中高效应用信息技术、多媒体技术已成为当务之急。为此，我国高校不妨从建立外事档案信息网站、外事档案管理信息系统等方面着手，将分散的外事档案信息资源链接起来，充分地利用计算机来辅助档案后期管理工作，使档案管理工作向无纸化方向发展，从而便于综合利用外事档案信息资源，并以快速、安全、可靠的途径为广大师生提供优质服务。同时通过互联网技术，将高校外事工作中好的经验方法、取得的成果对外，从而提升高校的知名度，提升外事档案工作在高校发展中的作用。

当今时代，高校承担着教学、科研、管理三大任务， 外事工作渗透于这3个方面并与它们紧密相连，同时，外事活动所形成的外事档案也深深地刻上了教学、科研、管理的烙印[3]。高校应重视外事档案工作，加强外事档案的建立管理，采取切实可行的方式方法，让外事档案成为记录、查阅、提供战略参考的重要材料，并逐步提升高校在国内外的知名度和影响力。

主要参考文献

[1] 龙勤. 高校外事档案的建立与管理研究[J]. 中国林业教育，1995（z1）.

[2] 解文红. 关于做好高校对外合作交流档案管理的思考[J]. 科技信息，2011（29）.

[3] 杨继良. 高校外事档案管理中存在的问题及建议[J]. 教育研究，2011（1）.