质检机构“产品”档案管理之我见

摘要：对质检机构“产品”档案的管理的提出了自己的见解，并针对质检机构的工作特性，阐述了“产品”档案管理的措施和重要意义。

关键词：质检机构 检验报告 管理 保密

质量检验机构是国家依法成立的第三方公正性的技术机构，它是以有关的法律法规为准绳，依靠科学仪器和方法，并严格按程序公正操作，为顾客提供客观准确的检验报告的机构，而检验报告则是质检机构对产/商品进行检测所得的客观结果的书面表达，是质检机构全部检验工作完毕后的最终“产品”，它集中体现着质检机构的科学性、公正性和权威性，是质检机构向社会传递产品质量的重要文件。因此，做好检验报告及报告所包含的信息管理, 保护顾客和受检单位的合法权益，维护本所的公正形象，是质检机构的重要工作之一，那么，如何才能做好“产品”的档案管理，笔者认为应着重做好以下几个方面的工作。

一、做好检验报告的交接、验收、入库工作

检验报告的最终生成必须经过一系列严格的工作程序控制来完成，就本单位而言，这个工作程序见下图：

按上图所示，顾客送样到本单位后，在业务科填写委托检验合同，同时与本单位业务员进行合同评审，合同评审内容包括受检产品名称、受检单位名称、样品数量、生产日期、检验执行标准、完成日期等等，顾客签字确认后，由业务员下达检验任务通知单到相关检验室，检验室接到通知单后到业务科领出检验样品（分出留样样品送样品库待复检用）, 按照检验标准对人员资质、仪器设备、环境条件等要求进行检验，检验工作完毕，经校核人、审核人签字认可后，由主检人员编制检验报告，交批准人签字批准后送业务科加盖公章生效，最终完成该样品的检验。业务科接到检验报告后通知顾客领取，顾客在收到报告之日起十五日内若对报告有异议可向本单位提出申诉；本次检验的所有原始记录及检验报告一份由业务科送交资料室存档保存，除食品类检验报告保存期不能少于五年外，其它类别产品检验报告保存期不能少于三年。

一个批次检验报告的完成，要历经多个科室、多个人员之手，是辛勤劳动换来的果实，必须重点管理，因此，我们在交接检验报告时必须逐一清点、认真核对，来不得半点马虎。本单位的检验报告是天天交接，出具多少批次检验报告到业务科，就移交多少批次到资料室，交接工作天天清，以便衔接其它工作，比如：抽查、查询、借阅等。经过近30年的发展，如今，本单位检验工作的整个流程全部为网络管理，检验报告交接工作也由原来的手工操作，发展到今天的网络运作。具体就是，检验室把检验报告送到业务科盖完公章后，由业务科交接人把所到报告点入本单位局域网交接库后，把检验报告送达资料室，由报告管理人员按照送达报告与交接库中的检验报告核实后，录入各批次检验报告的相关信息，例如：入库时间、报告等级、是否更改等，之后，与交接人办理移交手续即可。

二、做好检验报告的保密工作

检验报告是本单位的“特殊”产品，顾客和受检单位的技术标准等有关信息都反映在检验报告上，我们必须依法做好顾客和受检单位的信息保密工作，自觉维护他们的合法权益。本单位是依法成立的第三方公正性的技术机构，一切检测工作严格按照ISO/IEC17025-2005《检测和校准实验室资格的一般要求》、CNAS CL01-2006《检测和校准实验室能力认可准则》、GB/T27025-2008《检测和校准实验室能力的通用要求》及国家的法律法规进行，对顾客的所有信息负有保密的责任和义务，本单位《管理手册》公正性声明上也明明白白地向社会告知：本单位及全体工作人员必须严格保守客户的产品在检测活动中所知悉的国家秘密、商业秘密和技术秘密；与被检产品有关的数据等技术资料除按规定上报、反馈外，不得将其泄漏给他人或其他单位，违反规定并给客户造成损失的，承担经济和法律责任。

之外，本单位对检验报告档案的日常管理还有相应的程序文件即LZS-OP-01 《保密和保护所有权程序》、LZS-OP-27 《检测报告的控制和管理程序》来控制，对检验报告档案的调阅、借出、销毁等都有严格的审批制度，借阅人必须办理相关手续，经指定领导人审批签字后方可借出，借阅人不得泄密和转移借阅，不得擅自复印、拍照，更不得涂改或在档案上做任何标记、抽换、损坏，必须保证档案的整洁和完整，阅后及时交还管理人员，并办理注销手续；未经履行借阅审批手续者，任何人无权擅自调阅；检验报告档案一律不外借。顾客和受检单位移失或因其他原因需调出检验报告档案复印时，必须提供身份证明或单位证明，经业务科审核，报质量负责人批准后，方能复印，且加盖公章后有效，层层把关，严格执行，以确保检验报告的保密工作。

三、提高检验报告档案管理人员素质，做好检验报告档案的管理

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，这既是档案管理工作的基本任务，也是档案管理工作的目的，具体任务就是做到存档档案不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是档案要完好无损，保证档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，而且不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排放整齐规范，有规可循，有目可查。档案管理工作是一件烦锁、枯燥的工作，要求管理人员必须要有较强的工作责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手的事情必须有头有尾，手续清楚，确保档案万无一失。档案管理工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案管理人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。

而作为以提供科学和检测数据为主要服务内容的质检机构，“产品” 档案的管理更为重要，因为“产品”是质检机构的命脉和生存基础，也是质检机构科学性、公正性、准确性的形象代表，它的好坏直接影响到质检机构的权威性，而“产品”档案则是确保该批次检验在尽可能接近原条件情况下能够重复试验的基本条件，是该批次检验信息和检验数据溯源的唯一依据，如果一旦损坏或丢失必然会给我们的工作带来不可估量的损失，因此，“产品”档案的管理是质检工作的重中之重，档案管理人员必须严格遵守档案管理制度和相关规定，严格把关，做到帐目清楚，帐档一致，妥善管理，方便查阅，为质检事业做大、做强管好“产品”档案，做好后勤保障工作。

四、参考文献

陈晓杨.关于提高质检机构“产品”质量的探讨.中国技术监督,2007(7):39

作者简介：周洁清（1964- ），女，汉族，大学专科，图书馆馆员