探析信息系统工程监理中的档案管理

【摘 要】信息化技术不断渗透到各行各业的同时，各种问题也接踵而来，因此信息系统监理的重要性也日益凸现出来。本文对档案管理的现状及重要性做了分析，指出档案管理中出现的问题并列举了一些完善的措施。

【关键词】信息系统；工程监理；档案管理

1、引言

随着信息经济化的不断推进，我国在信息系统工程方面取得了优异的成绩。但由于我国在这方面的研究起步较晚，信息系统中工程监理的法律法规以及技术人员方面依然存在很多不足，从而其导致掌控信息量不对称，因此鉴于在这种形式下，信息系统工程监理中的档案管理就显得尤为重要。

2、信息系统工程监理中档案管理的概述

2.1 发展现状

我国在2003年1月3日颁布了《电子政务工程技术指南》，此指南明确指出：“同一个工程建设和监理必须是相互独立的机构分别承担且监理单位要在承建单位之前进行介入，监理单位明确后，建设单位才可以进行工程建设。”由此可见，国家相关的政府部门已经意识到了信息系统工程监理的重要作用。但由于我国起步较晚，很多企业在进行信息化工程前，会主动要求监理介入并以此减少项目失败风风险，但这种现象仅仅在经济比较发达的地区，比如北京、上海、天津等地区常见，在一些经济落后的地区，信息系统工程监理几乎是不存在的，甚至有的偏远地区根本对信息系统工程监理的理念一无所知，那么档案管理更加无从谈起。由此，我们可以看出不同地区对其理念的认知程度是有很大差别的。

2.2 监理档案管理工作在信息系统工程的重要性

在信息系统工程项目中监理档案管理工作是非常重要的，它是监理方在进行工程项目建设中所形成的文字性记录，其是判断监理工作是否做到位重要的凭据之一。所以，在信息系统工程建设的过程中，无论工作多么繁杂都必须对当前的建设活动进行文字性的记录。通过文字记录及相关数据来说话，是切实做好信息系统工程监理中档案管理的重中之重。

2.2.1、监理资料档案对于建设方的重要性

信息系统工程单位首要要求就是对监理档案进行有效的管理。建设方将信息系统工程交付给监理进行负责后，也是要定期进行工程进度跟踪和监督的，而跟踪和监督的主要依据就是监理的档案资料，这些资料包含着信息系统工程建设中的详细情况，建设方通过对档案、数据的查阅来对工程进行全面的了解，并可以对出现的问题进行及时的处理和整改。[1]

2.2.2 监理资料档案对于承建方的重要性

在工程建设中，当工程出现问题时，建设方、承建方及监理方三个单位的相关人员要对工程问题进行排查，而此时信息系统工程监理中的档案资料则成为了排查时最重要的依据，不仅能够维护监理及建设单位的合法权益，也能够最大限度的保证承建方的经济不受损失。所以，承建方要尽力配合监理的档案管理工作，一旦发生问题，档案管理的完善度是其不受经济损失的最根本保障。

3、信息系统工程监理目前存在的问题

信息系统工程监理的理念已经逐步被大众所接受，其简历中的档案管理工作也慢慢走入正轨，但是必须承认：信息系统工程监理现阶段还是存在不少问题的，它严重阻碍了信息系统工程监理中档案管理这一新生事物发展的速度，主要问题表现在以下方面[2]：

3.1 档案管理资料中监理依据的信息技术标准落后于当前信息技术的发展

监理在进行档案管理工作时使用的依据是信息技术标准，当业主与承建单位签订了建设合同后，监理人员便应依据法律法规、合同和技术标准进行公平协调并解决各种问题分歧。技术标准主要包括：计算机网络标准、软件工程标准、信息安全标准和建筑智能化标准等，但上述信息化标准更新速度很快，而目前信息系统工程监理所参考的标准信息化技术更新明显滞后，这就导致档案管理记录不严谨，从而阻碍了它的发展。

3.2 信息系统工程监理中的档案管理存在严重的形式化

所谓形式化简单来说就是走过场，很多监理公司在承接了建设单位的业务后，其相关技术人员不具备足够的技术知识及管理经验，在制定监理方法和规章制度时敷衍了事。监理人员不按照要求记录工程进度的相关事宜，如不写验收报告、不在相关文书上盖章签字等。由于形式化严重，导致建设单位无法根据档案资料及相关数据了解工程进度、排查潜在风险，严重时甚至会导致整个工程不合格，从而使工程整体瘫痪。

4、信息系统工程监理中档案管理原则

信息系统工程监理中的档案管理不仅是监理单位切实实施工程项目监理责任的真实反应，而且是项目施工合同要求、控制施工质量、资金投入、工程进度等内容最详实的文字记录。在具体档案管理中应严格遵守以下几大原则：

①真实可靠性原则

监理人员应对自己所形成的档案文件真实准确性、完整性负责。比如监理填写的施工日记、各种审查验收报告及相关数据信息等。

②时效性原则

监理人员在进行档案管理时应与项目施工同时进行，无论在何种工作情况下都不得延误，在对一些工程进行验收、办理签证时，要根据相关档案管理规范，进行分类整理、排序并归档。

③分工负责的原则

工程建设监理中的档案管理是一项综合性、技术性及业务性非常强的工作，不仅仅需要监理人员工作严谨、细致，还需要建设单位、承建单位等相关人员积极配合，应人人树立档案意识，自觉维护档案管理原则，认真完成各自的档案管理职责，只有只有才能提高信息系统工程监理的档案管理工程的正常开展。[3]

5、提高监理中档案管理工作质量的方法

监理中的档案是对验证信息系统工程监理是否正常工作而言非常重要的环节，所以，做好档案管理工作不仅对信息系统工程发展起到关键作用，也是检测监理人员工作业绩的标准。笔者根据相关资料及实践经验对提高监理中的档案管理工作质量提出了以下几个方法：

（1）信息系统工程监理中档案管理应从项目全局出发，制定统一的文档编制制度和规范，监理要根据信息管理系统和管理软件的实际情况，制定统一的文本格式。文本应该根据实际情况进行灵活的改变，以此来保证档案信息的时效性。

（2）在档案查阅、整理使用过程中应善于发现问题并及时补充、整改。比如档案资料不全面，一些文档被实践证明很有价值，但由于疏漏未详加记录等。

（3）监理档案应与信息系统工程进度保持同步，避免信息后补、遗漏等现象。档案管理要保证真实有效、格式统一，以便将来好查阅。

（4）灵活运用计算机管理系统及软件，提高监理人员的工作效率及管理水平。

（5）在对资料进行归档、标注时，要使用拥有耐久性字迹的书写工具，不要使用圆珠笔或者是铅笔，时间一长容易褪色、笔记容易模糊。

（6）对于监理人员来说，工期越长所编制、管理的档案越多，工作量就越大，单纯的人工手写难免会出现遗漏、疏忽等错误，应善于使用计算机信息技术。[4]比如在保存档案时，可将计算机软硬件区域加大，提高储存能力。监理档案管理人员应对每个项目监理部门报送的档案制作目录后进行电子扫描，将其转化为电子监理档案后分类管理，彻底实现无纸化的信息系统办公。

6、结语

每个新生事物的出现都要经历从不成熟逐渐走向成熟的过程。对于我国信息系统工程监理中的档案管理的形成而言，其发展历程也不会例外。随着人们对它认知度的提高，信息系统工程监理一定会被广泛运用到工程的各个角落。相应的，信息系统工程监理档案也会不断完善最终走向成熟。

参考文献：

[1]李红伟.将质量管理体系引入企业档案管理工作之中[J].北京档案.2010年12期.

[2]姜月仙.试论信息时代医院档案管理人员的继续教育[A].广西档案2010年第3期（总第99期）[C].2010年.

[3]晋彦杰.浅谈公共信息系统工程监理档案管理工作[J].湖北档案.2010年05期.

[4]俞志华.ISO9000质量管理体系在档案数字化加工中的应用[J].兰台世界.2011年10期.