院校科研产品的外包过程控制

摘要: 主要从合格供方(外包方)的评定和控制、外包控制两个方面就院校质量管理体系建设过程中如何进行外包控制作了简要的介绍。同时,指出供需双方建立沟通机制的重大意义。

Abstract: How to control the outsourcing in the process of Quality Management System establishment was briefly introduced in two aspects, which are how to assess the qualified supplier and control the out-sourcing. The significance of establishing a communication mechanism was pointed out.

关键词: 外包过程;合格供方;外包控制

Key words: outsourcing process;qualified supplier;outsourcing control

中图分类号:G47文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)22-0237-02

0引言

外包过程是组织质量体系需要的、且由组织选择给外单位完成的过程。当组织决定实施外包时,通常有两种情况:第一,组织有能力实施某过程,却选择将其外包(出于商业或其他原因)。在这种情况下,该过程的控制准则应当已经制定好了,需要时,可转化为对承担外包过程的供方的控制要求。第二,组织本身没有能力实施某过程,将其外包。院校在产品的研制和开发上具有较高的水平,但在产品的生产上则明显不足,组织本身不具备实施生产的能力,必须将其外包。 根据ISO9001:2008的4.1条规定:“若组织选择将影响产品符合要求的任何过程外包,组织应确保对其实施控制。对此类外包过程控制的类型和程度应在质量管理体系中加以规定。因此,院校实施外包控制,既是条款要求,同时也具有现实意义,对于学院质量体系建设工作具有重大的意义。下面将简单介绍外包产品控制的方法。

1合格供方(外包方)的评定和控制

1.1 合格供方评定合格供方评定是确定外包单位是否具备外包条件的综合评价[1]。它是选择外包单位的重要一步,是保证外包产品质量控制的源头,因此加强合格供方(外包方)的控制是实施外包控制的重要环节,具有重要的意义。一般情况下合格供方的评价首先由管理部门和使用部门提出拟定的单位,之后对这些单位进行评价,评价的内容主要包括:a)质量管理体系情况;b)技术力量是否满足要求;c)设备是否满足生产能力;d)以往提供该产品或同类产品的质量;e)履行合同的信誉。在评价过程中,为了提高工程质量,以往经常采用招/投标前预选供货方考查,预选供货方一般都有多家,这种第二方审核的方式虽然也能取得不错的效果,但是却增加了大量经费开支,并且浪费了大量时间,我们可以采用在招/投标前把供货方已通过质量体系认证作为必要条件,用第三方审核代替第二方审核,以便节约开支和时间。而后对评审合格的供方(外包方)进行汇总,形成《合格供方(外包方)名录》依次作为选择供方(外包方)和采购器材的依据并保持供方(外包方)评价结果和采取必要措施的记录。

1.2 合格供方(外包方)的控制在《合格供方(外包方)名录》的基础上进行清理、优选和分类。管理部门对《合格供方(外包方)名录》实施动态管理。根据对供方(外包方)控制获得的情况以及研究、生产任务需要,每年对供方(外包方)进行重新评价,并根据评价结果对《合格供方(外包方)名录》进行调整,剔除不合格供方(外包方),补充新的合格供方(外包方),并重新审签。项目组根据科研、生产任务需要,从《合格供方(外包方)名录》中选择、确定供方(外包方),采购所需器材。当所需器材不在《合格供方(外包方)名录》之中时,可作为特殊情况进行处理。

2外包控制

2.1 外包合同控制在外包控制中外包合同的签订既是重要环节也是必须环节,凡是涉及到外包研制、生产的产品必须签订合同。我们在订立外包合同时必须明确规定产品的技术和质量要求、验收标准、验收方式和验收方法。对于重要、复杂的外包产品,应在合同中明确规定到现场进行验收或派驻代表进行监督。需要时,在合同中规定外包产品包装、运输、交货、安装、调试等要求。此外,在外包合同签订过程中我们还需要注意以下几个方面:

①外包合同应当符合国家的有关法律、法规以及各项规章制度,不得损坏社会公共利益。②外包合同在签订前,应按合同审批程序,经会签和审签,填写“外包合同审查表”。合同签订之前,合同申请单位必须认真调查对方经办人的法人地位、资信状况、履约能力等情况,不得与无法人资格的单位和组织签订合同。必要时应要求对方经办人提供以下文件:a)法人营业执照或其他证明该法人资质的文件;b)证明该经办人资信情况的文件;c)证明该经办人有权签订相应合同的授权委托手续;d)其他相应的证明文件。③对于重大项目,在外包合同签订前,项目组还应从技术水平、质保能力、进度保障和元器件供应等方面,进行外包风险分析,并提交风险分析报告和外包产品方案论证报告。④外包合同中应明确合同的内容和格式,合同的内容一般有当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式、双方的权利和义务、履行期限、地点和方式、保密要求、违约责任、解决争议的方法等。⑤明确产品验收的标准、验收的方式和方法以及提出异议的期限。⑥合同的订立、变更、终止均应采用书面形式。各方面应当遵循公平原则确定权利和义务。

2.2 外包过程控制产品外包过程本质上说是产品实现的过程,外包产品能否按照合同的规定完成将取决于该过程的有效控制,此过程是一个动态管理过程,项目组应经常了解和掌握外包产品研制生产进度和质量情况,并根据合同规定,组织有关人员到现场监督,及时向主管单位报告。

2.3 验收验收准备是验收工作的前提条件,它对后续工作会产生非常重要的影响,如果验收准备工作做的不充分,将会使得验收工作难以展开,验收数据不准确,并最终导致验收结果的不正确,使得验收工作失去意义。所以我们必须高度重视验收前的准备工作,主要准备的内容包括:

①产品准备 供方应准备好符合验收要求的产品、配件、附件及包装等。②文件资料准备:a)提供的文件资料主要包括:研制任务书、合同书、双方认可的验收大纲、双方来往函件、会议纪要等;b)供方需提供的文件和资料一般包括:产品证明书、产品说明书(技术说明书和使用维护说明书)、设计文件(包括文字内容、图纸、图表等)、产品质量评审报告及其他必要的文件和资料。对于重要、复杂产品,应当编制验收大纲,验收大纲是我们在实施产品验收过程中重要的依据,我们在验收中应当按照验收大纲的规定内容开展验收工作,验收大纲规定的主要内容包括:文件和资料,这些文件和资料在前文中已经提到,这里不再赘述;性能指标和现场运行情况;产品的外形尺寸、重量、功耗、接口关系;测试记录结果;产品包装;综合评定。

产品验收的具体程序:a)产品研制(或生产)单位作研制(或生产)总结;b)验收组依据验收文件的内容,逐项检查并记录;c)验收组对检查结果进行讨论并起草验收结论;d)验收组宣布验收结论;e)供方和验收方双方签署产品验收证(或验收纪要);f)产品验收结束,办理产品和文件交接手续。

当验收工作中出现以下情况时应当进行产品验收前的接收a)部分试验项目需要验收方承担时;b)产品的质量状况需要在以后的试验中确认时;c)其它先接收产品而后在适当时机再验收的情况。产品验收前的接收应履行与产品验收相同的审批手续和验收程序并签署纪要,可以不填写产品合格证明书。当验收前接收的产品状态完全清楚时,应适时完成全部的验收内容。

以上内容是我们在实施外包产品验收时的主要内容,对于验收产品的依据,产品验收的管理规定,不合格品让步接收的规定以及产品拒收的有关要求等并没有涉及,验收人员应当根据具体的情况作出灵活的处置。

3结束语

外包过程的控制工作是一项工作量大,实施过程复杂,管理难度高,涉及部门多的系统工程,需要我们在加强部门间沟通的基础上,着重加强与供方(外包方)的联系与沟通。应当把与合作方提升到战略联盟的高度。组织与外包方相互依存、互利关系可增强双方创造价值的能力。组织不能急功近利和惟利是图,应主动了解外包方需求并对其合理的要求尽最大可能予以满足,对外包过程中发现的问题应及时沟通,加以解决。从严格意义上讲外包本质上也是采购,但两者之间也有区别。下表1为采购与外包的关系。

从表中我们得出,采购与外包本质的区别,采购是购买供方自行生产或具有处置权的产品,这些产品往往是供方的定型产品或成熟产品,按其提供的说明书进行验收即可,其知识产权归供方所有;而外包是供方按照组织提供的设计文件或提出的技术条件生产产品,对供方而言,是其以前没有生产过的新产品,应按照组织拟制并同供方商定的技术条件、验收细则进行验收,供需双方就产品形成存在协商、沟通、协作的过程,知识产权归组织所有。从这个意义上讲,外包过程是供需双方共同完成的工作,脱离开两者的关系,将会严重影响到产品的质量。因此,供需双方必须建立起良好的沟通机制。

参考文献:

[1]曾安安.浅谈军工企业外包产品质量控制[J].国防技术基础,2008,第九期:1.

[2]李六根.采购、外包的识别和质量控制要点[N].China Academic Journal Electronic Publishing House.