浅议高校研究生学位档案的管理

摘要：研究生学位档案管理是高校档案管理的重要组成部分，该文梳理了研究生学位档案的内容，指出了研究生学位档案管理中存在的问题，并提出了加强研究生学位档案管理的建议。

关键词：研究生；学位档案；档案管理

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）29-6907-02

近年来，特别是“十一五”期间，我国的研究生教育发展迅猛，各高等学校的研究生招生人数、学位授予人数都有了大幅度的增长。研究生教育的快速发展，对于研究生教育管理各个方面的改革创新都有着极大的促进作用。研究生的学位档案是研究生学习、科研和实践活动的真实记载和重要的历史资料，研究生的学位档案管理也是各高等学校的档案管理工作重要的组成部分，随着研究生教育规模的扩大，加强对研究生的学位档案的管理是一件十分重要和具有非常现实意义的事情。

1 研究生学位档案的内容

要做好研究生学位档案的管理和利用，首先要明确研究生学位档案所包含的内容。以下按照研究生的培养过程依次列出研究生学位档案所包含的内容。

1）研究生招生管理方面。主要是各年度各种类别研究生的招生简章。其内容包括招生专业目录、导师名单、参考书目、招生人数等信息。这些信息从宏观上表现出高校的研究生教育的发展。

2）研究生培养管理方面。主要包括研究生的个人培养计划书、学籍卡、成绩单、中期筛选考核表、科研登记表、学术报告登记表、实践登记表等各种培养环节所产生的具有保存价值的历史记录。这些表格能详细的展示研究生的整个培养过程。

3）研究生学位管理方面。主要包括论文开题报告表、论文中期检查情况表、论文盲审、评阅、答辩所产生的一系列表格以及论文终稿。这些表格详细记录了研究生学位论文的开展情况。

4）研究生德育管理方面。主要包括研究生的奖惩材料、思想情况鉴定表、入党申请书、个人思想情况汇报材料等。

2 目前研究生学位档案管理所存在的问题

1）研究生学位档案的管理意识还比较薄弱

目前我国许多高校的研究生管理工作者对于档案管理的意识还很薄弱，没有加以重视，加之研究生管理的日常工作繁杂，对于研究生的学位档案管理，缺少时间和精力，更加疏于管理。而且，学院的档案管理人员大多都是兼职管理人员，对于档案的管理知识缺乏，没有良好的约束机制，责任心也不强。同时，部分学校的领导层对档案管理工作也不够重视，更没有把研究生的学位档案管理工作列为重要的工作内容来抓紧抓好。

2）研究生学位档案的归档工作还不够规范有序

由于研究生的学位档案内容繁多，加之各部门的档案管理人员意识不够强，最终收集到学校档案馆的学位档案材料普遍存在着信息收集不全、案卷质量不高、没有按照归档要求规范等问题。这不仅给学校档案馆的工作带来极为不便，同时也给研究生个人以后的工作生活带来隐患。

3）研究生学位档案管理的信息化程度还极为低下

随着计算机网络技术的发展，网络对人们的工作和生活产生着越来越重要的作用，它为人们的生活带来了极大方便。而高校的档案管理工作大部分仍处于传统的纸质文件为主体的档案管理阶段，对于研究生学位档案管理的信息化，许多高校还没有条件也没有引起足够重视来进行研究生学位档案的信息化处理。研究生的学位档案仍然沿用以前的手工操作的手段来完成学位档案的收集、整理、统计、检索和利用工作。

3 建立健全研究生学位档案的长效管理机制

研究生的学位档案数量大、内容多，高校的档案管理部门必须要建立健全一套长效的管理机制，做到对研究生学位档案的全面、系统、科学地管理和应用。

1）增强档案意识，加强统一领导

研究生个人以及各方面工作人员都要增强学位档案的意识，做到认真重视、严谨对待每一份研究生学位档案。研究生个人要明白学位档案与个人发展息息相关的重要性，认真对待；研究生管理工作者以及档案管理工作者都要提高工作积极性，及时做好研究生学位档案的归档和整理工作。

养成良好的学位档案意识是开展学位档案工作的基础，档案是学校珍贵的历史资料，档案的管理工作也是高校全局工作中重要的组成部分，学校应高度重视，将档案工作纳入学校统一领导之中，并由学校一副校级领导进行分管和协调，以此可确保实现学校档案工作的改革、发展和稳定的局面，要建立起一套档案管理的规章制度，并做到严格执行，切实有效地把握好学位档案工作的每一个环节。

同时要完善人事制度，制定一套严格的考评机制，对各个单位的归档内容、归档时间等作出明确的规定，并且定期举行业务培训和学习活动，提高学校兼职档案人员的档案意识和工作能力，为广泛而深入地利用好研究生的学位档案奠定好坚实的基础。

2）理顺管理体制，加强部门协作

研究生学位档案的各个内容来自于学校研究生各个管理部门，不仅有学校研究生管理各部门形成的历史记录，也有研究生所在学院在研究生培养过程中形成的大量材料。各部门之间要树立良好的合作意识，加强部门协作，才能做好高校的研究生学位档案工作。

首先，研究生所在学院是研究生培养管理的具体负责部门，研究生从入学到毕业的整个学习过程中，形成了大量的学习、生活、科研等第一手记录材料，这些材料内容繁多，各学院研究生管理人员应切实做到认真负责对待每一份研究生学位档案，以严谨负责的姿态做好每一位研究生的学位档案归档工作。

另外，学校研究生处（院）是研究生工作的行政主管部门，负责研究生的招生、培养、学位授予等工作，研究生处（院）除了将自身工作中形成的档案材料归档外，还需要对学院的研究生学位档案归档工作进行指导、筛选和统计等工作。

最后，学校档案馆要对全校的研究生学位档案归档工作进行统筹规划和全局指导，并对各部门交送的研究生学位档案材料进行集中收集、专业整理和科学保管。

3）加强信息化管理，建设网络平台

随着计算机技术的快速发展，网络已经成为人们生活中不可或缺的一部分，各个高校的数字校园建设也正如火如荼地展开，作为学校公共服务体系之一的档案馆， 也应该将学位档案管理工作从单一的纸质材料管理发展成学位档案信息的采集、传播和利用的综合管理模式。利用计算机等数字化手段，使工作人员从浩如烟秒的宗卷中解放出来，不仅可大大减轻工作人员的工作量，有效提高工作效率，同时也可利用现有的校园网络，提供网上检索各种信息等服务，为研究生学位档案的有效利用提供了保证。

因此，高校档案馆要积极进行各种信息化技术设施的建设工作，加快数字化档案馆的建设步伐。依托现代化的计算机设别，进行研究生学位档案信息的书目数据库创建工作， 先实现研究生学位档案的目录式检索功能，再逐步实现研究生学位档案的全文数据库检索功能。可根据利用者的需求对馆藏研究生的学位档案进行回溯建库，优先对近十年的、学术价值高和利用率高的研究生学位档案进行数字化处理。开发利用好学位档案信息资源， 是档案馆适应高校现代化发展的一项大有可为的工作。

总之，高校的研究生学位档案管理工作，既是各个研究生管理部门的总体工作中的一部分，也是高校档案工作不可或缺的一部分，要做好研究生的学位档案管理工作，离不来高校各部门之间的共同协作和努力。我们应该做好研究生的学位档案管理工作，促进研究生教育的发展与创新。

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