基于高校学生档案统计的构建探究

摘要：高校档案扎实的统计工作会有效提高高校档案管理水平，对高校发展具有积极的作用。目前的高校学生档案统计工作中，仍存在一些问题，本文主要对高校学生档案统计的构建进行探究，为档案统计工作提供参考。

关键词：高校学生档案 档案统计 问题 构建

统计指的是收集、整理、计算、分析某一现象的有关数据，并通过数据对这一现象规律进行总结。对于高校学生档案统计而言，通过利用专门的统计方法，分析学生档案的状态、趋势，并以数字、表格的形式对学生档案工作进行揭示，不仅有助于高校学生档案室对自我进行了解，也有助于全面把握管理工作，学生工作等，有利于学生档案工作的开展。

一、目前高校学生档案统计工作存在的问题

（一）对档案统计工作缺乏重视

在目前的一些高校中，缺乏对档案统计工作的重视，自主意识不强，仅将学生档案统计工作局限于对现象的定性分析，工作形式单一，多数是填表数字。高校档案统计工作多是为了应对上报工作，而对数据的采集不足，不能科学运用数字统计方法对档案进行合理分析，同时，不能明确档案统计工作的作用，多数高校没有设立合理的工作标准和制度，工作人员的工作职能不明确，工作效率低下，在这种情况下，高校将缺乏对学生的全面了解，不利于学生教育，人才培养。

（二）对统计结果的价值发挥不够

在高校学生档案统计工作中，档案管理部门缺乏对统计结果的重视，统计结果不能得到合理利用，影响结果价值的发挥。一些高校，忽视学生学习过程档案、学生德育成长档案、学生招生档案、学生实习档案等统计结果的价值，因而不能制定合理的、准确的学校招生计划、学生培养方案、学生就业计划等。不规范的档案管理，会导致档案统计记录不完善，统计数据不完整；临时拼凑的填报统计报表，其数据大多是估计的，不能保证数据的真实性，影响统计结果；此外，一些高校仅将档案统计工作停留在数据的填报上，缺少对数据的分类、分组、分析，不能以数据为出发点全面了解学生状况，改善学生现状等，这样的结果一定会影响学生的培养，影响高校的发展。

（三）统计方法落后

在高校学生档案统计工作中，工作人员往往采用传统的统计方法，灵活性不强，数学性不足，不能合理选取统计对象，不能科学收集、整理统计对象，数据处理方法单一，无法通过数学模型的建立获取结论，统计结果不准确，统计结果的呈现缺乏数学性、科学性，进而影响领导决策。

（四）缺少现代技术

近几年，随着我国教育事业的快速发展，高校教育逐渐发展完善，学生档案逐渐增多，增加了学生档案管理的信息量，使学生档案统计工作更加复杂，更加繁重。在工作量增加的情况下，如果仍以传统的管理方式，只进行简单的表格处理，易出现漏算、错算的现象，影响数据统计的准确性，阻碍统计工作的顺利开展。而在目前的高校中，多数高校并没有建立专门的数据统计上报网页，也缺少现代统计软件；同时，一些高校由于统计人员的操作水平低，不能合理利用软件，不能科学处理数据信息，缺少对学校档案规律的及时反映，降低了学生档案工作信息化程度，无法建立系统的档案统计，使数据处理片面。

二、构建学生档案统计

（一）加强对学生档案统计工作的重视

学生档案统计工作直接影响高校管理工作的开展，决定着档案管理水平。因此，高校档案管理者应充分意识到学生档案统计工作的重要性，加强档案统计工作。档案部门的领导应首先改变工作思想，从思想上重视档案统计工作，加强工作认识，将学生档案统计工作纳入工作范畴。

（二）制定完善的工作制度

完善的工作制度是学生档案统计工作顺利开展的有力保障，高校应明确学生档案统计人员的职责，建立统一的档案编码方法，并对学生档案信息报送制度进行建立、完善，利用电子统计办法，提高统计效率等，使学生档案统计工作有据可依、有章可循。同时，各高校可通过开展检查评比活动，提升学生档案工作水平，通过对工作的定期评定、统计知识培训，竞赛等，提升工作水平，确保统计的科学性、准确性。此外，还应完善原始数据的登记制度，统计档案的收进、移出、利用情况，积累数据，确保年终档案数据统计的完整性、准确性。

（三）建立现代化信息平台

随着高校学生人数的增加，档案管理工作更加复杂，传统的手工操作难以完成繁琐的数据收集，因此，应建立现代化信息平台，加强对数据收集、数据加工等硬软件设备的采购。同时，积极开展人员操作培训，确保工作人员准确使用现代设备，促进学生档案信息资源的开发利用。此外，高校还应建立网上档案信息系统，实现资源共享，便于信息查询。同时，要做好网站保护工作，确保数据安全，有效防止数据的非法增删、篡改，做好数据的及时备份，定期检查工作。也可利用现代信息技术，建立数据库，并研发先进的软件，确保档案的自动统计、数据的自动生成等一系列工作，提高工作效率，确保统计的准确性。

（四）提高档案统计人员素质

高校档案统计人员的综合素质决定着统计工作的成效，高校应加强工作人员的综合素质（包括业务素质、数学统计能力、工作态度等）的提升；应定期对工作人员进行培训，提高其利用现代统计方法、技术的能力，并加强数学方法的学习，提高数学能力；同时，端正工作人员的工作态度，提高其求真意识，确保档案数据统计的真实性，完整性，并培养统计人员的政治素质、心理素质，强化其责任意识，确保工作的认真开展。

三、结束语

高校学生档案统计是一种服务性质的工作，它是高校档案管理的重点。高校应通过强化统计工作意识、制定完善的工作制度、建立现代化信息平台、提高工作人员素质，以此提高学生档案统计效率，为高校的决策、管理工作服务，提高高校学生管理水平，促进高校发展。

参考文献：

[1]杨军妮，金宗友.高职院校统计工作存在的问题及对策探讨[J].当代经济，2011