由“工间喝咖啡的会议形式”谈开会效率

波音翱腾航训公司是全球最大最全面的航空培训提供商,金融危机爆发不久,该公司一反常规会议的传统,举办了一个没有中心发言人,没有议事日程,更没有资料的会议。会场是一个空荡荡的大厅,里面只有几百只椅子排成一个大圆圈和一块空空如也的布告板。虽然如此,会议的反应却异常热烈,员工纷纷提出建议,从而使公司的业务状况大为改观。

对于波音翱腾航训公司那次会议的成功不感意外的人大概只有一位,那就是欧文先生。他本来是圣公会牧师,曾在政府里担任过若干职务,十五年前改行当了机构管理顾问。多年来,他经常听人谈论,在事先安排的会议之外开的会议效果更好,口碑极佳,因此他就推出了“开放式会议”这个概念:把与会的人临时分成若干小组,他们认为该讨论什么就讨论什么。

欧文先生十分严肃地说:“似乎只有在工间休息喝咖啡的时候大家才能畅所欲言。所以我就创造出一种类似工间喝咖啡的会议形式,只是时间长些。”

开放式会议与常规会议不同之处就在于没有事先安排的演讲人,也没有事先定下的议题。开放式会议也不同于行政人员的私下碰头会,因为后者通常是一种事先安排好议题的会议。

只要有一间面积足够的房间,就可以召开开放式会议。开放式会议行之有效,有两条根本的理由:一是讨论问题的最佳人选是愿意讨论的人,而不是被迫讨论的人;二是愿意讨论问题的人,很可能就是能改进现状的人。

开放式会议没有议程,其组织工作必须细心掌握。首要的一点是椅子一定要摆成一个圆圈。这个概念是欧文先生在非洲传教时学来的,非洲农村开会时总是坐成一个圆圈的。

他说:“有谁听说过一家人坐成方阵,朋友聚会坐成长方队形?坐成圆圈才是沟通信息最自然的方式。”

欧文先生承认,开放式会议并不是包治百病的灵丹妙药。他说:“如果管理部门事先有了具体方案,这种会议可就不灵了。开放式会议是个收集倡议的好制度,但是靠它来落实倡议就糟了。”如果提出倡议的雇员后来又失去了热情,或是管理部门没有为贯彻落实提供支持,开放式会议也没法保证倡议不被打入冷宫。

开放式会议只要用之得当,就会取得令人吃惊的成效。波音翱腾航训公司的开放式会议开始刚刚几分钟,雇员们便争先恐后写下了议题。有人写道:公司的头头是些什么人?他们到底在干什么?另一个问道:为什么总部的健身计划比分销中心的优越……

不到三十分钟,已经有一百多张签了名的议题纸挂到墙上。临时小组一个个成立起来,由带头写下议题的人确定开会时间并担任小组组长。

然后,小组组长把各组开会得来的建议输入电脑。开完会回到工作岗位以后,许多小组组长当上了委员会里的积极分子,带头监督建议的贯彻落实。

波音翱腾航训公司本来有举行非正式会议和私下碰头会的传统,所以搞开放式会议可以说是顺乎自然的发展。官僚机构总是把下级工作人员排斥在决策过程之外,开放式会议这样的形式对它来说实在是太激进了。

设在科罗拉多州的从事办公设备分销的艾克斯普莱斯公司,也采取了开放式会议的方式。

这家公司收购了汉森办公设备公司,其实这个原先的竞争对手,规模比现在的母公司还大。艾克斯普莱斯公司举行了一个为期三天的开放式会议,即把今天的同事引导到一致的方向上来。

把两家大不相同的公司合并起来所遇到的问题――诸如电脑问题、补偿问题等等,都在会上作了讨论,并找到了临时解决办法。加里・冈萨夫斯原任汉森公司的经理,现在是艾克斯普莱斯公司南加州分公司主管销售的副总裁,他回忆道:“汉森公司的人说,我们不会把我们的名字改成你们的名字,除此以外一切都秉公办理。”

艾克斯普莱斯公司派了十位行政人员到欧文先生处接受培训,冈萨夫斯先生说:“刚开始,大家也挺烦躁,可是过了一会儿,就有三十九个问题写到墙上了。”

会议的结果初步拟定了一套降低安装费的制度,办法是要销售代表和安装工人一起前往客户的工作场地;另外还把三处分支机构的优点结合起来,拟定了一套实际可行的新补偿费制度。冈萨夫斯先生还认为,有些问题尚未列入建议簿便得到了解决。

他说:“有人提出问题,就会有人说他能解决。召集开放式会议后,你就会发现,原来你的下属知道他们要做哪些改进。他们提出建议之后,你只需说一声‘干起来吧’,就行了。” ■