论员工基本信息在人力资源管理中的作用

【摘　要】 随着人力资源的观念骤然兴起,并逐步深入人心,随之而来的是人力资源管理遍布各行各业,而以人为本的理念更是从制度层面强化了人力资源管理。员工基本信息是人力资源管理的重要组成部分，建立员工基本信息库已经成为人力资源管理的主流手段，如何有效管理和使用职工基本信息，是做好现代人力资源管理的关键，只有充分发挥职工基本信息在人力资源管理中的作用，才能做好企业人才队伍建设，储备大量的优秀人才，为企业发展提供充足优良人才队伍，提高企业竞争力。

【关键词】 人力资源 员工基本信息 管理 作用

伴随着知识经济的迅速发展，人力资源作为知识的载体和知识的创造者、传播者、应用者和发展者，已成为企业发展的关键性战略资源。人力资源能否有效地开发与管理，决定了组织竞争力的强弱，已为世人所共识。同时，企业在市场、产品和技术等方面的竞争都可以归结为人才的竞争，只有大量掌握员工基本信息，有效的管理和使用员工基本信息，才能在人力资源中发挥有效的管理作用。员工基本信息已成为人力资源管理中最重要的管理性资源，由此可见在现代人力资源管理中有效的管理和开发使用员工基本信息也就成为了重中之重。

1. 人力资源管理与员工基本信息的含义

1.1人力资源管理的含义

人力资源管理是指根据企业发展战略的要求，有计划地对人力资源进行合理配置，通过企业中员工的招聘、培训、使用、考核、激励、调整等一系列过程，调动员工的积极性，发挥员工的潜能，为企业创造价值，确保企业战略目标的实现。是企业的一系列人力资源政策以及相应的管理活动。这些活动主要包括企业人力资源战略的制定，员工的招募与选拔，培训与开发，绩效管理，薪酬管理，员工流动管理，员工关系管理，员工安全与健康管理等。

1.2员工基本信息的含义

员工基本信息指人力资源管理中对员工管理所独有的一种人员管理方法。员工在企业就职后对员工建立个人信息资源库，员工基本信息如同生活中个人身份证的一样，是唯一独的员工识别方式。员工基本信息包括姓名、性别、年龄、出生年月、参加工作时间、学历、专业、职称、工种、家庭住址、联系电话等以及职工参加工作后企业为员工办理的各项社会保险相关信息。员工基本信息在员工职业生涯中发挥基础性的作用，包括员工流动、晋升、学习、社会保险缴费信息调整以及退休都要以员工基本信息为基础，因此即时更新维护员工基本信息至关重要。

2. 员工基本信息工具管理在人力资源管理中的意义

2.1员工基本信息工具管理

员工基本信息工具管理是通过信息技术实现人力资源管理的完整解决方案,是基于先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式,通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享,达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。

2.2员工基本信息工具管理的优点

员工基本信息包含大量人员相关资料，通过工具管理，可以更好的收集管理员工基本信息，提高人力资源管理部门的工作效率。在人力资源管理中，手工管理不尽效率低，且容易出错，同时人员信息更新不及时，造成人员基本信息管理混乱，利用员工基本信息管理工具，不仅可以是员工基本信息更清晰化，同时可以减少管理人员工作的错误发生概率。

2.3员工基本信息工具管理的意义

员工基本信息工具管理可以有效的把人员信息进行分类整理，通过有效手段来筛选处理对人力资源管理人员有用的相关信息，并可以对员工基本信息进行分类统计，为人力资源管理提供科学有效的相关数据。它通过与企业现有的网络技术相联系,保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。是现代人力资源管理方式的新需求，同时也是促进人力资源管理现代化的重要工具之一。

3. 员工基本信息在人力资源管理中的重要性

3.1基础性

人才是兴国之源，创业之本。人力资源管理中最主要的是人员的管理，人员管理最基础的是人员基本信息的管理，员工基本信息是人力资源管理的基础。做好人力资源管理，就必须做好员工基本信息管理，建立好员工基本信息资源库，可以在人力资源管理中可以充分发挥员工基本信息的作用，可以利用，利用员工基本信息统计提炼人力资源管理中相应的原始性数据，更好为人力资源的管理提供的管理基础数据。

3.2价值性

员工基本信息通过管理统计处理，可以有效的掌握企业员工的总量，年龄结构，学历结构以及专业技术结构，更好的为人力资源管理提供服务。在员工流动、培训以及在企业制定的中长期人力资源规划中，只有充分掌握了解员工基本信息提炼出来的有价值数据，才能在员工流动和培训进行有针对性的流动和培训并制定对企业发展有利的人力资源规划，充分体现员工基本信息应有的价值。

4. 员工基本信息在人力资源管理中的作用

4.1在员工流动中的作用

人力资源管理最理想的状态就是人员与岗位匹配。提高人员与岗位的匹配度，只有通过在员工的流动中寻找员工基本信息与岗位相匹配的员工。在员工流动中，通过掌握员工基本信息，了解员工基本情况，是做好员工流动的关键，岗位之间和合理流动，取决于员工与岗位的匹配程度，通过掌握的员工基本信息，结合岗位的需求人员类型，可以分析员工与岗位类型匹配程度，更好的控制和做好岗位之间员工的流动工作，更好的实现人力资源管理合理化配置。

4.2在员工培训中的作用

员工培训是人力资源管理的重要组成部分，是组织人力资源产增值的重要途径，也是企业组织效应提高的重要途径。员工培训记录是员工基本信息的重要组成部分，通过员工基本信息中的培训记录可以清楚的了解掌握员工的受教育程度。可以根据员工基本信息中的学历，把企业的员工的受教育程度进行分类，并把员工的素质进行等级划分，可以根据企业制定的人力资源规划，对企业所需人才进行有针对性的员工培训。

4.3在员工社会保险管理中的作用

社会保险是企业对在职员工提供的一项福利待遇，关系到职工的切身利益。在社会保险管理中，各项保险的管理都是以员工的基本信息为基础资料，员工的缴费情况都是员工的基本信息为标识，可以准确无误的把各项保险费用缴入到员工的账户中。员工在平时的生活中，想了解自己的各项社会保险缴费情况，可以通过员工的查询工具快速的查找个人的缴费情况， 员工基本信息可以为员工提供快捷、准确、有效的查询各社会保险缴费信息，维护员工的切身利益不受侵害。

员工基本信息在现代人力资源管理中最重要的管理性资源，同时发挥着重要的作用。员工基本信息就如同员工的名片，是辨别员工的只要标识，如何管理维护好员工基本信息是人力资源管理的重要环节。有效的员工基本信息是人力资源管理永不过期的资源，只有管理维护好员工的基本信息，才能更好的运用好员工基本信息中的个类项目，才能更好的为人力资源管理服务，才能更好的实现人力资源合理化配置。

参考文献：

[1] 论人力资源管理在企业中的作用[百度文库].

[2] 浅谈人力资源管理信息化在现代企业管理中的重要性，[卓博网].

[3] 人力资源开发与管理，2011.5.

[4] 彭剑锋.人力资源管理概念.上海:复旦大学出版社，2003.

（作者单位：中平能化集团人力资源部）