做好基层档案管理工作之我见

【摘 要】规范有序的开展档案管理工作是现代档案管理的基本需要。本文就基层当中的档案管理工作进行了一些阐述，以寻求更好的方式来开展工作。

【关键词】基层；档案管理；工作

档案管理工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要环节。因此，档案管理工作是各项工作中必不可少的条件性和服务性工作。在新形势下，如何做好基层档案工作，使其为促进经济建设及各项事业的发展提供有效服务，就这个问题谈几点粗浅的看法。

一、当前基层档案管理工作存在的问题

1，档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则。部分单位的档案部门只是形同虚设，为的是能够处理检查活动，等到检查结束，就不会对其进行管理，还有部分单位的领导干部没有认识到档案对于企业的重要性，没有将其纳为发展事务当中。

2，档案工作使用的设备仪器都跟不上时代的步伐，老式陈旧的档案管理手段让档案管理工作道路举步维艰，现在都是采用自动化办公的方式，但是档案管理却仍然使用过去的方式，而且档案管理人员对于自动化办公设备的操作不甚了解，使得有些拥有自动化设备的单位也无法发挥优势。

3.档案工作缺乏制度化的管理程序。主要有以下四点：一是档案收集不规范，在收集过程中，制度不健全；二是档案整理不规范，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内资料漏失现象比较普遍，不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范，档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

二、如何做好基层档案管理工作

1、领导重视是关键

领导是带领企业单位前进的领头人，他们对于档案管理重视才可以让档案管理得到发展。这也取决去领导对于档案管理的认知程度，如同单位企业其他部门的工作，都需要得到领导的支持和关切才能有发展的空间，而且许多的问题在领导的积极处理下能够很容易的得到解决。

2、收集工作是基础

档案管理工作的第一步就是收集工作，档案管理工作的每一步都非常重要，但是收集工作关乎后续的其他工作，所以有一定的特殊性。而且现代档案管理重点工作都是放在档案的管理、利用和特色这些方面，收集工作容易被忽视，但是其重要性却是越来越大。档案的利用和管理都是建立在收集的前提下的，失去了收集这一环节，后面的都是说空话，所以能不能够收集完整的档案信息成为了一个重要的环节。收集工作中确实把握一为经济建设服务、二为学术研究服务、三为社会各界提供利用服务的原则，以此为出发点来扩大档案收集的范围性，在档案收集的过程中可以根据自身企业单位的需要来针对不同范围的档案资料进行详细收集，尽可能的完整；对散存在社会上的档案资料要充分挖掘，做到数量上尽可能的多，使珍贵的档案资料尽量齐全完整或少有疏漏。二要增强收集档案资料地域的特色性。三要增强收集档案资料内容的针对性。档案收集工作应该要制定相应的计划和阶段，有些档案的分散性和内容的庞大不能马上完成，所以要分阶段的进行收集，而且要有主次之分，对于重要的档案资料应该排在首位，这些分阶段收集的档案要归好位，方便日后的统一整理和储存。

3、提高人员素质是根本

档案工作人员的素质是档案工作质量的重要保证，而档案工作人员的素质高低和管理人员的业务素质又是相联系的。所以建设一个高素质的档案工作团队对于档案工作的发展是一股强大的助力。首要要对档案管理人员的职业道德进行培养，增强他们的爱岗敬业精神，明确档案管理的重要性；档案工作属于服务性工作，所以要让从业人员有良好的服务意识，能够勤勤恳恳的在自己的岗位上认真工作；档案工作涉及的范围很广而且具有一定的专业性，所以需要有严谨的工作作风，能够及时的去对相关专业知识进行学习。其次，档案工作人员的基本功要扎实，这里的基本功包括专业知识和业务技能，业务技能是在后期的工作当中不断积累的，需要有一个过程，但是心态必须摆正，能够接受这一艰苦的过程。档案管理工作不是单纯的管理档案那么简单，其中还要对档案进行分类、编目，对于那些损坏的档案还要进行修补、保护等等。

4、依法规范管理是保证

要做好档案工作，必须建立健全各项规章制度。有了切实可行的规章制度，才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。随着档案事业的不断发展，《档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》等等规章制度都在不断完善，这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面，明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法，使基层的档案管理工作做到有章可循。《档案渤的颁布和实施，为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守《档案法》，明确档案工作者的权力、义务和责任，加强档案法制建设、依法治档，是做好档案工作的一个重要方面。

5、开发利用是目的

档案管理工作过去是为了进行资料的收藏，而现在的档案管理工作多了一层含义，那就是对档案的利用，档案如果只是简单的拿来储存那么其意义并不是很大，其更多的意义在于使用，让档案能够为社会创收利益这才是真正的作用。所以档案的利用在档案管理业务中属于中心环节。档案利用工作开展是否顺利会影响档案管理工作的发展，这样是一个循环效应。而且利用这一环节的好坏与服务态度和服务质量又紧密联系，所以档案工作者要化被动为主动，积极的给利用者提供便利的条件，像是通过网络来进行网上服务或者上门服务等等。档案工作者要谨记一点，档案管理的目的就是为了利用和开发潜在价值，所以档案里利用工作还要做好利用监督工作，能够对档案利用这一过程进行保密，并且在发现有不正当使用的情况出现时能够采取相应措施，这一才能够一方面做到对档案的利用，另一方面保障企业单位的利益不受到侵害。只有充分认识档案工作的重要性，加强档案工作的科学管理和有效利用，档案工作才能为基层的各项工作提供更好的服务。

三、结语

档案管理工作真正的做好做精了不是那么简单的事情，对于档案工作者来说是一种挑战。日后的档案管理工作，我们需要一方面提高档案的质量，另一方面提高服务和管理质量，两者兼顾才能让档案管理有发展的条件，并且重视档案的利用，积极的开发出新的服务项目，采用多样化的途径和多元化的服务方式来为用户服务，提高档案管理的重要性，让企业和单位各部门都明白，档案管理工作不是单纯的收集和储存工作，更重要的是为其他部门提供服务，起到辅助作用，让企业单位能够从这些档案资料中寻获有用的价值信息，让企业单位得到发展。