探讨制造业实施ERP系统财务基础工作

【摘要】：ERP系统在企业上线前筹备阶段，财务部在这个环节中如何做到对物料的事前计划、事中控制、事后分析呢？首先要明确ERP编码的作用和方法，其次建立企业的预算体系并同ERP系统结合起来对物料进行事前计划、事中控制、事后分析。使企业的物料需求清晰、耗用定额化。有效的实现ERP建设 ——“市场—生产—供应”整个供应链管理

【关键词】： 制造业；ERP系统；物料管理；准备工作；注意事项

前言

ERP系统覆盖整个企业管理的信息系统，实现了企业资源管理及业务流程管理的一体化。系统强调的是面向业务流程财务信息的收集、分析和控制，使财务系统能支持重组后的业务流程，并做到对作业活动的成本控制，实现了企业资源管理及业务流程管理的一体化。近年来，ERP系统在国内广泛使用，把企业的物资流、资金流、信息流统一起来进行管理，最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化和在管理上的先进性。同时由于行业业务流程的复杂性和企业从业人员的知识结构给ERP实施前准备工作带来一些困难。那么企业在实施ERP系统前应做好基础性的准备工作，以推动实施的顺利进行，本文就制造业在实施ERP过程物料管理上的前期准备工作进行深入探讨。

一、物料的编码和储存计量

（一）、ERP编码的原则和作用：

1. ERP编码的原则。为科学管理物料，使仓库资料统一管理，全面、动态掌握产品资料，便于供应部、市场部和财务部、生产车间等部门共享。物料档案是ERP系统中最重要的基础资料之一，是产生BOM的基础和前提。制造业企业的物料档案，类别分得细，每类物资都有不同的属性和用途。应对库房物资、生产物资、采购物资统一编码，物料编码应遵循统一性、唯一性、严谨性、终身制、扩展性原则。每一种物料有一份文档，称为物料主文件，说明物料的各种参数、属性及有关信息，反映物料同各个管理功能之间的联系，体现信息集成，物料主文件中包罗的数据项很多，一般都要用多个屏幕分类分页显示，每一页对应一项业务，便于查询和明确维护信息的责任人。

2. ERP编码的作用：

为了便于计算机识别，必须把用图表达的产品生产工艺流程转换成数据报表格式，也就是物料清单，ERP编码是数据清单产生的前期和基础。财务部门是核算成本的依据；如果把工艺设备也包括在物料清单中，就可以同步生成生产资金积累计划，并合理分摊消耗工艺装备的“间接”成本。上述各项业务涉及销售、计划、生产、供应、物料、成本、设计、工艺等部门。物料清单体现了信息集成和共享。对一个生产企业来讲，实现信息化管理离不了物料清单，而物料清单的产生是物料标准化、科学化的编码。所以ERP编码是企业信息化、集成化得基础。

（二）、储存和计量：

有些制造业原料通常包括原材料、机物料、辅助材料、备品备件、工器具、包装物等。它们是构成企业成本的重要部分，对企业经营和效益有的影响，高效的物料管理离不开信息技术系统提供的可靠支持，实现信息化ERP管理是现代制造企业管理采购的重点。

二、ERP上线财务的基础工作

1、ERP系统中，计划一旦进入审核状态就意味着这个计划已经确立，即将被执行了，相当于现实管理中计划科将计划下发。

2、主计划确立后，运行MRP，系统自动按照主计划的日期和数量，减除各类库存（如成品、半成品库存或）和生产在制，以及各类在途订单后，自动计算出半成品需要加工的物料以及采购物料明细。

3、这些经由系统自动计算出的明细，即为生产的二次作业计划订单或采购订单，生产部门的二次作业计划员和采购计划员可以在不同的界面接收这些订单审核并下达。

4、当采购计划到货后，可在系统内办理到货单据或者入库单据，仓储部门依据不同的程序予以接收入库。

5、当生产加工需要领用这些物料时，可由生产车间根据二次作业计划员下达的二次作业订单（持订单号）到仓库领料，也可以由车间自动接收二次作业计划员下达的二次作业计划订单，配齐物料后自动配送到相关的加工车间。

6、车间加工完成入库时也是如此，应凭订单号和物料一起到仓库办理实物的交接，而后由仓库保管员根据生产订单自动生单办理入库单，一旦入库单被确认，则车间领料时的毛坯数量则被自动减除。

7、另外，非正常的生产领用可以通过一些其它方式办理系统内的物料进出库，其前提是系统外的控制程序要明确，仓库保管员根据这些控制程序验证审批权限是否完成后，可以办理系统内手续。无纸化办公的情况下也可以系统系统内办理，可以通过操作员权限和系统操作流程来判定控制程序是否完成。比如说某些“请购单”可以由申请采购的人来制单，由负责审批的人来审核。而审核之后的“请购单”会在系统内自动生成一张“采购订单”，采购人员只要检索该张订单并执行就可以了。

三、全面预算如何在ERP系统中控制和监督物料

全面预算包含有关管理层的财务目标和其对未来资源需要量期望的具体细节。在实际工作中大部分企业预算管理所借助的工具以EXCEL居多，EXCEL有一个致命的弱点，无法和企业的ERP系统相融合，以实现预算事中控制和事后分析。为此企业应尽可能利用ERP系统建立企业的预算体系。企业在设置ERP预算系统时应关注的以下工作：

1、建立企业预算目标体系，明确预算目标；对预算目标分解到月度、并进行预算目标执行情况分析。比如：企业各部门在年初订立了年度预算，计划部根据总预算对目标分解，产生月度计划、并分解到各职能部门产生月度生产计划，采购计划、销售计划等。根据生产任务量合理匹配月度物料耗用计划——物料清单（BOM单）以及人力资源安排，物料BOM单的数据来源于生产工艺和物料之间的配料关系。

2、设置一个ERP预算体系，根据企业预算在年度初期在系统中录入相关数据。

3、预算调整。

4、预算控制。企业在业务发生过程中，可以借助ERP业务、财务系统，根据编制的预算数据进行事中控制。主要控制对象：网上报销、总账、原材料的领用等。

5、预算执行分析。企业在预算执行过程中，可以从ERP其他系统获取实际业务核算数据，以预算为基准数据，展开预算执行分析。

预算管理系统的建立将完善制造业的资金预算体系，使得各种资金的支付、费用的报销在预算的额度内进行运营，做到重点资金重点使用，更大限度的使财务的资金做到合理应用，发挥财务资本运营的作用。

结束语

在ERP系统实施的过程中，基础数据的准备工作作为一项基础性工作需要能够做到认真扎实，这部分数据直接影响到后续的业务处理是否正常有序，有一部分基础数据还会影响系统流程处理的模式，有效的实现ERP建设，对实现企业生产、业务、运营业务功能的紧密结合具有重要的作用。

作者简介：董艳丽.身份证号220104196811020929，长春大学财务会计专业。会计师，注册税务师，注册内审师（CIA），

研究方向，进、出口加工型企业财务管理与税务筹划。