高校优化机关管理服务效能的途径和方法研究

[摘要] 优化高校机关的管理服务是推动学校科学发展的重要方面。必须通过加强高校机关与广大师生之间的沟通交流,着重了解和分析研究师生的需求,以提升工作的针对性;通过机关各部门之间的合作共建,更有效地形成工作合力,以提升工作的实效性;通过创新和完善激励机制,着力于充分激发机关员工工作动力,以提升工作的能动性。

[关键词]高校;管理服务;效能研究

[中图分类号]D267 [文献标识码]A [文章编号]1009-928X(2010)01-0052-02

一、加强沟通交流,在增强工作效力上下功夫

当前,教师和同学们或忙于授课科研,或忙于学业,对机关管理服务工作的总体情况不甚了解。但却对校部机关提高工作效率、简化工作程序,更周到地提供服务充满期望。因此,优化机关管理服务效能的第一路径在于:从加强机关与广大师生之间的沟通交流入手,主动把握师生需求,加深彼此了解,增强工作针对性,在提升工作效力上下功夫。

1.搭建交流对话平台,主动把握需求。为增进广大师生与机关管理部门之间的了解,要设法搭建有效的交流对话平台。可以根据机关管理服务工作的内容和阶段性工作重点,定期组织召开恳谈协商会,就广大师生普遍关心的热点问题或与其切身利益紧密相关的某些问题,由有关职能部门出面直接与师生进行沟通,现场听取大家的意见和建议,同时将学校的总体思路和有关政策予以说明。对于大家提出的合理而可行的建设性建议,应予以采纳,并相应改进原有的工作设想或工作方案。为方便那些不能参加会议但对会议内容十分关心的师生了解有关情况,可以对会议进行全程录像,在校园网内网的“面对面”栏目中公开,尽可能地消除信息传递障碍。机关职能部门还可以通过不定期下基层开展调研活动,特别是在各项重大政策措施出台前组织召开征询意见会等形式,加强与师生、与基层单位之间的对话和沟通,及时听取大家的具体意见和宝贵建议,了解大家的真实想法,使机关的管理服务工作更加贴近师生需求。

2.构建角色互换机制,加深彼此了解。为增强广大师生和基层单位对机关管理服务工作的理解、体谅和支持,不断提升大家对机关工作的评价,可以通过构建角色互换机制来实现。其一,可以从基层选拔优秀教师或干部到机关进行挂职锻炼,挂职半年至一年后,可以提任、留任或返回原岗位,这既是从基层选拔管理干部的一个重要途径,又能通过挂职让这些教师或基层干部充分了解到机关工作的实际情况,同时也能帮助挂职部门学会用基层的“头脑”来思考管理服务工作。其二,可以从机关选派干部去基层担当领导职务或从事管理工作,被选派的干部在校院两级协调沟通上自是得心应手,又能在基层管理工作中较好地把握工作节奏和学校要求,找准工作切合点,更好地落实各项工作任务。其三,可以选拔优秀学生来机关帮忙从事具体的管理服务工作,在机关与学生之间搭建起沟通桥梁,既为学生提供勤工助学机会,又帮助学生积累机关工作经验,还可减轻机关事务性工作的压力,同时也能透过他们了解到学生的思想状况和实际需求,更可以把他们培训为机关管理服务工作的宣传员。

二、加强合作共建,在形成工作合力上下功夫

机关干部常常疲于应对各种事务性工作,部门之间的交流与合作非常有限。通过加强机关各职能部门之间的合作共建,最大可能地形成工作合力,是整体提升机关管理服务工作实效性的有效方法。

1.探索会议的集约化管理模式。整体提高会议效率是迫切需要得以解决的难题之一,这不是任何一个职能部门能单独解决的问题,需要全校上下齐抓共管,共同努力。可以积极探索会议集约化管理模式,由党办和校办牵头,加强与各职能部门的沟通协调,根据会议内容选择性地安排参会人员,尽可能地将部门领导从“会海”中解放出来;根据参会人员情况,将相关会议内容进行整合,以减少召开会议的次数;会前尽可能将会议议题告知参会人员,并将相关材料送达参会人员,以提高会上议事效率。

2.建立职能部门联席会议制度。具有工作相关性的职能部门之间,可以通过定期召开联席工作会议的形式,加强彼此交流,开展专题研讨,相互指出不足,共同研究改进工作的对策,进一步规范管理行为,提升服务质量。例如:党委职能部门之间可以通过联席会议共同研究党建工作的重点、难点问题;科研处与人事处可以通过联席会议共同商讨如何搞好学科带头人队伍建设;学生处和保卫处则可以通过联席会议定期通报和分析研究学生案例等。这种联席会议形式应通过创新实践努力形成长效机制。

3.创建管理信息共享机制。随着现代化管理设备的普遍运用和信息技术的飞速发展,信息管理和服务成为高校机关工作的重要组成部分。为进一步提升学校信息服务平台建设,着力提高各职能部门之间的管理信息共享度,减少对广大师生和基层工作的重复要求,应通过研究和制定管理信息共享办法,开发和建设信息共享系统平台,按照实际工作需要与尽可能充分共享相结合的原则,通过分类授权为全校各部门和基层单位提供信息数据支持。

三、创新激励机制,在激发工作动力上下功夫

创新和完善激励机制,能强化员工履行本职工作的责任感,充分挖掘和有效激发机关员工工作动力,从而进一步优化机关管理服务效能。

1.促成自我激励循环。要通过强意识、压担子和奖创新来努力促成机关员工自我激励的良性循环。第一,可以通过不定期组织召开专题组织生活会和主题演讲会等形式,让机关员工充分讨论和再认识机关管理服务工作的重要意义,不断增强工作责任感和使命感,提高工作积极性、主动性和创造性,自觉提升管理效力,力争提高服务水平。这是形成自我激励的基点。第二,可以将每年必须提出改进部门工作的具体设想作为机关各部门负责人年度考核的重要指标,以此来促进各部门在日常工作中勤于发现问题、善于思考解决问题的办法,切实推动管理服务工作每年朝前走一步。第三,可以通过“我为管理服务献一计”等系列奖励活动,激励员工积极谏言献策,大胆创新实践。

2.丰富人才成长路径。推动员工创造佳绩的最好方法是对他们进行准确分析和定位,让他们在工作中都有机会做自己最擅长做的事,并对他们进行有针对性的培养,使每个人的才干转化为他们实实在在的优势。学校不仅应创造条件积极鼓励机关员工学习进修,还要通过设立高校管理人员技术职称和行政晋职晋级制度、实施机关干部梯队培养计划、实行干部分级管理制度等具体措施,对机关员工的发展前途实实在在地负起责任,使从事不同岗位、不同性质工作的员工都能看到各自发展的通道。尤其是对那些看准了的、有发展潜力的青年骨干,更要为他们走上重要的岗位、担当更重要的责任创造条件。

3.完善考评奖励体系。完善考评奖励体系应以形成科学考评、奖罚分明,以制度约束人、以制度激励人的有效机制为目标。首先,应进一步明确机关各部门、各岗位的工作职责和要求,将机关岗位职责和办事流程全面公开,可通过员工“挂牌上岗”、聘请师生代表做机关服务质量监督员等措施,使机关员工更直接地面向群众接受监督;其次,要通过建立健全岗位责任制、服务承诺制、限时办结制、首问责任制、全程办事制、信息反馈制、失职追究制等相关制度,进一步规范学校管理行为,切实改变机关作风;第三,要根据岗位性质确定考核标准,并将年终考核与日常考核有效结合,在年终考核时,可将机关员工个人总结公示于各部门网页上,接受全校师生的监督和评价,做到“部门内部评、机关横向评、师生纵深评、领导最后评”;第四,应将考核结果运用到奖励制度中,起到正面激励作用,通过增设专项奖,如“管理明星奖”、“窗口服务奖”、“稳定工作奖”、“工作创新奖”、“工作进步奖”等,表彰那些在机关管理服务工作中做出积极贡献的先进集体和个人,激励各级各类机关员工争先创优。

4.强化情感激励作用。机关员工每天工作时间长,任务繁重,身心容易疲惫,他们的精神压力和健康状况需要得到更多的疏导和关怀。学校应从政治上、工作上、生活上全方位关心机关员工,在政策和待遇方面给予充分保证,使他们“工作有条件、干事有平台、发展有空间”,吸引和留住更多的优秀人才从事机关管理服务工作。各部门领导要善于表扬员工的出色表现和点滴进步,真切关心员工的个人境况,重视和尊重员工的意见,引导并帮助员工成长,营造出友好和谐、合作无间的工作氛围,确保学校各项工作有效开展。

作者系上海对外贸易学院党办副主任