“零库存”技术在进销存系统中的运用

摘要:传统的进销存管理系统主要是对进货,销售,库存和往来帐务等各项业务进行管理,基本的运作模式是“进货――库存――销售”的整体运作。然而随着企业规模的不断扩大以及商务往来的日益频繁出现了一种新情况:当经营者拥有大批量供应商和大批量客户的时候,他们通过丰富的询价单使自己的公司拥有庞大的虚拟库存,经营者可以在不考虑商品的出入库问题的前提下直接在进销存系统中做进货和销售业务,他不需要进行繁琐的入库和出库操作,而只是做好进货和销售的规划问题,并把最终的进销方案生成进货单和销售单,由于传统的进销系统只是管理普通的进货,库存和销售,并不涉及到直接由询价单和报价单来做业务的情况,所以传统的进销存系统并不能顺利的操作这种业务。事实上,这种业务是商业上的一种新的“零库存”技术,他是在没有任何库存的情况下开展的。本文论述在进销存系统中如何解决这一新的问题。

关键词:进销存;零库存

1 前言

“零库存”是以仓库储存形式的某种或某些种物品的储存数量为“零”,即不保持库存,从而免去仓库存货的一系列问题,如仓库建设、管理费用、存货维护、保管、装卸、搬运等费用、存货占用流动资金及库存物的老化、损失、变质等问题。库存管理是企业管理系统四大流中的物流部份,库存管理对物料的进、存、销进行台账管理,也就是管理各物料供应和需求的关系,达到供需间的平衡,又要尽量压低物料的库存量,因为它会占用(积压)企业宝贵的流动资金。“零库存”是对某个具体企业,具体商店、车间而言,是在有充分社会储备保障前提下的一种特殊形式。

本文中所指的“零库存”技术是指在进销存管理系统中出现的“弱库存”的商业现象,并没有刻意的去使储存数量为“零”,事实上经营者可能根本就没有经营过这种商品,他是在商为往业日益频繁的今天才出现的一种新的商业运做模式,它要求公司通过先进的询价机制从供应商那里得到最新的供货价格,同时也要从客户那里得到准确的报价,根据供需双方的价格直接来设计业务方案,从而使得公司从中得到最大的利润,而在此过程中经营者几乎没有涉及库存问题,所需要的进销存的功能只是进货方案和销售方案,并能知道从中得到了多大的商业利益。

该技术对目前进销存软件市场有如下的影响:

(1)这里所说的“零库存”是进销存系统中的一种全新的现象,不同于通常所说的“零库存”,填补了目前的进销存系统还没有专门处理“零库存”现象的问题;

(2)本文提供了系统的“零库存”处理方案,包括算法思想和具体的实现;

(3)“零库存”技术的实现和推广将为商家经营者们提供更加宽广的市场空间,也必将会为他们带来前所未有的收益。

2 传统的进销存系统简介

进销存系统是一种非常重要的企业管理软件,主要任务是录入保存商品、客户、供应商等基本资料,完成进货、出货、退货和转存等,从而大大提高企业的运营效益。它不仅可以帮助企业快速有效地管理进货,销售,库存和往来账务等各项业务,而且可以合理控制进销存各个环节,提高资金的利用率和结算速度,高效科学的对企业进行管理。它涉及到了企业营销管理中的全部过程,在企业决策方面发挥着重要作用。

传统的进销存系统的运作模式主要包括基础数据、进货管理、库存管理和销售管理四部分,具体内容分别如下:

基础模块:包含产品资料表、仓库表、客户表、供应商表、员工表、员工权限。

采购管理:包含自动生成采购订单、采购入库、退货出库、流程审核、供应商历史交易记录,生成各类采购报表等。

销售管理:包含销售出库、流程审核、销售出库、退货入库、销售分析、按客户选择售价、销售业绩、销售单据打印、应收款及各类销售报表等。

库存管理:包含各类出入库的操作,可处理多仓库、多产品、多单位的货品管理、存货核算、库存调整、调拨、盘点、流程审核、仓位管理等。

具体流程如下:

(1)采购流程。

采购订单采购单应付帐款进项发票进货入库单仓库采购退货应收帐款采退出库单付款单

(2)销售流程。

销售订单销售单应收帐款销项发票销售出库单仓库-销售退货应付帐款销退入库单付款单

(3)库存管理。

入库调拨出库库存盘点畅销分析滞销分析

3 “零库存”技术在进销存系统中的实施

我们首先来了解一下虚拟库存的概念。虚拟库存是指经营者通过询价单从供应商那时得到商品的属性,价格和所能提供的数量等信息,并当作自己的真实库存数据来使用,他们并不真正进货,而是直接把询价单上的商品作为自己的库存商品对待,用询价单上商品的数据直接来更新自己库存中商品的相应数据,从而使得经营者拥有一个庞大的虚拟库存,当有客户来购买商品时,经营者可以通过虚拟库存来规划是否满足客户的要求。

经营者通过询价单来增加自己的虚拟库存,同样也可以通过报价单来增加自己的销售市场,在报价单上,经营者可以得到客户所提供的价格和所需求的数量,因此我们就得到了两组重要的信息,即供应商所提供的商品的数量和所要求的价格,客户所需商品的数量和所提供的价格,然而在经营者的真实库存中并没有这种商品甚至经营者从来还没有做过这种商品的生意,但是合理的生意安排却是可以使经营者得到很大的财富。

我们首先介绍一种极其简单的情况来说明“零库存”技术在商业中的运用,假设某一个客户从经营者这里预订了一批商品,经营者将根据这个客户的订单从供应商那里进得这一批货物,然后再把货物转手卖给这个客户。该经营者从中得到利益。这个过程要分以下几步来完成:

(1)客户向经营者提交订单;

(2)经营者把该客户的订单直接导入到进货单中,从而生成一个新的进货单;

(3)由进货单直接导入到销售单;

而在进货和销售的整个业务中并没有涉及入库和出库的问题,甚至真实库存中并没有这种商品,经营者只须悉心设计这笔业务的供应商和客户就可以了。我们管这种直接由询价单和报价单产生并不真正涉及库存变化的商业管理技术为“零库存技术”。

“零库存”现象是在商业和信息化快速发展的今天出现的,它发生的前提是要做出完善的询价、报价,并可以在价格变化之前发生业务关系,我们可以直接由进货单导成销售单,并把相关的数据导入到销售单上,包括商品的型号、数量、价格等,而在导成销售单之前我们可以通过一定的参数(如折扣、价格比例调整系数、价格优惠系数等),从而使得由进货单导成的销售单就是可以立即发生业务关系的单据。

上面只是一个非常简单的例子,然而“零库存”技术更多的是在供应商和客户非常多的情况下发生的,经营者的商品库中并没有这种商品,甚至也从来没有发生过这种业务,他们只是凭着由供应商那里得到的询价单和从客户那里得到的报价单来开展生意,这时他们并没有进货单,所以无法从进货单直接导成销售单,那么如何规划这样的业务呢,我们下面设计了一种处理这种“零库存”技术的算法,通过供应商和客户的询价单和报价单直接规划业务的开展,并能够从中得到最大的利益。

我们把“零库存”技术的这种情况抽象成为数学模型如下:

首先提出问题:对于一个公司的某一种商品,假设它有N个供应商,分别为G1,G2,...,Gn,分别对该商品提供的价位为Pg1,Pg2,…Pgn,最多所能够提供的数量为Sg1,Sg2,…Sgn,而对应购买该商品的客户为K1,K2, …Km,他们所出的价格分别为Pk1,Pk2,…Pkm,而需求的数量分别为:Sk1,Sk2,…Skm如何制作合理的销售方案,使得该公司能够得到最大的利润(注:进价将包括进货中所有的费用,如运费等;销价也包括了所有的销售收录)。

客户和供应商可以看作两个三元组,G[Gi,Pgi,Sgi](分别表示供应商,进价和最大进货数量)和K[Kj,Pkj,Skj](分别表示客户,销价,最大销售数量),供应商元组列表按其提供的价格升序排列,客户元组列表按其提供的价格降序排列。从而得到两个新的元组,即供应商元组G和客户元组K,我们可以用两个二维数组G=new object[n,3]和K=new object[m,3]分别存储供应商和客户的相应数据。(注:供应商的类型应该为字符类型,价格和商品数量分别为实数类型)

我们需要知道从哪些供应商进货并把商品销售给哪些客户,因为我们已经对供应商和客户进行了排序我们只须知道从第一个到第几个供应商或客户来发生业务就可以了。我们假设存在这样的情况,对某一种商品而即供应商。

下面我们来寻找这样的i和j,使得i和j满足如下的条件:

(1)i

(2)Pgi

(3)Sg1+Sg2+…+Sgi=Sk1+Sk2+…+Skj

我们可以通过循环查找的方法寻找i和j 。

经营者一次业务的进货总成本为:

B = Sg1*Pg1+Sg2*Pg2+…+Sgi*Pgi;

经营者一次业务的销售总额为:

X = Sk1*Pk1+Sk2+Pk2+…+Skj*Pkj;

经营者一次业务的净利润为:

L = X - B = ( Sg1*Pg1+Sg2*Pg2+…+Sgi*Pgi ) - ( Sk1*Pk1+Sk2+Pk2+…+Skj*Pkj )

定义SUM(int[] arr,int i,int j) 函数用于求出数组的所有项和;

定义ReturnIndex(int[] arr,int data) 函数返回某一个值在排序数组中第一个大于它的元素对应的索引;

int ReturnIndex(int[] arr,int data)

{

for(int i=0;i

if(arr[i]>data)

return i;

}

下面是一段求取i,j的核心代码:

//客户需求合计

int[] sumK = new int[m]

sumK[0]=K[0,2];

for(int i=1;i

sumK[i]=sumK[i-1]+K[i,2];

//供应商供货合计

int[] sumG = new int[n]

sumG[0]=G[0,2];

for(int i=1;i

sumG[i]=sumG[i-1]+G[i,2];

int i=0;j=0;

for(j=0;j

{

i=ReturnIndex(G,sumk[j]);

if(K[j]>=G[i])

continue;

else break;

}

程序到此后得到的i和j即为经营者得到最大利润时的用户和供应商的业务安排,即从供应商G1,G2,…Gi中取出Sg1,Sg2,…Sgi-(sumG[j]-sumK[i])的商品,为客户K1,K2,…Kj提供数量为Sk1,Sk2,…Skj的商品

我们可以设计一个“零库存”业务单,在该单据中只须选中某一种商品,确定后系统就会自动从询价单数据表和报价单数据表中取出相应的供应商和客户的数据,并按照上面的算法来自动求出i和j,系统将自动生成进货单和销售单,并有相应的进销存明细记录,以备日后查询之用。

4 结语

“零库存”技术是在商业高度发达的今天才出现的,它是商业与进销存系统共同发展的结果,也是目前商业进销存系统中急待解决的问题,当经营者的经营规模较小时传统的进销存系统可以完成经营过程中的大部分的工作,而一旦发展到一定的规模后,“零库存”技术就显得尤其重要了,因为有了大批的供应商和客户,方便快捷的互联网技术使得他们可以及时地从供应商那时得到询价,并又为客户进行报价(注:经营者对客户的报价往往是不同的,经营者从中得到的利润也是不同的),从而在没有任何真实库存的情况下就可以发生业务,这不仅为经营者拓宽了市场,同时也大大提高了进销存系统在市场经济条件下的商业作用,繁荣了经济的发展。

“零库存”技术不仅对经营者要求有充分的时空观念,需要以严密周详的计划、科学及时的询价和报价,达到销售和进货的最佳配合。要真正地做好“零库存”技术,经营者必须重视市场,把市场需求和供应摸得滚瓜烂熟。要以销定购,做到购得来、销得掉,及时进销发运货物。产品最终要投向市场,仓库不过是产品的临时落脚点,只有当经营者能够做到对市场商品投向进行快捷的反应和决策,才会顺利的实现商品的进销一体化,通过“零库存”技术使经营者得到最大的商业利益。

参考文献

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