推行出版项目管理机制的策略研究

摘 要 项目管理机制在出版单位的推行，涉及组织结构的变革、工作流程的再造，是一项复杂的系统工程。本文基于项目管理理论，提出了出版社推行项目管理的策略及步骤，并对项目管理与企业日常运作管理之间的关系进行了探讨，有助于项目管理机制在出版社的落实。

关键词 项目管理机制 出版管理 出版社 流程再造

中图分类号：G231 文献标识码：A

Strategy Research of Publishing Project Management Mechanism

BAI Lihua， CAI Wei， QU Shengwei

（Wuhan University Press， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract The implementation of the project management mechanism in the publisher， involving the organization structure change working process reengineering， it is a complicated system engineering based on the theory of project management， the author put forward the strategy of the publishing house to implement project management and steps， and the relationship between project management and daily operation management is discussed in this paper， to help project management mechanism in the implementation of a publishing house.

Key words project management mechanism； published press management； process reengineering

落实出版项目管理机制，就要涉及组织结构的变革、工作阶段的划分、工作流程的再造，这是一项牵涉面广、工作量大、敏感性强的复杂的系统工程，必须进行全面的规划与设计，然后在此基础上科学地、有步骤地进行。要制定科学的程序，再按照这一程序一步一步地实施变革。冒然进行变革往往不但达不到变革的目的，反而容易造成管理工作的混乱。

出版单位从原来的计划性的事业单位转变为企业，继而建立现代企业制度，这中间有很长的路要走，下面讨论一些在出版单位推行项目管理机制的策略。①

1 加强项目管理的系统认识

首先要加强出版单位项目管理的系统认识。在相同的条件下，不同的观念导向的行动会带来截然不同的商业结果。随着文化产业的发展，出版单位面临的市场竞争日趋激烈，出版单位能否在残酷的市场竞争中立于不败之地，首先要改造观念，在观念上进行革新。观念支配行为，思维决定出路。先进的观念总会导向先进的行动。只有当出版单位的领导层及员工们把项目管理看成是一种科学，一种先进的管理方式，而不是看成花拳绣腿或仅改变管理方式的行政手段，那就会主动地学习，并努力参与出版项目管理的创新，建立健全的出版项目管理服务体系，依据专业化、科学化、市场化的标准，按照市场机制的要求来运作出版项目，用市场的手段来经营管理出版项目。②不管在出版项目的资源配置，还是在项目负责人的选择上，都要按照市场化运作，依据出版项目管理的运行机制开展出版活动。

世界上最难办的事情之一就是推动变革。依据出版单位行政管理的方式来看，其实出版单位的高、中层领导，尤以高层领导的是变革的最大阻力。在目前出版单位普遍采用直线职能型结构的情况下，想改变面向职能、过程的条块管理模式，推行出版项目管理，应从社长、总编这一层入手，在管理团队中进行有效的宣贯，达成推行现代出版项目管理的共识。并且充分讨论，认真调研，拟定推行出版项目管理的目标、时间进度、资源配置方案、过程管控、反馈、评估等关键环节。③只有领导层下决心从企业的发展长远考虑，推行出版项目管理制，并且在员工的配合下，真正推行项目管理，出版项目管理制才会在出版单位落实，并且生根发芽、茁壮成长。

因此，首要问题是抓好出版项目管理制变革的宣贯，开展出版项目组织理论和项目组织设计的培训，结合本单位的实际，明确出版项目管理的意义、目标、原则及方法；积极宣传项目管理制变革的必然性、重要性、长期性和艰巨性；要明确变革的目的是实现企业发展战略、完成企业任务目标。不能将项目管理制的实施理解为单纯的机构调整和人事安排。其次，项目管理制实施方案要经过认真调研和精心组织，多次酝酿，力求方案完备且具备可操作性。而且出版项目管理方案的实施，要有时间表和路线图。有条件的先进行试点，然后根据条件逐步推广。最后，在变革的全过程中，要深入细致地做好思想政治工作，消除阻力，保证稳定，力求不发生重大的曲折和反复。

2 科学推进项目管理

对于落实出版项目管理制的程序，按照科学的管理方法，应包括四个阶段：诊断阶段、计划阶段、执行阶段以及评价阶段。大致可分为以下程序：

2.1 提出愿景

首先要做的是提出需求，提出推行出版项目管理制需要变革的目标和问题。设计清晰的推行现代项目管理的长远规划，让出版单位员工听明白、感兴趣，继而产生推行项目管理机制的企盼和行动。

2.2 诊断分析

2.2.1 调查

调查的目的是为了系统掌握出版单位的现状，包括三种方法：

（1）系统收集现有资料。这些资料包括职位说明书、组织图和组织手册、出版业务流程图、人员编制、部门及项目组人员的绩效评估制度等。借助这些资料，可以系统地评估出版单位的当前状况和某些缺陷。④

（2）组织问卷调查。问卷调查方法属于抽样调查的一种，其主要对象是出版单位的全体员工，以及出版单位相关机构，如印刷厂、图文制作公司、中间商等。问卷调查方法通过用较短的时间和比较科学的方法，具体了解企业员工及相关合作者对出版单位状况、问题的意见。

（3）面谈及小型圆桌会议。借助问卷调查当然可以获得比较系统的认识，可以作出定量的统计分析。但靠问卷调查是难以回答一些深层次的问题，无法了解问题的原因，以及这些问题之间的内在联系和问题的主次关系。这就需要借助个别当面沟通，或者小型圆桌会议，作进一步的定性调查，直接了解员工的想法，也可进行机制变革的宣贯。

2.2.2 企业分析

通过调查掌握了出版单位真实的资料和情况后，下一步的重要工作是进行系统分析。通过系统分析，可以明确出版单位现行运行机制中存在的问题，为提出变革方案打下基础。从总体上说，大致可以归纳为以下五个方面：

（1）部门及职能分析。机制的变革最直接的体现就是组织职能的变革。所以，针对出版企业，该分析的主要内容包括：随着出版单位内外部环境的变化而导致出版单位经营战略的改变，需要增加哪些新组织？比如当前的数字出版就需要增加新的组织。需要增加哪些职能？哪些职能需要加强？哪些传统出版业务已经弱化的部门及职能可以取消或合并？哪些职能是对实现出版单位战略起关键性作用？要仔细分析职能的性质和类别，从它对企业作出的贡献进行评估。哪些是产生成果的职能（如市场营销、产品开发和制造）？哪些是可以增加其他部门收益和成果的保证性职能（如各种标准和规章制度、质量和财务等监督业务、教育培训业务）？哪些是附属性职能（如出版单位中的图文制作）等。⑤

（2）决策评估。要想确定各个管理层次、各管理部门职责与权力，那就要进行决策评估，因为决策过程贯穿于整个出版单位经营管理过程的始终。决策评估的主要内容包括：为了实现出版单位的战略，应当有哪些决策？这些决策各应由出版单位中的哪些部门来制定？决策制定将涉及或影响到哪些相关的业务？决策制定应当由哪些部门的管理人员参与？决策制定后应通知哪些部门的管理人员？变革的决策对出版单位的影响如何？

（3）组织关系分析。关系分析就是对出版单位各组织层次之间、各组织之间相互关系的分析，主要包括：出版单位某一部门应当包括多少职能和哪些职能？有哪些部门之间的职能重复过多或衔接不够？出版单位业务部门与职能部门是否存在矛盾？哪些部门应当担负直接指挥还是辅助服务？该部门的业务工作应当与哪些组织和人员发生关系？要求什么人对该部门提供配合？各部门间的协调配合工作组织得如何？有何效果？

（4）工作流程分析。工作流程分析的关键在于确定出版单位业务流程或系统流程中存在的工作步骤之间或子系统之间的衔接问题、影响因素以及产生原因等。主要包括：确定出版流程；确定衔接问题；分析问题的原因；提出解决方案。

（5）负荷分析。以出版项目为中心，将它们所涉及到的各项出版业务流程的工作任务逐一列出，评估每项任务的工作量，了解各部门的工作能力，清理工作量不足或者忙闲不均的现象。

2.3 计划执行

出版单位在推行项目管理时不能操之过急，要循序渐进，首先进行全员出版项目管理培训和教育，促使全体员工了解出版项目管理，可以用通用的项目管理术语进行沟通，了解出版项目管理的九大知识体系，掌握有效的出版项目管理工具；利用每一次出版项目的运行，使出版单位从上到下由过去“满足部门的要求”转变到“满足项目的要求”。在出版单位形成一种支持出版项目管理行为的文化氛围，使出版项目管理得到企业全体员工的认同，使管理团队及员工意识到出版项目管理的意义；出版单位要用成功执行的出版项目示范，把所有相关的过程（出版项目管理、质量管理、效益管理、风险管控等）综合为一个以出版项目管理为核心的单一方法，更好地实现协同效应和过程控制，构建科学的项目管理体系。

2.4 效果评估及反馈

检查、分析、评价改革的效果和存在的问题。确立评估体系时，将新的出版项目管理体系与旧有的管理体系相比、与横向的同行业相比，得出有效的评估指标。确保科学性、公开性、公正性和可接受性。同时要及时将评价结果进行反馈，对原定改革方案和计划做出修正。

3 结语

项目管理机制是在出版社推行的一项牵涉面广、工作量大、敏感性强的复杂的系统工程，必须进行全面的规划与设计，然后在此基础上科学地、有步骤地进行。要制定科学的程序，再按照这一程序一步一步地实施变革，并且要厘清项目管理与企业日常运作管理的关系，这样才能顺利在出版社推行项目管理机制。

注释

① 杨平.基于图书出版的项目管理方法应用研究[D].武汉：武汉大学，2005.

② 李新妞.图书出版项目管理研究[D].北京：北京印刷学院，2006.

③ 刘坚.出版项目制——中小出版社持续发展的新思路[J].科技与出版，2007（9）：15-17.

④ 申蔷.浅谈数字出版环境下的项目管理编辑的职责和素质[J].中国编辑，2008（4）：69-70.

⑤ 窦昊.策划编辑项目管理能力培养[J].科技与出版，2008（7）：65.