浅论红十字会档案信息管理

摘 要：随着社会的发展，人事档案管理规范化也随之受到人们的广泛关注。人事档案是红十字会干部职工信息的重要载体，全面记载干部职工的基本情况，是单位全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。就干部职工个人而言，档案反映的是人生的历程，是个人能力和成绩最权威证明材料。在信息技术高速发展的今天，人事档案工作开始有了更广阔的作用，推进了档案工作信息化，更好地服务社会。

关键词：红十字会；档案管理；信息化

0 简介

中国红十字会是中华人民共和国统一的红十字会组织，是从事人道主义工作的社会救助团体，是国际红十字运动的重要成员。中国红十字会以发扬人道、博爱、奉献的红十字精神，保护人的生命和健康，促进人类和平进步事业为宗旨。红十字会档案是红会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是红会至关重要的公共财产，是红十字会开展相关工作具备连续性和有序性的有力保障。在步入信息化社会和大数据时代的今天，红十字会档案管理也必须跟随时代步伐，采用信息化手段和大数据战略，让信息化、电子化、数字化甚至大数据化变为红十字会档案管理的突出表现与鲜明特征。

1 红十字会档案管理现状及存在问题

县级红十字会的档案管理处于手动整理、保存、归档、记录阶段，仅有部分红十字会建立了自己的网站，但内容仅限于内设机构的职责、办事流程及少量的业务工作介绍，县级红十字会档案信息化应用还处于初步阶段。这一现状与社会信息化发展大环境的要求不太适应。其主要问题集中表现在：

1.1红十字会的档案信息管理基础工作有待规范。各地区的档案业务水平发展不均衡，相关业务案卷质量不高，而且红十字会档案自动化工作没有统一标准，制约了红十字会的档案信息工作电子化、信息化的应用和推广。

1.2红十字会的档案信息网络技术水平有待提高。红十字会的档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，对于县级红十字会来说，其档案信息安全保障体系的建设距离地市级同行业部门或县级其他部门来还不够完善，其网络技术水平也有待提高。

1.3红十字会的档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有具备现代化电子信息知识的人，管理人员要有较高的网络信息专业知识层次和开展电子信息工作的技术水平，而不能仅仅满足于一般的日常的计算机操作。从目前看，许多档案部门尤其是县级红十字会缺乏现代高技术人才，大部分档案管理人员电子信息技术水平偏低。

2 红十字会档案信息电子化数字化的作用

2.1充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。目前红十字会多数档案对计算机的应用单一，开发功能简单，仅用于著录或贮存，造成人力、物力的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。

2.2缩短红十字会档案信息的加工时间，提高利用的时效性。从快速加工到检索及提供利用需时短，且能提供的档案信息准确、全面。可用机读形式的档案，完成信息调阅，提高服务效率。

3 加强红十字会档案管理信息化建设的措施

在完善的档案管理制度约束下，应配备专职的业务人员，加快红十字会人事档案的信息化建设，尽快规范红十字会系统人事档案信息化发展，开发档案的利用价值，为上级领导干部的选拔任用，提供数据的参考，同时使红十字会档案信息化建设驶入规范、有序的发展轨道。

3.1增强档案管理现代化意识。人事档案管理工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。

3.2对县级红十字会实施档案归档与电子文件管理。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

3.3解决好县级红字会档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损，也不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行数据有效性检测，以防止信息损坏或者丢失。

3.4建立与县级红十字会相适应的网络档案系统。在红十字会系统内建设数字化综合应用平台，发挥网站的作用，促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。

3.5确保县级红十字会档案信息化建设的安全问题。

档案电子信息化应用可能会受到来自计算机病毒和网络黑客的攻击、盗取或破坏，因此妥善保管电子信息档案各种防病毒措施需要进一步完善，针对部分需要提供网络共享的档案信息资源，要提供有效的网络安全保障；在红十字会档案信息化的同时，也不可忽视纸质档案的保存，要实现电子档案与纸质档案并存，双管齐下。

3.6建设复合型的管理队伍。目前计算机实现了文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用，这就要求人事档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。红十字系统应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。

4 结束语

红十字会档案管理趋向信息化发展，这是红十字会档案工作适应社会信息化发展的必然要求。当下现代办公呈自动化、无纸化发展趋势，加快红十字会档案信息电子化数字化建设，针对县级红十字会档案管理工作存在的规章措施不够规范、网络专业技术水平不达标、相关从业人员综合素质不过关的现实情况，采用建立与县级红十字会相适应的网络档案系统、对县级红十字会实施档案归档与电子文件管理、解决好县级红字会档案电子文件的保存问题、确保县级红十字会档案信息化建设的安全问题四大举措，多管齐下，充分发挥信息化与大数据化在县级红十字会档案管理中的作用，借助网络信息化之东风，力争县级红十字会档案管理工作更上一层楼！