浅议合同管理在施工企业经营活动中的重要性及应用

摘要：合同管理是建筑工程项目管理的重要内容之一。对于现代施工企业而言，其重要性更是不言而喻，它是防范企业风险的最重要的一道防线。在诸多施工企业的合同管理中，因为认识上的、制度上的原因存在很多问题，使企业处于较大的经营风险之中，对企业经济效益产生负面影响。为此，必须建设完整的合同管理体系，健立健全先进的管理机构、管理制度和管理手段。

关键词：建筑企业；合同管理；重要性；应用分析

中图分类号 F284 文献标识码：A

1合同管理的内容

所谓的合同管理，不仅包括对每个合同的签定、履行、变更和解除等过程的控制和管理，还包括对所有合同进行筹划的过程。因此，合同管理的主要工作内容有：根据项目的特点和要求确定施工任务、承包模式（合同结构）、选择合同文本、确定合同计价方法和支付方法，合同履行过程的管理和控制、合同索赔等。

2合同管理过程中必经的几个阶段以及其的重要性

2.1合同分析

合同分析主要由企业的合同管理部门或项目中的合同管理人员负责。重点从合同执行的角度去分析、补充和解释合同的具体内容和要求，将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题和具体时间上，用以指导具体工作，使合同能符合日常工程管理的需要，使工程按合同要求实施，为合同执行和控制确定依据。合同分析阶段主要有三个内容：

1）分析合同中的漏洞，对有争议的内容做出合理的解释；

2）分析合同风险，并制定合理的风险对策；

3）分析合同中规定的双方的权利和义务，并制定合理的完成方案。

2.2合同交底

合同交底即由合同管理人员在对合同的主要内容进行分析、解释和说明的基础上，通过组织管理人员和各个工程小组学习合同条文和合同总体分析结果，使大家熟悉合同中的主要内容、规定管理程序，以了解合同双方的责任和工作范围，使大家各项工作协调一致，避免执行过程中的违约行为。

2.3合同跟踪

合同跟踪主要是要对合同的履行情况进行跟踪与控制，并加强变更管理，保证合同的顺利履行。主要依据是合同以及依据合同而编制的各种计划文件；同时要依据各种实际工作文件，最后还得依据管理人员对现场情况的直观了解。

3合同管理在施工项目管理中的分析与应用

3.1合同管理过程中易出现的几个问题

1）应当签订书面合同而没有签订，使企业存在风险。

2）合同文字不严谨，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现只能靠明晰的合同文字。

3）合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整、有缺陷、有漏洞。常见漏洞的往往是违约条款。详尽的违约责任条款可以一一把合同对方将来从事机会主义行为的可能性降到最低程度，并根据对方当事人的交易信誉和对合同未来结果的预期，设计对自己有利但又能为对方所接受的“双赢”合同。

4）应变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更。在履约过程中合同变更是经常发生的事情，实际中存在合同内容变更和合同主体的变更两种情形。合同变更的目的是通过对原合同的修改，保障合同更好履行，在一定程度上也相当于重新合同，必须采取书面形式。

5）合同管理制度执行不力，监督力度弱，考核不严格。

有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度，但是在制度落实上做的不够；在企业里，上级部门对下级单位没有做到经常性的监督、检查和考核；考核没有和薪金报酬挂钩，缺乏必要的威慑力。

6）管理手段落后导致合同管理效率低，信息传递不及时。

在企业中，相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时，很容易出现合同审批环节多致使审批效率低的问题，一份合同的签订前的审查，常常要花上几个星期的时间。如果是纸质合同，还存在人工送审跑腿费力的问题，甚至丢失合同文本等合同资料，给工作带来被动。合同管理效率低有时会使企业错过某项业务的良机；信息传递不及时则会使各部门之间沟通变得困难。

3.2 解决合同管理问题的主要对策

全过程把关、动态跟踪管理是合同管理的基本原则，贯穿于合同管理工作中的每一个环节。目前，在一些企业建立了内控制度，实际上就是企业管理体系的具体体现，对企业的生产经营起到了良好的作用，有效降低了经营风险。由于企业经营的复杂性，合同管理也是一个复杂的系统工程。

3.2.1完善合同管理机制

企业若对未来可能发生的情况作充分估计、对对方行为做出准确判断和制约，需要经过技术、经济等职能部门和法律部门做详细的论证，然后将论证结果传递给企业决策机构，做出尽可能准确的决定，并对做出决定的合同行为进行跟踪管理。

（1）一是明确职能分工。企业里没有任何一个部门能了解、判断一切问题，在专业化分工越来越精细的现代社会，只有分工明确、方向专一才能做得更好。因此需要把合同管理的各项职责分解到企业相应部门或机构。如：技术部门负责论证和审查合同的经济性、技术性和合同项目的可行性；财务部门负责论证和审查合同资金资产的可支配性、价款或报酬结算的合理性；法律部门负责审查合同的合法性和严密性。

（2）二是设计合理管理程序。这一程序既要整体表现企业的管理理念，又要具体的体现授权权限、部门分工、流转顺序等内容，一般要重点突出法律部门的把关职能，因为合同的合法性和严密性是合同得以生效的基础。在大部分企业里，管理程序通过会签审批来体现，从而实现对合同的立项、签订、履行、结算全过程管理。

3.2.2推进合同管理信息化、网络化

企业的合同数量与合同管理信息传递效果和效率成反比关系。合同管理比其它管理更需要信息沟通和处理。合同管理信息的畅通是各个管理机构及时沟通协调必不可少的条件；合同管理效率的高低与否，决定着企业能否在瞬息万变的市场竞争形势下做出及时而正确的决策。同时，在合同管理工作中存在一些“低技术含量”的工作，如合同登记、合同台帐、合同检索等，这些工作虽然“技术含量”低，但工作量很大，出错率高，若借助电脑和网络来处理，可以收到“一箭双雕”的效果。因此在合同数量较多的企业中，应当开辟合同管理的网络化途径，开发合同管理系统软件。网络化管理能极大节省人力，提高工作效率，方便相关人查阅监督，能够实现合同事务管理自动化，避免重复劳动，同时能有效避免合同补签、倒签现象，同时实现合同起草、合同会签审批、合同履行、合同检索、合同统计分析、合同自动归档和导出台帐等多种功能。

4小结

总而言之，企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止。不仅要重视合同签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。成功的企业合同管理，是把合同的权利、义务及责任按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的责任。只有这样合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。

作者简介：苏祥汾（1973—），男，工程师，国家注册造价师，二级建造师。毕业于太原理工大学土木工程专业，现同煤集团大斗沟矿长期从事施工管理及工程造价管理工作。发表专业学术论文4篇。