浅论信息系统集成项目的成本控制

摘要：2008年的金融危机扩散到全球，中国受此影响，新开工信息化项目数量减少。竞争激烈导致企业利润率下降，此时如何有效降低项目成本成为企业提升自身核心竞争力的重要要素之一。信息系统集成项目大多因工期较长、施工过程较复杂、用户需求多变等原因，导致在项目施工、验收审计时常常出现项目成本超预算的现象。针对信息系统项目建设特性，企业可通过明确责任、进度管理、预算管理、风险管理、奖惩措施等方法有效降低项目成本，提高企业净利润，增加企业核心竞争力。

关键词：成本控制；信息系统集成；施工

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）30-7240-02

1 成本控制意义

成本控制是指项目组织为保证在变化的条件下实现其预算成本，按照事先拟定的计划和标准，通过采用各种方法，对项目实施过程中发生的各种实际成本与计划成本进行的对比、检查、监督、引导和纠正，尽量使项目的实际成本控制在计划和预算范围内的管理过程。成本控制目的是为了降低项目建设成本，提高企业利润率，提升企业的市场竞争力。纵观IT产业的发展，任何产品的畅销都是其核心竞争力的体现，性价比高低已成为产品是否畅销的主要因素，也是企业能否长久生存的根本。IBM THINKPAD系列笔记本的口碑是业界一流的，因其价格始终无法降低，降低了企业的竞争力，导致该业务无法经营下去，最终被联想收购。前段时间京东商城和苏宁电器的电子商务价格战，也体现了成本控制是提高企业竞争力的重要方式。对于信息系统集成企业，在当前政府采购都流行最低有效价中标的情况下，成本控制已是企业生存和发展的重要管理要素。

2 成本超支的主要原因分析

1）招标文件设计不合理。现在招投标的项目大多是“交钥匙”工程，招标文件大多列出了项目的设备清单，但在实际施工时，经常出现部分辅材不够的现象，此时要求用户增补难度大，很多时候，要求承建单位自行承担，额外增加了项目成本。还有就是本身设计有问题，导致项目无法按期完成，影响整个工期。

2）项目延期。项目延期主要有两方面，一是建设单位未按要求提供施工条件，致承建单位施工工期顺延，虽未增加承建单位额外工作，但因此会导致承建单位耗费资金占用等费用；二是承建单位因管理不周，导致项目延期。项目延期会严重占用企业的资金成本、人力成本等，任何时候都应避免项目延期。

3）质量事故。① 产品选型质量不过关。企业为了顺利中标，必会选择性价比高的产品，在大项目中，很可能出现部分设备质量不达标。在项目实施工程中，若更换会产生额外的材料成本，若不更换，在验收时会产生延迟验收、无法验收等重大的责任事故，给公司带来额外的经济损失。② 施工人员操作不当。施工人员因自身原因，造成安装错误、调试不成功、返工等，都会额外增加企业成本。

4）客户额外要求。客户因项目实施过程中发现新的需求，要求承建单位增加适量的建设内容。承建单位为了保持良好的客户关系，往往会同意客户要求。此时，即使用户给予了部分补偿，也不一定会弥补因此造成的项目延期的损失。在项目实施中，应尽量避免增加会影响整个工期的施工内容。

5）新行业新技术的运用。系统集成商为了企业持续发展，必然要发展新行业新技术以提高企业发展空间，增加企业业绩。在新行业新技术项目中，经常出现企业技术实力不成熟、不稳固，导致项目实施过程中遇到各类技术难点，影响项目施工质量和施工进度，直接造成企业增加额外人力和资金成本。

6）干系人变动。项目干系人包括客户的负责人、技术人员和企业的项目经理、施工人员等，在项目实施过程中，相关干系人的变动会额外增加项目沟通成本，导致项目进度延期，企业承担因此造成的额外的成本。

3 成本控制几点方法

成本控制是个系统工程，涉及到公司的各个部门，关系到企业能否可持续发展。成本控制方法主要有以下几点：

1）明确责任

明确责任是降低成本的主要措施。项目之所以出现了这样或那样的问题，归根结底是人的因素。系统集成项目涉及招投标、合同签订、施工（含设备采购）、验收、回款、质保期等过程，每一个过程都可能出现或影响成本超支。为防止每个阶段都可能发生成本超支现象，避免各部门相互推诿的主要管理方式就是明确责任。具体来说：

招投标：售前岗位负责项目技术方案和材料成本核算，工程（或产品）岗位人员负责施工成本，市场人员负责项目利润率（低于公司标准则需要征得领导同意）。此时明确各方责任，可较准确反映后期的项目施工成本。

合同签订：此时公司已对项目有了较深的理解，各方应对已明确的内容进行确认，对未明确的应作为风险项提交计划部门进行跟踪管理。

施工（含设备采购）：工程（或产品）部负责项目施工，按期（非合同约定时间）完成合同约定的工程。采购部负责采购业务，因采购造成的延期，交计划统一管理。

验收：工程（或产品）负责工程的验收，市场负责协调客户组织验收流程。

回款：市场负责回款，工程（或产品）负责整改项目遗留问题。

质保：售后负责质保，市场协助处理质量问题。

2）进度管理

工程（或产品）负责工程进度，进度管理可通过制定施工计划、确定关键节点和技术难点。施工计划主要包括施工组织结构、工程进度计划，后期工程严格按照进度计划执行，若延期将提交延期说明到计划统一管理。确定关键节点，就是项目管理人员和计划人员按照进度计划，在关键节点时核查工程进度，对出现的问题进行及时反馈和解决。技术难点作为工程的潜在技术风险进行管理，要按照计划安排责任人解决技术疑难问题。

制定施工计划可以从总体上掌握工程施工进度，确定关键节点可以监控施工过程，确保按进度计划实施，技术难点是保障项目从技术角度看能顺利完工。

3）预算管理

预算管理需要明确各种项目费用的申请人和审核人。在项目实施过程中，项目经理作为项目施工负责人，应由项目经理提出施工预算申请，若预算在计划内，由项目负责人负责审核，并报计划统一管理。若预算超过计划，则需要提交给公司领导层同意后方可执行。市场人员提交市场预算申请，由项目负责人、市场负责人审批。其他类同。

4）风险管理

每个项目都应建立风险资源库，在签订合同时，由售前、市场、工程（或产品）、质量、计划、售后等提出存在的已定风险和潜在风险，并经项目负责人审核后记录到风险库中。项目负责人明确各类风险的相应责任人和解决时间。计划管理人员定期跟踪风险库，定期督促责任人解决风险项。

5）奖惩措施

成本控制的核心是明确责任人，责任人明确后，存在按期完成和未完成两种情况，若没有奖惩措施，将会降低人的积极性，可能达不到企业想要的结果，从而无法有效落实成本控制。项目经理及实施团队作为项目实施的主要人员，理应是奖惩措施的主要对象。但系统集成项目一般都会遇到各种问题，为了提高项目人员的积极性，应采取“奖多罚少”的原则。考核标准应在签订合同时确定，因每个项目难度不同，对成本控制的要求也不一样，所以需要给每个项目定一个难度系数，此系数与奖惩关联。奖惩应做到事前明确、事中可控、事后可兑（兑现），才能体现奖惩措施的意义。

4 总结

成本控制是企业提高利润的主要措施之一，成本控制的好坏直接影响企业的盈利水平和企业的未来发展。成本控制是企业制度管理范畴，也是个系统工程。企业必须有统筹规划，各部门协调管理，方可有效降低企业施工成本。

参考文献：

[1] 朱晓丽.信息系统集成项目的质量管理[J].信息技术与标准化，2011（10）.

[2] 赵静.计算机信息系统集成项目的成本控制管理[J].黑龙江科技信息，2012（15）.