高校收费管理内部控制浅见

随着高等教育自主办学机制和多渠道筹措教育经费机制的确立， 随着我国高等教育经费来源的多元化，高等学校根据国家政策向学生收取学费、住宿费等费用，学杂费收入成为学校教育事业收入的重要来源。随着高校体制改革和办学规模的扩大，为保障高校各项事业顺利开展，加强高校收费的管理及其内部控制工作， 建立合理的收费内部控制体系，促使收费管理工作走上正轨， 已成为急需解决的问题。

一、高校收费内部控制内涵及其主要内容

高校收费内部控制是指高校为了规范收费行为， 保证收费资金安全， 促进收费工作正常开展， 利用学校内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系， 形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序， 并予以规范化、系统化， 使之成为一个严密、较为完整的体系。其主要由5个内容构成：

1、内部环境： 规定单位的纪律与架构， 影响经营管理目标的制定， 塑造单位文化并影响员工的控制意识， 是实施内部控制的基础。

2、风险评估： 是单位及时识别、科学分析经营活动中与实现控制目标相关的风险， 合理确定风险应对策略， 是实施内部控制的重要环节。

3、控制活动： 控制活动是指单位管理层根据风险评估结果， 采用相应的控制措施， 将风险控制在可承受度之内， 是实施内部控制的具体方式。

4、信息与沟通： 信息与沟通是指单位及时、准确收集、传递与内部控制相关的信息， 确保信息在单位内部、单位与外部之间进行有效沟通， 是实施内部控制的重要条件。

5内部监督： 内部监督是单位对内部控制建立与实施情况监督检查， 评价内部控制的有效性， 对于发现的内部控制缺陷， 及时加以改进， 是实施内部控制的重要保证。

二、当前高校收费内部控制存在的问题

1、岗位设置不合理， 未能实现不相容职务相分离

随着计算机收费在高校的普遍实施， 收费工作量减少， 部分高校只设置一名工作人员负责全校的收费管理工作， 开票和收款岗位合二为一的现象普遍存在， 有的学校甚至一个人既负责应收款设置， 又负责收费业务操作， 现金收入岗与汇总岗未分离， 未设置收费复核岗位， 没有满足不相容岗位相分离、相制约的原则。

2、业务流程设计不合理， 未能实现有效控制

现在各个高校收费种类繁多， 标准复杂， 不少培训费、辅修费、报名费、联合办学学费等等， 由二级学院和其他部门代收。由其他部门代收费确能减轻财务部门的工作量， 但是代收费太多， 容易使大量的资金滞留在各二级单位上， 形成小金库的温床， 不能得到有效控制。此外， 收费管理与学籍管理等其他环节相脱离， 学生转专业、休学、复学、退学等情况，业务流程上未涉及， 造成了费用少收漏收， 致使学校收入流失。

3、财务收入核算与收费管理脱节

由于账务系统和收费系统相互独立， 两者数据类型和核算方法不同。账务系统中财务收入核算实行收付实现制核算方法， 只核算已收学费， 未反映到缴费个人明细。而收费系统中不仅包含已收学费、应收学费、减免学费等信息， 而且包含各个学生的费用明细。由于两个系统未实行有效连接， 这种差异加大了两者的对账工作量， 增加了内控制度的难度

三、建立和完善高校收费管理内部控制工作中应采取的对策及具体措施

1、合理设置岗位， 使不相容职务相分离建立合理、严密的收费系统的组织结构， 完善岗位责任控制， 合理分工， 明确职责， 确保不相容岗位相分离， 各岗位之间相互监督、相互制约， 权责分明。具体而言， 开票岗位和收款岗位相分离， 应收款岗位、减免处理岗位和收费业务岗位相分离， 票据管理岗位与收费业务岗位相分离， 收费业务与收费记账业务相分离， 使收费工作相互牵制、相互制约， 真正达到不相容职务相分离。在此基础上， 应设置收费复核岗位， 对收费全过程进行有效监控， 将风险降到最低限度。配备合格的会计人员办理收费业务， 定期或不定期进行检查监督， 并根据具体情况实行岗位轮换。轮换时， 收费人员应妥善办理移交手续。收费人员应具备良好的职业道德。熟悉国家的现行法规， 通晓收费业务， 在收费过程中自觉维护学校的权益。另外， 还要加强对收费管理人员的电算化会计的培训工作， 使之能更加适应电算化会计的发展

2、完善收费业务的流程设计并建设信息化的收费查询系统。

加强资金控制，各个高校应根据自身特点， 不断完善收费业务的流程设计， 使各种收费均在学校财务的控制下。对由各个二级学院和其他部门代收的培训费、辅修费、报名费、联合办学学费等， 收费权统一收归财务处， 严格杜绝小金库的发生； 对涉及到收费的学生降级、转学、开除、休学、复学等学生异动情况， 应积极协调各相关部门， 以便财务部门尽快调整应收款等相关数据， 不得遗漏。

建设和开通收费信息的网络查询功能。收费信息的网络查询主要包括以下几个方面： 一是提供每个学生缴费的具体信息， 即学生的基础信息，应交项目、金额、金实交金额、交费方式、交费日期、收款票据号、欠费金额、缓交截止日等； 二是提供缴款的有关统计信息。三是能通过相关安全与用户权限设置确定不同的查询级别。通过建设学杂费收费信息的网络查询对收费管理工作可以起到促进作用。例如学生或家长、院系辅导员通过查询， 能随时了解学生学杂费缴纳情况，提高催缴工作效率， 减少恶意欠费。校领导及相关负责人通过查询全校的收费统计情况， 能对学校收费现状有个全面的了解， 增加对收费工作的重视程度， 加大对欠费催缴工作的支持力度。

3、建立完善的高校收费管理网络化制度要加强制度建设， 使收费管理规范化， 就必须形成一整套的管理制度。

要制定书面的、有章可循的缴费制度， 对缴费期限、超过期限缴费学生的处罚措施、减免学费、缓缴学费的条件和标准都明确加以规定。学生管理部门与财务部门要实现学生信息网络化， 达到资源共享， 使收费管理高效化， 从制度、源头上保证收费财务内部控制较好地执行。学生管理部门可以通过同步的学生缴费系统随时查阅学生缴费、欠费情况， 财务部门可以通过学生管理系统随时查阅学生的变动增减情况。实行计算机网络收费，准确掌握学生的相关信息， 并及时对计算机数据库进行清理核对， 对转学、转专业、休学、退学、复学、住宿变动等情况建立规范的数据调整程序， 财务部门的学生数据要与学生管理部门、教务管理部门的数据保持一致。