维思文档管理系统改变传统文档管理模式

随着信息化的高速发展,政府、企业及社会各界使用的电子文档(word、excel、ppt、txt、pdf等)变得越来越多,各种影、音、图像等多媒体信息文档也随之大量出现。文档作为一种信息资源,作为企业生产、科研和经营等活动的真实记录,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥重要作用。

针对现代企业文档管理工作杂乱无章的现状,日前,北京互诚科技有限公司常务总裁徐斌宣布,北京互诚科技有限公司自主研发的一套集成文件管理、可靠存储、快捷搜索等功能的维思文档管理系统将改变政府、企业等单位目前的文档管理模式。

智能化知识管理中心

对于绝大多数使用电脑的用户来说,文档管理是一件繁杂枯燥的工作――对于一个拥有数十台、数百台甚至数千台电脑的单位而言,其复杂度之高、工作量之大不言而喻。

徐斌介绍,维思通过智能化管理使绝大部分工作自动完成,它的智能化特点主要表现在两个方面:文档收集和文档应用。维思通过文档快车技术使文档的收集、版本更新不再需要大量的人工干预;通过智能分类系统,使业界的搜索技术迈进了一大步。

文档是人类知识、经验的载体,对文档的有效管理和应用也是知识管理的重要部分。一个常见的现象是:用户在自己的电脑中查找某个文档时,常常要花费很长的时间,从大量的文档中找出自己所需的内容并不是一件容易的事。徐斌介绍说,尽管管理着海量的文档内容,维思仍可以在极短的时间内将需要的知识呈现在屏幕上,将知识获得的时间成本降低5%。,让用户跨地域地共享同事的知识,让“字词查找”变成“知识查找”。

开放的信息协同系统

目前,很多单位都采用了财务系统、OA系统、ERP系统、CRM系统、PLM系统等各式软件,这些系统把易管的信息(数据为主)管了起来,不好管的(杂乱、分散的)文档却没有合适的系统来管理。另外,各种软件往往由不同的软件商提供,这些系统间接口的不统一使数据联接和共享成为业界难题。

徐斌说,维思文档管理系统提供了双向协同模块,专门解决企业内部不同系统与维思文档管理系统的协作与同步问题――通过把“数据”转化为“文档”,将它们也纳入到维思的管理范围内。维思双向协同模块既可以接收其他系统导出的文件,也可以为其他系统提供符合规则的、标准化的信息,使文档可以成为其他系统中的数据。