电子档案安全的局限性及应对策略

摘 要：信息时代的到来使得信息化和数字化成为了各行各业发展的重要趋势，档案管理也开始朝着电子化的方向发展。但是由于诸多因素的影响，目前电子档案安全还存在一定的局限性，需要相关部门采取有效的措施加以改进。本文提出了几点针对性的应对策略，以供参考。

关键词：电子档案；安全；局限性；应对策略

伴随计算机技术和网络技术的迅速发展，电子档案作为一种全新的档案形式已经进入到人们的日常工作和生活当中，并且发挥着不可忽视的作用。然而，由于网络本身的开放性使其成为一把“双刃剑”，给电子档案的安全保障工作带来巨大的挑战。在新的社会发展时期，我们要先充分发挥电子档案的作用，挖掘电子档案的价值，必须在深入了解电子档案优势的基础上，分析影响电子档案管理和发展的因素，重视电子档案安全问题，对于影响电子档案安全的问题要及时采取有效的应对策略进行解决。基于此，本文分析了电子档案安全发展的局限因素，然后针对这些具体的问题提出了几点积极的应对策略，希望能为相关部门和人员提供帮助和借鉴。

一、电子档案安全发展的局限因素

（一）复杂的网络环境带来安全隐患

随着网络的不断发展完善，电子档案的信息内容可以通过网络环境实现共享，使用户可以方便地阅读、使用档案内容，使档案资源的价值得到充分的开发和共享，给用户带来便利。但是，与此同时，网络的开放性也给电子档案的安全性带来威胁，主要表现在不经授权进行访问、通过非法渠道传播病毒盗取档案内容等，甚至给电子档案管理系统造成损坏，这些都严重威胁着电子档案的安全，影响电子档案的正常存储和使用。

（二）电子档案信息易容易更改，造成信息失真

电子档案的一个突出优势就是档案工作者在对电子档案进行改动时不会留下任何痕迹，即电子档案具有易更改性，这在为电子档案管理带来便利的同时也使电子档案的真实性受到威胁。再加上电子档案与载体相分离，档案信息可以通过不同载体进行资源的传递和复制，原始文件不易被确定，很可能造成电子档案信息失真，丧失其原有的价值，这也是电子档案安全的一个局限。

（三）电子档案对技术设备的依赖性强，载体不稳定

电子档案是由电子文件形成的，对技术、设备等都有很强的依赖性，它的形成、传输、存储、利用等过程不能脱离计算机或载体来实现，载体存的不稳定性很可能给电子档案安全带来威胁。同时，电子档案对应用环境要求较高，如果载体、档案软件标准不同或设备升级等也可能造成电子档案的完整性和安全性受到影响。另外，对于磁盘、光盘等电子档案载体容易受外界环境影响而被损坏，进而造成电子档案的损坏或丢失，同样会给电子档案安全造成威胁。

二、提高电子档案安全性的应对策略

（一）做好电子档案日常安全防护工作

电子档案安全管理工作不是一朝一夕的，而是需要相关工作人员在日常工作中加强对电子档案安全的重视，做好电子档案的日常安全防护工作。比如在进行电子档案资料存储时要严把质量关，提高电子档案载体的使用寿命以及电子档案管理软、硬件的质量，避免电子档案由于设备、载体不稳定而面临安全威胁。其次，加强对电子档案存储环境、设备等的安全防护，确保电子档案在安全的环境下被存储和利用，有效避免由于外界环境因素造成的电子档案安全问题。

（二）保持电子档案的原始性

面对电子档案信息易更改造成电子档案价值丧失的问题，必须从保持电子档案的原始性加以改进。为了保证电子档案的参考价值，使电子档案被使用时能够以原始的格式进行显示，我们可以在保存电子档案的同时，将与之相关的软件及整个应用系统一并保存；还可以制作并保存原始档案的电子图像，避免因为各种原因造成档案内容的更改与失真。另外，对于特别重要的电子档案，要采取多种介质保持的形式，比如在进行光盘或磁盘保存的同时，还要对电子档案的打印输出件或缩微片进行存储，保证磁性电子档案介质出现问题时，可以通过其他途径获得电子档案的原始形态，以保留电子档案的原有价值。

（三）建立电子档案网络安全防护体系

针对开放的网络环境给电子档案带来的安全威胁，相关部门和人员要从多方面采取防护措施，建立电子档案网络安全防护体系，为电子档案的存储、传递和使用营造一个安全的环境。第一，进行访问控制。采取这一措施的目前就是保证电子档案的信息不被非法访问和非法使用。通过访问控制，可以对电子档案用户的访问权限、访问内容等进行规定，防止非法操作危害电子档案的完整性和安全性。第二，采取加密及签署技术。网络安全技术的一项核心内容就是加密和数字签名，在电子档案安全管理中采用这项技术能够对电子档案的真实性进行验证，以确认其内容是否被篡改或伪造，从而保证电子档案的安全性。第三，防止黑客入侵。这一防护措施主要从建立防火墙、进行漏洞扫描、进行入侵检测等几个方面来实现，以防止恶意软件或病毒通过攻击网络来盗取或破坏电子档案。

（四）提高电子档案管理人员的安全意识

电子档案安全防护工作不能仅从非人为的角度加以改进，还要充分发挥“人”的作用。这就需要各组织档案部门加强对电子档案管理人员的重视，提高其安全防护意识和责任意识。相关部门要积极组织电子档案管理人员参加教育培训活动，学习专业的电子档案管理知识和技能，掌握先进的经验，使其在日常管理工作中真正做好电子档案的安全防护工作。为了有效避免人为因素给电子档案造成安全威胁，相关部门应该加强对电子档案工作人员行为的规范化管理，规定其不得使用管理系统中的专用计算机访问外部网络，禁止在管理电子档案的专用计算机上安装盗版软件，防止软件之间产生冲突而导致系统可靠性下降，进行资料输入或输出应尽可能地降低使用U 盘的概率，不要轻易打开并运行自己不了解的文件，防止病毒入侵等，进而提高电子档案的安全性。

三、结语

综上，为了确保电子档案的安全性，档案部门要清楚的认识到电子档案安全的局限性，进而加强对电子档案的日常安全防护管理，保持电子档案的原始性，建立电子档案网络安全防护体系，还要提高电子档案管理人员的安全意识，从而保证电子档案的安全性、完整性和真实性不受损害。

参考文献：

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