环境监测档案管理中的问题研究

摘要：环境监测是环境保护工作的基础，各项环境监测数据、资料既是对历史不同形式的记载，也是环境监测档案的形成过程，环境监测档案的主要内容是用监测数据来客观真实地记述和反映环境质量，为环境保护及规划、科研等工作提供依据。。本文探讨了笔者在工作中遇到的环境监测档案管理问题，并做进一步探讨，分析原因，明确对策，以期为环境监测的档案管理工作作出应有贡献。

关键词：环境监测；档案管理；管理

环境监测是环境保护工作的重要组成部分，起着支撑决策、服务民生的重要作用。环境监测档案记录着环境监测的发展史，是指导和服务当前环境监测工作、研究环境监测未来发展方向的主要信息载体，档案中的信息资源是环境监测独一无二的基础资料。

一、环境监测档案管理的重要性

环境监测档案不仅具有较强的专业性、科学性，在环境保护工作中更具有极为特殊的实用价值。

（一）环境监测档案的历史与学术价值

环境监测档案通过监测原始数据，真实记录了不同历史时期的环境状况，同时也记载了监测人员的学术思想以及人类认识、保护、治理环境污染的全部动态过程。环境监测档案的科学技术价值体现在，环境监测活动在不同历史时期针对各类研究对象，通过对群组数据的统计、分析、评价，完成了各种不同形式的技术成果档案，诸如各类环境质量评价报告书、不同时期排污口调查报告等。这些档案材料也反映出形成档案的监测人员在环境监测试验中，在数据处理方法、计算手段上所采取的新方法、新尝试等。

（二）环境监测档案在环境保护工作中的实用价值

（1）为环境规划、综合治理提供决策依据。运用翔实的数据表现和判断环境质量状况，评估、预测环境质量的变化趋势，通过研究论证和合理规划，提出改善地区环境质量的决策措施。

（2）为环境污染事故的调查和仲裁提供执法依据。利用监测档案中具有法力效应的数据处理污染纠纷、污染事故是环境执法的重要手段，也是取得较好社会效益和经济效益的重要保障。

（3）为环境监测站标准化建设达标验收等提供依据。自2004 年开始，原国家环境保护总局提出对全国环境监测站标准化建设的要求。在“环境监测站标准化建设达标验收内容及考核评分办法”中，将档案管理工作作为验收指标之一，并设置具体考评要点及分值。同时实验室资质认定等各种评审活动对档案管理均有要求。

二、目前环境监测档案管理中的主要问题分析

目前，环保档案工作还存在政策机制有待完善、基础能力不强、资源保障不足、队伍培养不力、专业水准不高和开发应用不够等问题。

（一） 档案工作发展极不平衡

目前，环境保护机构由于受职权、资金、场地、人员紧张、管理制度薄弱的影响，导致各环保单位档案工作的发展极不平衡，进而使得人们对档案管理工作的重要性和意义认识不足，在日常工作中不注意环保档案资料的收集和整理。在实践中，一些有财力作保障的单位可以投入几万甚至十几万改善和加强档案室的软硬件设施建设，实现档案工作的规范化、标准化;而有些单位连最基本的档案保管条件都无法保证。这是造成环保单位档案工作不能在同一水平线上均衡发展的主要原因。

（二）档案人员的素质难以适应档案管理的要求

逐步建立健全起来的档案管理各项规章制度，使档案工作无论在管理方法还是在档案文件的形成、收集、管理、保管、利用、编研等方面都有章可循。但是，在环保部门档案管理人员中，尤其在基层环保部门，却存在“三多一少”的现象，即非档案专业毕业的多、兼职的多、没有参加过专业培训的多，系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才极为缺乏；而且，档案人员往往身兼数职；此外，老档案员相继离岗后，新任人员还较缺乏管理方法和经验。最重要的是，计算机技术、缩微技术、网络技术等现代化科学技术在档案工作中的逐步推广应用，也给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战。

随着环境保护事业的迅速发展和环境问题研究的不断深入，对于环境问题研究的文献资料也在大量增加。其文献具有内容丰富、类型复杂、综合交叉、载体多样化等特点，为环保管理的现代化提供了丰富的“食粮”，同时又给广大科技人员的查阅和科技情报管理机构带来了一定的困难，文献的增长率已超出了人们将它妥善处理的能力和条件，大量的文献未能进人正常的渠道。

（三）环保档案管理系统分散，加工处理效率较低，收集系统和使用效益较差

因没有统一要求和严格的规范管理，有些科研人员忽视了科研文件材料的形成、积累、整理和归档是科研的一部分。科研论文，报告出来了归档，但其他材料及原稿却未附上。另外，由于靠层层上报汇总，缺乏管理，满足于报数据，造成信息分散，系统不配套。没有建立有效的综合分析手段和方法，信息资源不能共享等问题，大大降低了档案效益发挥。

三、环境监测档案管理问题的对策与建议

（一）加强制度建设，规范管理

《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理规范环境监测》等为监测档案管理提供了科学依据，落实相关法律规定是做好档案管理工作的前提和基础。要提高档案管理质量，首先要把环境监测档案管理工作纳入全站工作的整体规划，并与工作目标管理同部署、同落实、同检查。其次应建立必要的定期归档制度、保密制度、定期销毁等制度，以及档案统计、鉴定、移交、借阅登记等日常管理制度，使档案管理科学化、规范化。

（二）提升环境监测档案管理人员的素质和能力

环境监测档案管理人员的素质和能力决定着环境监测管理工作的成败，也关系到环境监测档案管理利用的好坏。要想成为一名优秀的环境监测档案管理人员，必须具有以下素质。（1）具备熟练的档案管理知识，熟悉环境监测档案管理使用的要求；这包括档案的分类、索引建立、档案标签的书写、档案的存放等方面的内容。尤其是要熟悉环境监测档案内容去伪存真、知道环境监测档案保存的年限，出借的手续和程序等内容,使环境监测档案管理达到完整性、代表性、系统性的要求。（2）必须具备较高的责任心；环境监测档案管理、利用工作是一种复杂繁琐的工作、重复率很高，这就要求管理人员要本着负责的态度，对环境监测档案进行科学的保存与管理，并认真对待每一个需要这些档案的人，在保证档案不被损坏的基础上充分利用这些档案的价值，使之能够为环境保护和经济建设服务。

（三）不断完善环境监测档案管理制度

环境监测档案管理制度是环境监测档案管理和利用的依据，是保证环境监测档案管理有序进行的重要保障，加强和完善环境监测档案管理制度有利于提高环境监测档案管理工作水平。（1）严格遵守《中华人民共和国档案法》、《环境保护档案管理办法》、《环境保护档案管理暂行规定》及《全国环境监测管理条例》等各项规定，以此为基础完善本部门、本系统的环境监测档案管理制度。（2）完善环境监测档案管理制度的各项内容，包括建立定期归档制度，以确保环境监测档案所含信息的完整性、真实性；建立借阅登记和保密制度，保证外接档案所涉及的各种价值资料不被泄漏，做好相关的监督工作，保证借阅秩序；建立定期销毁制度，将没有保存必要的监测档案在相关负责人批准的情况下，由二人以上及时销毁。

（四）强化监测档案的信息化建设，提高档案的安全性

对档案实行多介质存储，以提高档案的安全性，当纸质档案受到破坏时，利用电子版可进行修补和还原。利用先进的信息技术，实现环境监测档案电子化、网络化管理，这样，既可对现行纸质档案资料进行整合，建立数字化信息库，又可依托单位内部局域网，建立监测档案管理系统。

参考文献

[1] 浅谈环保档案如何适应现代化管理.宁波市档案馆馆藏期刊(4).2007.12.

[2] 环保档案现代化的问题与数字化管理.2010.NO.07.

[3] 浅议如何使档案在环境保护中发挥更大的作用.2010,1百科论坛