论文排版也要专业化

无论是即将毕业的大学生，还是教学科研人员评职评先，论文都是不可缺少的环节，写论文成了很多人必修的功课，因此掌握论文排版的技巧，可以让论文写作事半功倍。本文就为大家介绍相关的技巧，当然，文中的技巧使用并不局限于论文，适用于所有文档的排版。

定制并应用格式

通常情况下论文的格式是固定的，我们必须按照要求设置段落行距、大纲级别、标题正文的字体字号等，但是如果需要一一设置，那就太麻烦了，我们可以设置好各种格式并保存在样式库中备用。

打开Word2013，切换到“开始”选项卡，单击“样式”按钮，出现菜单（如图1），单击“新建样式”按钮，弹出对话框，输入样式名称，并设置文本的各种格式，如果格式选项不够全面，单击“格式”按钮可以有更多格式选项供使用，完成后单击“确定”按钮，即可添加到样式库。以后使用时只需要选中文本，选择“样式库”中的格式，即可设置文本为相应的格式。

如果论文中已经有设置好格式的文字，可以直接将格式添加到“样式库”，选中文字后。单击“其它”按钮，选择“应用样式”（如图2），输入样式名后单击“新建”按钮，即可将当前选中文字的格式添加到样式库。

参考文献的管理

撰写论文的过程中，少不了引用某些参考文献中的观点，而为了使论文更加严谨规范，应在文中对引用的内容添加相应的说明，这样才能确保不会被读者误解为抄袭。通过脚注和尾注就可以方便地添加参考文献。

选中论文中需要添加参考文献的文本，然后切换到“引用”选项卡（如图3），单击“插入脚注”按钮，则在当前页面底部可以输入相应的参考文献。此时选中文本的最后会出现数字编号1，位于右上角，当我们再次插入脚注时编号会自动更新为2。由于脚注编号比较小，我们在修改脚注时，可以切换到“引用”选项卡，通过“下一条脚注”和“上一条脚注”按钮进行切换，这样修改时会更加方便。参考文献也可以通过尾注来添加，尾注位于整篇文档的最后，脚注位于页面的底部，这是尾注和脚注的最大区别。脚注和尾注可以相互转换，如：脚注转换为尾注，则选中脚注内容后右击选择“转换至尾注”即可。

目录的快速生成

论文完成后，我们通常会根据现有文稿添加相应的目录，这样为整篇文章生成一篇导读。目录一般位于论文正文的最前面，只要标题和正文中使用了不同的大纲级别，那么我们就可以快速生成目录。

打开论文后，将光标置于要插入目录的位置，切换到“引用”选项卡，单击“目录”按钮可选择“手动目录”和“自动目录”（如图4），选择“自动目录”则可以自动添加目录。如果要个性化目录的格式，则选择“自定义目录”，出现对话框，在这里可以修改目录的级别、前导符等，在“格式”选项中可以快速设置不同目录格式。选择“格式”下的“来自模板”，单击“修改”按钮出现对话框，可以细化地对目录格式进行个性化设置。

转换为演示文稿

在论文答辩时，我们通常会制作同步的演示文稿，此时就需要将论文中的文本一一复制到演示文稿中，比较麻烦。不过如果使用Word中的“发送到Microsoft Powerpoint”功能，则这样的麻烦就会迎刃而解。

单击“文件”菜单，选择“选项”弹出对话框（如图5），切换到“自定义功能区”，选择“在下列位置选择命令”下的“不在功能区中的命令”，选择其中的“发送到Microsoft Powerpoint”，勾选右侧的“开发工具”，单击“新建组”，创建一个名为“不常用”的组，单击“添加”按钮，将“发送到Microsoft Powerpoint”命令添加到“开发”选项卡中。打开论文后，切换到“开发工具”选项卡，单击“发送到Microsoft Powerpoint”按钮，就可以将论文转换到演示文稿。

为了让论文原稿和答辩演示文稿在风格上保持一致，我们可以通过Office的“主题”功能来实现。打开论文后，切换到“设计”选项卡，单击“主题”选择“保存当前主题”（如图6），将当前主题保存到某个文件夹中。打开论文答辩演示文稿，切换到“设计”选项卡，单击“其它”按钮选择“浏览主题”，然后打开Word中保存的主题，这样就可以自动应用到当前答辩幻灯片中，从而确保论文和演示文稿在风格上保持一致。

保护好劳动成果

论文和答辩演示文稿均已准备妥当后，是不是就高枕无忧了呢？其实不然，在将论文上交后，为了防止他人误改自己的论文，我们还可以对论文采取一定的保护措施。

切换到“审阅”选项卡，单击“限制编辑”按钮，打开设置选项（如图7），选择“格式设置限制”和“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，并选择“不允许任何更改（只读）”，然后单击“是，启用强制保护”按钮，弹出对话框，输入保护密码后保存文档。这样以后论文只可以阅读，而不能进行任何编辑修改，如果需要修改，则需要输入密码才能停止保护，从而确保论文不会受到篡改。