关于城市社区档案管理的研究

[摘 要]随着我国经济的不断发展，我国人民的生活水平都发生了巨大的改变，而我国的社区结构也随着发生了改变。而对于城市社区的档案来说，是通过相关工作人员在社区管理服务的工作中所形成的。而对于城市社区档案的内容来说，一般都是文字、图表、声像等。而对于社区工作来说，做好社区档案的管理工作不仅可以为社区居民提供更好的服务，也是档案管理中的重要组成部分。本研究将对社区档案管理中所出现的问题和存在的问题进行简单的分析和研究，并给出相应的改革措施。

[关键词]城市社区；档案管理；社区管理

随着我国城市化进程的不断发展，我国的社区数量也在不断增加，随着社区数量的增加，就导致我国城市社区的管理工作难度也不断增加。而对于城市社区档案工作来说，不仅可以提升社区管理和服务的能力，也关系到基础组织建设体系的完善程度。所以，对于我国城市社区档案的管理工作的探究是由深远意义的。本研究将对我国城市社区档案管理工作中的问题进行分析，并提出相应的解决手段。

1.城市社区档案管理存在的问题分析

1.1管理机制问题

对于我国的城市社区档案管理中存在的问题，最直接的一点就是城市社区的管理结构不够明确。在我国目前的城市社区角度来说，很多社区内部并不存在档案管理机构，所以对于社区内的档案管理资料也没有专门的工作人员去搜集、整理，绝大多数情况是由社区内部的工作人员对社区内档案资料进行独自的收集和保存，这样就导致收集的资料专业性较差；除此之外，绝大多数的社区工作人员对于档案管理的意识比较淡薄，不能理解社区档案对社区服务和管理工作的作用，从而使得社区档案材料不具有规范性，并且，相关工作人员不能对社区管理服务过程中所形成的档案材料进行及时合理的整理、立卷、归档和编目，从而导致了社区管理服务的质量；最后，由于社区档案管理没有健全的规章制度，就导致很多社区档案工作没有可以依赖的制度。

1.2管理人员问题

在城市社区档案的管理工作上，除了社区档案管理没有相应专业的机制之外，从事城市档案管理工作的相关工作人员也大多数是社区内部的工作人员所替代，并不是专业的档案管理人员，这就导致档案工作不能被专业的看待，也使档案工作处于突击应付的状态；其次，由于在社区内部的工作人员并不具备专业的档案管理知识，这就使得很多工作人员并不能对档案工作有正确的了解，所以就很容易导致档案工作被完成的并不专业[1]，从而使社区的管理与服务水平大大下降；最后，由于从事档案工作的工作人员必须认真细致，但是由于社区内部的福利待遇并不优秀，从而就导致从事档案工作的专业人员内心缺乏工作的积极性，从而也导致社区管理和服务的工作质量下降。

1.3材料收集及信息资源共享问题

对于社区档案材料的收集来说，由于很多社区的工作人员是兼职社区的档案管理，所以其对于档案资料并没有明确的意识，并且对于所收集的资料也认为没有上交的必要，放在自己这里保存更方便也更安全；或者不能将档案资料进行完善、连贯的管理，所以使社区档案的资料长期处于分散的状态，从而导致社区档案的真实性、完整性和系统性都大打折扣，使得社区管理服务水平下降。而从社区档案资料共享的角度来说，很多工作人员对档案工作并不重视，所以很多时候是处于被动状态的，这就导致很多档案资料没能发挥其自身的价值。

2.加强城市社区档案管理的措施分析

2.1建立健全的档案管理机构

要想使社区档案工作有所提升，首先要建立完善的档案管理结构。而所谓完善的档案管理机构，可以在社区内部建立专门的档案室，并且由上级进行直接的知道，并且对社区内部的工作人员的工作职责进行明确的分配，比如明确制定档案材料的收集人员、档案材料的管理人员等，并将档案资料以及档案信息的收集、整理、归档等工作交由专业人员进行处理。

2.2社区档案管理制度的完善

我国有一句古话“无规矩不成方圆”，也就是说明了规章制度对于管理的重要性。而社区档案管理工作也同样需要完善的制度来保障其工作的效率。而对于社区管理工作的规章制度可以由社区内部对其进行制定，也可以由相关的政府社区主管部门进行专门的制定。除此之外[2]，还需要相关部门对社区机构、居民构成等社区基本情况做好调查，并以社区居民的服务需求为基础来对社区档案的管理制度进行完善，并要有效的开发和利用社区档案，从而为社区居民以及城市建设更好的服务。

2.3档案材料的完整性及资源共享的作用

对于社区档案资料来说，不仅可以单纯的对社区内部居民的基本材料进行收集整理，还要将社区内部的文书档案、会计档案、声像档案以及基本档案进行整理收集，并对档案材料的收集工作进行完整的制度制定并将从事档案管理工作的工作人员进行定期的业务培训等。除此之外，很多社区为了丰富居民的业余生活，经常会举办一些社区活动，相关工作人员也需要将活动中所有价值的资料进行合理的保存，从而使社区档案的内容可以更加丰富。而对于社区档案的资源共享作用来说，最关键的一点就是将原有的“被动服务模式”转变为“主动服务模式”，也就是说社区档案的管理工作不要为了迎合上级监察的工作，而应该将档案工作列入工作单位内。可以适当的利用互联网的优势，来对档案进行资源共享。这样不仅可以使社区档案更加完善，也可以使社区管理和服务的水平更加进步。

3.结语

城市社区作为我们生活城市的管理基层部门，其不仅关系着城市居民的生活舒适度，也对于促进和谐社会的建设有着至关重要的影响。而社区档案管理工作作为社区的基础工作，对于社区的管理和服务也有很大影响。因此，搞好社区档案工作，对于社区的稳定性十分重要。

参考文献：

[1]陈荣云.社区档案管理在和谐社区建设中的特点分析[J].办公室业务，2012（5）：30-33.

[2]吴拥军.浅议社区档案管理存在的主要问题及对策[J].办公纸业务，2013（10）：120.