高校图书馆采访工作质量管理研究

摘要:在高校图书馆改革不断深化与发展的新形势下,高校图书馆的采访工作也面临着新的挑战。因此,在提高高校图书馆采访工作质量管理的基础上,通过对采访前的各项准备工作进行科学、合理的设计安排,对采访过程的有效管理及对采访后的质量控制,使高校图书馆图书最终实现采访工作的质量管理。

关键词:高校图书馆;采访工作;质量管理

中图分类号:G251 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)20-0160-02

目前,随着高校改革工作的不断深化,高校图书馆的管理工作也在不断加强。而图书采访工作作为高校图书馆的一项基础业务工作,不仅直接影响着高校图书馆藏书的数量和质量,也影响着图书馆的整体水平和服务层次并最终影响到图书馆的发展水平。因此,图书采访工作是图书馆的一项重要的工作,只有采用质量管理的方法来做这项工作,才能取得更有效的成果。

一、高校图书馆采访工作的质量管理

图书馆采访工作质量管理是图书馆采访部门以采访质量为中心,以采访部门为主、其他部门为辅,通过综合运用各种现代化技术和设备,对采访流程的设计和运用进行全面控制,并做到以最经济的方式提供给用户最满意的信息产品和服务,使得读者、图书馆和社会都受益,从而达到长期成功的一种管理途径,它是图书馆全面质量管理的重要组成部分。因此,高校图书馆的采访工作要结合本校的实际,根据学校的总体规划和学校的性质、任务、目标以及科研方向,考虑本馆馆藏特色以及经费计划来安排。

二、高校图书馆图书采访前的质量控制

高校图书馆对采访前的质量管理,也就是通过对采访前的各项准备工作进行科学、合理的设计安排,为采访工作的顺利实施做准备,从而提高图书的采访质量。质量控制可以从以下几方面实施。

(一)选择优质的图书商

目前,高校图书馆的大部分图书都是通过书目预定的,因此,图书商的质量直接关系到购书质量的好坏。图书馆应通过公开招标竞争,从众多的书商中选择信誉良好、服务能力强、服务水平高的商。而优质高效的商,不仅能使图书馆获得更多的优惠,节省经费,也保证了采购的质量。

(二)制定好采访工作的质量目标

高校图书馆要依据馆藏建设的方向,结合学校总体规划和学校的性质、人才培养的目标、教学科研的任务与方向、师生比例、馆舍面积与设施、购书经费等制定采访工作的质量目标,以便对采访工作实施宏观指导。图书采访人员要准确把握学校的长期发展规划,了解学校的特色专业、优势专业、重点学科的发展动态,把握学校各系近期的专业调整、现阶段的教学科研重点、难点及前沿问题;与骨干教师和各学科带头人建立广泛的协作关系,请广大一线的教师参与文献采集工作;并根据学校划拨的经费制定好年度购书计划,有针对性地采购图书,保证图书的采购质量。

(三)提高采访工作人员的服务质量

高校图书馆的采访工作不仅需要经费、设备、人力资源的投入,还需要在采访工作中进行读者调查。提高采访人员的工作质量,就是要深入到读者当中去调查、了解读者的需要,为读者提供及时准确的文献,解决他们在学习与工作当中遇到的问题。采访人员在购买文献时要考虑读者的具体需要,读者对图书的满意程度是衡量图书采购质量的标准。采访人员采购那些图书,往往需要认真细致的调查分析和判断,才能做出决定。因此,采访工作的服务质量与效益是成正比的,主要表现在以下三个方面:(1)采访工作越细致,采访的文献质量越高,越能满足读者的需要,读者利用图书馆的次数就会越多,效益就会越高。(2)采访工作越细致,采购的文献越有针对性,越能适合读者的需要;拒借率越低,流通率高,效益就会越高。(3)采访工作越细致,采访的文献质量越高,读者再利用图书馆查找文献所花的时间就会越少,采访工作的效益就越高。

三、高校图书馆图书采访过程的质量监控

(一)了解需要,书目预定

高校图书馆采访部的负责人应到学校的教务处了解学校的专业设置、课程安排以及相应的授课教师的情况,然后将这些情况反馈给本部门的相关人员。采访人员根据所了解的情况,有目的、有选择地将书目送给教师进行分类选择,做到来自各种渠道、种类繁多的书目与教师授课的专业相匹配。另外,教师还可以根据自己掌握的信息提供订单。教师们对自己教授的课程最熟悉也最了解,因而也最关心课程所涉及的专业发展动态。教师们常常通过各种媒体或学术交流活动了解最新学科动态,或亲自到书店搜寻最新文献信息,一旦发现对教学和科研有参考价值的文献,他们便主动将购书单送到图书馆采访人员手中。

(二)到现场采购,提高图书采购的准确性

现场采购就是到现场看书选购,这种方式直观、准确,避免了仅靠书目介绍预定图书的盲目性。现场采购可以到中标的图书公司采购,价格还会有优惠。现场采购一般是经费额度大、时间短、工作强度高。因此,采访人员要充分做好采访前的准备工作,如组合好采访团队、制定必要的采访方案、明确具体的采访目标、将馆藏采访数据文件导入采集器中等等。到采购现场后,关键是要做好图书的查看工作,便携式数据采集器或笔记本电脑是必备的工具,它既能解决查看的困难,又能输入订购复本数。现场采访时可快速扫描ISBN号进行,当场将选书、、订购一次完成,再将即时订购数据文件导入到笔记本电脑中。现场采访时既能够,又可以直接翻阅图书,便于了解图书的主要内容以及印刷质量,从而提高图书采购的准确性,以保证图书采购质量。

(三)利用网上信息,零星采访

零星采访主要用于学术性强或专业性强、出版数量少、不易买到或急需的图书。零星采访可采用灵活的购买方式,而网上采购作为图书馆拓宽采访渠道、提高采购质量的辅助手段是必不可少的。采访人员可以利用网上书目信息快捷方便的检索优势搜索一些图书信息,根据馆藏情况进行补订,弥补现采或预定存在的不足。但是,网上采购还处于发展阶段,目前仍然存在着诚信服务、网上支付、物流配送等问题,不适合批量采购,只可以作为零星采访的一种渠道。教师在征得图书馆采访人员的许可后自行购进图书,这也是零星采访的一种方式。即教师将自己急需的书目提供给采访人员并提出自行购买的要求,采访人员认为可行后,会进行必要的和登记,然后通知教师自行购买。还可组织采访团队参加每年一次的全国书市,全国书市不论是参展的图书品种还是出版社都是最全的,可以从中选购一些采访工作中缺漏的图书,以保证图书采访的质量。

当前,高校图书馆比较有效的采访方式是通过“教师选书”的团队组合来实现的,主要包括:教师选划图书馆提供的数目;教师根据自己掌握的信息提供书单;教师与采访人员一起现采图书;教师在得到许可后自行购进图书。“教师选书”的特点是专业性、学术性和针对性强,但绝不能替代图书藏书建设,图书馆藏书建设的重任仍然在采访部门的肩上。

四、高校图书馆采访后的质量监控

高校图书馆加强图书采访后的质量管理,是整个图书采访工作质量控制不可忽视的环节,也是做好图书馆馆藏建设的起点及依据。

(一)图书馆对图书验收的质量监控

图书馆对购买的图书到馆后,验收人员要根据预定目录对图书进行认真细致的和验收。对到书时间、包装是否完好、清单是否清楚,是否便于验收、是否有加塞图书、图书加工质量等方面及时作详细记录;对采访数据和编目数据质量、到书率、定准率、差错率等要认真审查,细心统计;对书商加塞图书和缺页、倒装、散页等有质量问题的图书坚决退回;加强与书商的沟通,对未能到的图书,要求书商每隔一段时间提供一次反馈信息并注明其原因,图书馆要主动和出版社联系,核实原因。加强图书验收的质量控制,不但会保证采购图书的质量和书目数据库质量,也为以后图书采购招标中书商的选择提供依据。

(二) 对图书加工的质量控制

图书馆购进图书资料后须按一定工作程序,对图书进行一系列的加工整理,包括图书条形码、分类、编目、贴书标、盖章、加装防盗磁条等,并通过典藏将加工好的图书分配到个流通部门,提供给读者借阅。在招标采购中,有些供应商在投标书中承诺为图书馆提供免费加工服务,一般包括协助进行手工验收、加贴磁条、盖馆藏章、贴书标和色标等。图书加工不管是自己组织实施还是接受外包服务,图书馆都应制定一套严格的质量标准,主要包括三方面内容:(1)一般图书加装磁条数量为一根,当图书厚度大于2cm时,加装磁条数量为2根。(2)加盖馆藏章的位置应符合图书馆的要求,如在版权页上加盖馆藏章时,加盖的位置应适当,不得影响读者阅读。(3)加贴图书条形码时,不得掩盖书中文字,贴在书名页的条码位置应与书的底边平行,方便流通部门工作人员办理借阅手续时的扫描操作。(4)贴书标时应整齐,便于读者在书库看图书的索取号。只有通过严格实行质量标准,才能达到规范图书加工质量的目的。

(三)对文献编目的质量控制

随着网络环境的改善,高校图书馆要尽可能选择国家编目图书馆编目中心、CALIS联机编目中心等数据较全、规范化较高的编目中心,充分利用网上联机编目等技术手段,最大限度地减少书目数据加工量。这样做可以减少编目人员的工作量,有益于书目数据的标准化和规范化,保证书目数据质量。在充分利用这些外部数据的同时,还要对质量监控的内容进行界定,即统一著录标准。在编目过程中要由业务水平高、经验丰富、熟悉本馆编目体制的人员进行复审,如发现图书有质量问题,编目人员要及时向采编部汇报,以便采访人员更好地掌控图书质量。

总之,高校图书采访工作经过层层把关、严格控制,图书采访质量才会不断提高。但随着经济和技术的发展,图书采访工作还会出现新的问题。因此,对图书采访工作的质量管理是无限的,只有不断地改进与创新,才能提高图书质量管理水平。

参考文献:

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