县局自筹项目需求计划网上报送审核问题分析

摘要：目前，中国南方电网有限责任公司加大了对物资的管控和物资采购的集中度，县局自筹项目的一、二级物资不能由供局自行采购，须由网、省公司统一招标和分配，再由县局自行签订合同并履约。这样的要求下，自筹项目在审核报送的流程中会因各种原因被视为市局项目上报，造成物资合同签订和履约的延误，如何才能保证自筹项目得到正确的审核报送，是当前需要解决的迫在眉睫问题。

关键词：自筹项目 需求计划 审核报送 问题分析

中图分类号：F426 文献标识码：A

一、分析的目的和意义

县局自筹项目即项目的资金来源是由县局自行筹措，项目的归属属于县局，物资账也是归属县局的物资账。

2016年，南方电网公司为了加大物资管理的力度，加强对物资采购管理的管控，加大集中采购的集中度，年初正式要求自筹资金的一、二级物资不许供电局自行采购，也就是自筹项目的一、二级物资也要将需求计划上报到网、省公司，由网、省公司统一进行采购及分配。由于自筹项目的特殊性，自筹项目的一、二级物资由网、省公司统一采购和分配后，由县局自行根据系统的分配结果来签订合同并履约。这在物资管理系统流程里就有一个分支，如果这个流转的分支因为没有识别出项目是否是自筹性质，就会将流程走错，将自筹项目的需求计划按照市局项目的需求计划的正常流程来操作，这会使得本该由县局签订的合同被网、省公司签订，从而无法对合同进行正确的履约手续。这个现象在实际工作中时有发生并带来一定麻烦，会延误县局签订合同的时间，同时降低了合同签订、供货及合同履约的及时性。

那么如何让自筹项目的需求计划能及时的被识别，在系统中能顺利的完成正确的流转流程，对提高县局自筹项目一、二级物资的合同签订及时率和供货及时性都有着重要的意义。

二、现状

自筹项目在整年度的项目里所占比例较小，在物资管理信息系统中没有设置识别和过滤的功能，虽然比例小，但是在录入和审核过程中易出错，在实际工作中会造成各个环节的延误。以2016年的非主网非配网项目（大修技改等项目，见表1）的框架招标为例：

由表1可看出，全年度的非主网配网项目一、二级物资需求计划总条目数6960条，总金额15169万元；其中自筹项目一、二级物资需求计划总共1843条明细，总金额2768万元；未审核出的有134条，总金额22万元，占总条目数的1.9%，占总金额的0.15%。虽然条目和金额所占比例较小，但是这134条物资需求计划明细涉及了6个自筹项目，也即会造成这6个项目的各环节工作的延后。

三、导致问题的原因分析

目前全网所使用的物资管理信息系统中，自筹项目只能体现在2个地方。一个是配置项目信息时，会有“资金来源”和“物资账归属”可供选项选择，资金来源可选“其他”，物资账归属可选“县局”，即可表示是自筹项目，但并没有“自筹”字样明显识别。配置项目这一环节一旦完成，该项目的所有信息会被锁定，不能被修改。项目若在配置项目信息时这2个信息录入出错，则项目的性质也出错。另一个是录入物资需求计划时，要先录入项目相关信息，这一步是将项目配置时的一些信息自动关联出来，再录入一些联系人、联系电话、送货地址等信息（如图一所示）。在这一步县局计划员须在备注栏备注“自筹项目”字样，才能明确项目是否是自筹项目，若因县局计划员的疏忽没有在备注栏备注自筹字样，那么就会导致需求计划到了市局计划员处被视为市局项目来处理；若县局计划员在备注栏备注了“自筹项目”字样，但发送到地市局计划员名下时，市局计划员因疏忽没有审核出是“自筹项目”，则会将需求计划按照市局项目的需求计划流程报送。该系统在市局计划员“地市局汇总”界面时，所有物资需求是按照物资明细呈现，这一界面没有“自筹项目”的明显识别信息，若需要查看项目信息“备注栏”，需要逐条点开查看，在工作量较大时，每天都有成百上几千条的物资计划明细要审核，这一工序是相当费时费人力的，若市局计划员漏点开一条，就有可能造成自筹项目的遗漏。

如图1所示，在编辑需求计划时，基本信息中的资金来源和物资账是可以由项目信息自动关联，录入的员工可以看到，并可以在备注栏里备注上“自筹项目”字样。但是这一信息在地市局（厂）需求汇总这个界面是看不到的，如图2、3所示：

如4图所示，在地市局（厂）需求汇总这个界面不能清晰地看到在编辑需求计划时录入的备注信息，必须在点开每个物资名称时才能看到备注的内容。当审核量达到上百上千条明细时，是无法确保能不无遗漏的点开每个物资名称去看它是否有备注。在这种情况下，就确实会存在遗漏的问题。但从上图中又可以看到，“项目名称”是可以清晰看到的，而且当这条计划推到省需求汇总时，“项目名称”也可以被清晰地看到。

综上所述，造成自筹项目没有被及时识别出来的原因有以下几个：一是系统没有自动识别和筛选功能，在每个审核报送流程的界面没有清晰的固定字样可识别；二是县局计划员在录入项目信息时，由于疏忽的原因没有在备注栏备注自筹项目字样；三是地市局计划员在审核过程中，由于疏忽或工作量大等原因，漏看备注，没有识别出自筹项目，从而没有在明细备注里统一备注自筹字样，使得省物流计划员未能识别。以上综合客观和主观等原因，会造成自筹项目没有被及时审核识别出来，使自筹项目的需求计划被按照市局项目的需求计划来推送采购流程。

四、解决的办法

通过对原因的分析，需要找到一个可以同时满足这3个原因的办法――在任何界面都可以清晰看到的内容，即“项目名称”里标明自筹字样。因为项目名称在各个界面和流程下都能被看到，不管是在项目配置界面，还是项目信息录入界面；不管是在县局计划员需求计划汇总处，还是地市局和省物流需求计划汇总处项目名称都能被较清晰的看到，所以在项目名称里明显标明“自筹项目”字样，是目前系统没有设置自动识别功能的前提下最有效的办法。因此，各县局在编制项目计划时，把自筹项目的名称完善，那么在正式计划下达后的物资计划录入中，就可以顺利完成自筹项目的审核流程。

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