计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）02-000-01

摘 要 随着我国人口不断增多，计划生育档案管理的问题也被提出，由于经济时代的到来，国家信息化水平不断地的提升，对于档案管理也要有所创新，与数字化模式相接轨。本文就计划生育档案管理方面的问题进行探讨，提出有建设性的创新性建议，提高管理效率和质量。

关键词 计划生育 档案管理 数字化管理 创新性 管理问题探讨

我国是世界上的人口大国，对于人口的管理一直是重中之重的问题。尤其对于计划生育档案管理方面，一直政府非常关注的问题。现如今是信息化时代，要把计划生育档案管理同数字化相结合，采取较为先进的管理方法，利用信息时代的优势，在工作中，不断的更新信息，对旧档案整理、归档、上传网络、加入保密管理等，通过这样的方式，既方便了工作人员办公，又节约了空间，提高效率。

一、数字化管理档案的优势

采取数字化管理计划生育档案是目前较为新颖且较为高效率的管理办法。其优势如下：第一，借助于互联网快速的运行模式，把计划生育档案逐步地更新和整理，缩短了工作时间，提高了办事效率；第二，把计划生育档案上传至互联网，更加方便其他部门提取有用信息，改变过去手工查找的方式，为工作人员提供了较大的方便；第三，每个时期都会有不同的计划生育类活动，而使计划生育档案管理数字化以后，就可以通过信息查找出所要寻找的人或者事件，便于活动的开展和工作的处理。由此可见，计划生育档案管理数字化是必然趋势，也是最好的管理方法。

二、计划生育档案管理的创新策略

（一）深入理解创新、全面普及创新

要想真正的把计划生育档案管理做到全面数字化发展，就必须要认识到创新的重要性。在软件方面，工作人员要总结出一套较为合适的操作方式和管理模块，使之得以在软件操作中实施；在硬件方面，单位要提高电脑硬件设施，使之可以承载较为庞大的计划生育档案信息，确保存储不受影响。

（二）合理管理档案、提高工作水平

计划生育档案管理一直是一项较为繁冗的工作，也是一项重复性较高的工作，针对这样的工作状态，要不断的提高工作人员自身的业务水平，对工作人员普及数字化的优势，把数字化充分的应用到工作中；与此同时，在更新信息时，要不断的合适档案录入是否正确，对特殊标记的事项要做好记录；此外，还要注意及时删除无用的信息，对已经归档的档案做好保密措施，不能随意的泄露个人档案信息，做好信息的维护工作，提高工作效率的同时提升工作水平。

（三）全民标准化管理、推进档案管理落实

随着时代信息技术的快速发展，计划生育档案管理工作也要普及数字化管理模式。单位要引进先进的操作软件和设备，对过去手工录入和办公的操作予以取缔。要求每一位工作人员能熟练掌握数字化管理计划生育档案的操作方法。在工作中积极发现问题，提出新性的策略或者问题，全民重视数字化管理，查缺补漏，不断的完善管理系统，逐步推进档案管理与数字化操作的完美结合。

三、探讨管理问题、提高数字化效率

（一）处理好保密档案、做好防范工作

我国有很多计划生育档案是不能随便公开泄露的，针对此项要求，对计划生育档案管理实施数字化是一项挑战性的工作。工作人员要对保密档案进行加密处理，同时，可以采取防火墙等方法对侵略性病毒予以防范。此外，也可以对档案设定二维码管理模式，借助于二维码的复杂结构来提高档案的秘密性。利用此类方法，可以更好的提高计划生育档案管理的安全性，保护公民的隐私。

（二）网络存储信息与实际档案有效结合

数字化管理提倡把档案信息存入互联网络，从而实现信息的集中化管理，以使得档案可以更加全面和完善的保存。但是，数字化管理也存在一些问题，有些信息容易丢失或者存储错误之后无法找到原稿进行校对更正。针对这样的问题，工作人员就要做好实际档案的保存和管理工作，在数字化信息录入之后，必须要进行认真核对，对于有疑难问题的档案，应该保存原稿，以备后用。另一方面，在查找档案时，要设定一些快速查找检索功能，方便查询人员可以在较短时间内寻找到想要的结果，提高工作效率；在档案归档之后，要定期维护和更新，确保档案正确性、办事效率化、管理数字化运行，通过良好的创新性策略使得实际管理与网络管理可以融洽的结合，促进计划生育档案管理迈向新的发展道路。

四、结语

综上所述，采取创新型的管理办法，将计划生育档案管理与数字化相结合，使得计划生育档案管理不再是一个难题。随着信息不断的更新，计生管理方式也在不断的创新和更改，紧跟数字化发展的步伐；同时，工作人员利用数字化管理，去筛选有用的信息，更好的为人民服务，从而全面的提升我国计划生育管理水平，提高计生问题的解决能力，进而提高工作效率。

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