试论档案信息的社会服务功能

【摘 要】 本文分析了期刊档案信息存在的主要问题，阐述了读者对社科期刊学术档案信息需求的多样化，探讨了提高服务意识和水平的措施。要充分发挥社科期刊学术档案信息的整体效应，为内外读者服务；提高社科期刊学术档案信息管理人员的业务素质；注重学术成果转让利用项目的跟踪服务与管理；加快学术档案信息处理手段的现代化进程。

【关键词】 社科期刊；档案信息；利用效率；服务功能

一、目前期刊档案信息存在的主要问题

近年来，高校社科期刊刊发的文章，在研究解决我国重大现实理论问题方面迈出了较大步伐，并从各方面对国家、地区经济社会的发展决策提供了许多参考，产生了一定的社会和经济效益。但不可否认，就多数期刊而言，还是偏重于理论研究，忽略了对实践的研究总结；而且理论与实践的联系不够紧密，纯理论性的东西太多，运用性研究较少。这样，致使读者面太窄，发行量还不很大，总体效益难以和国外期刊抗衡。

同时，由于长期受计划经济观念的影响，条块分割、封闭的思想根深蒂固，目前社科期刊学术档案基本上还是自成体系，成块状结构，加之网络化进展缓慢，如东西部高校学术档案利用差距明显。如此大的差距，给东西部高校学术档案的综合利用造成较大困难。

就现有的社科期刊学术信息网络而言，大家抱怨甚多。其一，信息资源还较分散，难以找全；其二，多数接点信息量有限，不能一次满足用户或读者检索的需求；其三，由于检索费用较高，影响了有价值的信息被检索；其四，高校校园网未全面开通，仅开通的院校其学术档案信息未发送出去，影响了利用效果。

上述现象，使社科期刊学术档案信息的利用直接受到影响，学术信息的开发任务还很艰巨，有许多工作有待去做。

二、读者对社科期刊学术档案信息需求的多样化

由于知识经济的迅速、全面发展，相应造成了读者层次的复杂化、多样化。如在文化层次、工作能力、专业要求、学习目的上的差异，使得读者检索学术信息的侧重点不一、要求不一。大体而言，主要分以下三种类型：

1、科研型读者检索要求

如就高校而言，教学与科研队伍在高校可以说是两支最重要的队伍，而在科研型院校中，科研队伍则是主体。他们多是有丰富的工作和经验，文化层次普遍较高，且都是担负着繁重科研任务的专家、学者、教授。他们对时代要求反映敏锐，辩别能力强，特别珍惜时间，总希望在有限的时间内取得较突出的成果。所以，他们对检索学术信息要求量大、速度快，而且新颖、精深，并急需要学术性高、专业性强、价值大，能代表多学科的学术水平、反映该学科的研究前沿和研究热点。对自己所从事学科的研究有促进作用的信息。

2、专业型读者的需求

主要是指从事学习或工作的读者的专业需要，它与读者所从事学习、工作、实践活动紧密相联。他们多是各行各业的骨干，具有一定的专业知识和工作技能，但是都存在自身知识更新与学习提高的问题。在知识更新速度加快的知识经济时代，边缘学科飞速发展，各门学科相互交叉渗透，新兴学科层出不穷，单一学科已不能及时有效地解决人类社会中所面临的重大复杂问题，他们迫切需要开阔视野，拓宽加深知识水平，提高工作能力。所以，这批读者检索学术信息目的明确，要求相对单纯，但涉及面十分广泛，可以说包含哲学、经济、政治、文化、心理、文艺理论、语言、历史、法律、社会、教育、管理、数学、物理、化学、地理、医学、生物、体育、天文等多学科的最新学术信息。显然，仅靠几个文摘期刊、报刊索引、转载期刊是难以完成学报学术档案信息发送任务的。

3、大学生读者群体的需求

这部分读者对期刊学术档案信息的需求尽管不像科研型读者那样高深，但都普遍地超前、新颖，期望其检索到的学术信息能代表最新学派和最时髦的观点。所以，好奇心和潮流性是大学生群体对学术档案信息需求的两大特点。因此，要求学术档案信息不仅要大，而且更替的周期较快，最长在网上停留可能仅一年，而最短则几个月。这样，便给学术信息的整理与发送带来更艰巨的任务。

三、提高主动服务意识和水平的措施

1、充分发挥社科期刊学术档案信息的整体效应，为内外读者服务

社科期刊学术档案作为一种信念载体，同图书、情报资料一样，含有大量的社会科学和自然科学领域中珍贵的、有价值的学术信息资源。在人们的利用中，可以了解过去的学术研究动态，借鉴历史的经验教训，指导现实，探索未来。因此，各学报学术档案管理人员应把握机遇，全面开发高校学术档案信息资源，及时、准确地给院内外读者发送。社科期刊应主动积极地配合图书馆、科研部门做好补缺工作，使学术档案尽可能完整，以扩大覆盖面和流通范围，实现资源共享。

据了解，以往各社科期刊管理的学术档案只面向单位科研单位人员使用，最多仅扩大到编委会成员、兼职编审人员及部分作者，有时教师找上门来，编辑同志要么是板着面孔，要么就是只言片语打发了事。这样，造成了学术档案信息资源的利用不足。所以，社科期刊各管理的学术档案信息资源应全方位开放，对内外提供优质、快捷的服务，本校教师既能获得本校学报学术档案信息，也能全面享用兄弟院校的学术档案信息资源。

2、提高社科期刊学术档案信息管理人员的业务素质

有学者指出：物的现代化关键是人的现代化。知识经济的迅速发展，信息高速公路的建设，给现代化社会每个人都提出了素质要求。作为学术信息档案管理人员，首先应尽快进行观念的更新，不能“坐井观天”，循着老一套，守着死档案，上一天班，混一天工资，如此下来，必然被社会淘汰。其次要刻苦地钻研，努力掌握现代档案检索方法。高科技的发展，为信息的记录、储存、统计、分析、归纳、反馈、预测、传递等提供了许多先进的技术手段，所以，信息管理人员必须全面掌握信息处理方面的知识和应用技术，掌握信息采集、分析、归纳、反馈、预测等多种信息处理技能，能熟练地进行光盘检索、网上检索及联机检索，对E―mail、FTP、Gopher等网络工具运用自如。另外还要加强与外界、同行的交流与写作。本世纪是竞争的时代，也是合作的时代。只有合作，才能有竞争后劲。在期刊学术档案综合利用方面，总体而言东部优于西部。所以在这方面，要注意学习东部学校的经验，取长补短，尽快构建自己的学术信息平台，为跨上信息高速公路创造条件。另外，由于我国期刊对外交流范围的扩大，若我们注重了合作、交流，期刊学术档案信息综合利用率相应就有了提高，无疑，就有了国际竞争优势。

3、注重学术成果转让，利用项目的跟踪服务与管理

学术科研成果最终都要落实到利用与转让上。这便给学术档案管理提出了永久的任务――跟踪服务的功能。实际上，期刊学术信息档案管理的前期管理工作都是基础工作，都是为其综合利用服务的。如何变“死信息”为“活信息”，如何体现学术科研信息的社会效益，跟踪服务显得尤为重要。另外，跟踪服务还应注意学术档案的保密，体现其严肃性、唯一的价值性。

4、加快学术档案信息处理手段的现代化进程

可以想象，没有计算机，或者说有了计算机而没有进入网络，学术信息怎能发送出去？怎能跨上信息高速公路？怎能与院内、与国内外信息网络对接？常言道：“工欲善其事，必先善其器”。所以，要提高学术信息的加工水平和利用水平，要加大投资力度，加强硬件建设，为加工信息建好“工厂”、“车间”，使信息管理人员人人会加工信息，个个有加工信息的环境和条件。尤其对西部高校给予倾斜，以缩小东西部高校在学术信息加工方面的硬件距离。

【参考文献】

[1] 程妮.小议自然信息和社会信息的交流[J].情报杂志，2002（上）.

[2] 周民.增强高等学校学报档案信息的社会服务功能[J].青年学者文萃，2003（2）.