Excel2007在固定资产管理中的应用研究

摘 要： 随着科学技术的发展和信息化时代的到来，固定资产管理的发展已经由传统的人工管理进入计算机管理的状态，通过运用Excel2007对固定资产进行管理，具有速度快、经济性强、资料永久性保存、并且易学、易用的优点，使得固定资产的管理更加规范，大大提高我们的工作效率。现根据这几年的实际工作经验和研究，简单谈谈Excel2007在固定资产管理中的具体应用。

关键词： Excel2007；固定资产管理；应用；函数

随着单位规模的逐步发展和扩大，固定资产的有效管理变得尤为重要起来。固定资产由于其特殊性，在企业资产管理中，处于举足轻重的地位。固定资产的管理对于明晰资产归属关系、合理配置固定资产、保证固定资产完整具有重要意义。固定资产管理不好就是对投资的减值，是资产的流失。如果我们运用好方法来管理好固定资产，可以帮助企业节约很大一部分资金。运用Excel2007对固定资产信息进行记录、查询、修改和删除，大大简化了我们的工作，也具有一定的准确性和安全性。

1 建立固定资产卡片

打开Excel2007工作簿，将其命名为“固定资产管理”，然后把“Sheet1”工作表命名为“固定资产卡片”。

固定资产卡片数据表主要包括“卡片编号”。以此类推，包括卡片编号、资产类别、资产购置日期、资产名称、规格型号、生产厂家、使用部门、增加方式、减少方式、数量、初始购置单价、金额合计、预计使用年数、净残值率、净残值、本年折旧额、折旧方法等内容。在具体的操作中，为了使固定资产管理更加完善，可以根据实际情况添加明细资料等。

单击“资产类别”所在的单元格，选择“数据”中的“数据有效性”命令，打开数据有效性对话框，在“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，并在“资产类别”文本框中输入“设备类，计算机类，办公家具类”等内容，单击“确定”按钮出现一个下拉按钮，拖动序列填充柄，将其复制到该列的其他单元格中。依此类推，在“使用部门”、“增加方式”、“减少方式”、“折旧方法”等处分别做出需要的下拉按钮内容。注意：在对单元格进行有效性控制设置时，各个项目之间要用英文状态下的逗号分隔开。

2 登记固定资产具体内容信息

按照制作好的表格输入现有固定资产的具体信息。

选中“净残值”所在的单元格，比如“净残值”在“P3”，“金额合计”在“M3”，“净残值率”在“O3”，在其中输入公式“=M3*O3”，显示出相应的净残值。拖动序列填充柄并复制公式到该列的其下行中，就能显示出所有资产的净残值。

3 固定资产的查询

当所有的固定资产登记完毕后，由于固定资产数量众多，有几百甚至上千上万条记录，为了方便查找某一项固定资产，利用Excel2007提供的自动筛选命令，建立固定资产查询功能。自动筛选命令为用户提供了在具有大量记录的数据清单中快速查找符合某种条件记录的功能。首先选中A1至R1中任意一个信息单元格，然后再“数据”选项卡中的“排序和筛选”，单击“筛选”按钮选择筛选命令。执行该命令后，系统在“资产购置日期”等栏显示筛选按钮。单击该按钮，弹出查询方式的下拉列表，单击任意一栏的下拉列表，可以看到有“升序”、“降序”、“按颜色排序”以及“日期筛选”等数据查询方式。自动筛选功能中最强大的是使用“自定义”方式来查询数据。“按颜色排序”实质就是自定义排序，可以添加、删除自定义筛选条件，比Excel2003的筛选方式更为灵活。如果需要还原为“显示全部数据”，只需要单击“筛选”按钮，选择“从购置日期中清除筛选”选项，即可显示现有的全部数据。[1]

4 固定资产的增加、调拨、减少

4.1 固定资产的增加

一种最普遍的方法就是在数据表中直接输入，另外一种方法是利用“记录单”的方式。我在实际工作中觉得使用“记录单”的方式，更直观也更方便。在Excel 2003以前版本中，“数据”菜单下就有“记录单”命令按钮，因此使用“记录单”命令特别方便。而在Excel 2007中，“数据”选项卡下面的各个命令组中，都没有提供“记录单”的对应按钮。所以，在Excel 2007中要使用“记录单”，首先需要找到“记录单”命令，并将其按钮放到“快速访问”工具栏上。首先单击“Office按钮”下的“Excel选项”按钮，弹出“Excel选项”对话框。其次，切换到“自定义”选项卡，在右侧的“从下拉位置选择命令”下拉列表中选择“所有命令”，接着在其下面对应的命令列表中，拖动鼠标找到“记录单”项目，最后单击“添加”按钮。单击“确定”按钮，“记录单”添加到“快速访问”工具栏上。“记录单”按钮添加之后，就可以利用它来输入数据。[2]

4.2 固定资产的调拨

实际使用中，我们的固定资产有时会出现部门之间的调拨使用。首先找到该固定资产的相应记录，修改其“使用部门”和“增加方式”，然后建立一个固定资产调拨记录表，在该调拨记录表中也同时做好对应的记录。

4.3 固定资产的减少

固定资产的调拨、捐赠等，都会造成固定资产的减少。首先找到该固定资产的相应记录，删除该固定资产的相关记录，然后建立一个固定资产减少记录表，在该记录表中做好登记，以便日后有需要时查询。

5 固定资产折旧的计提

固定资产折旧的计提是固定资产管理的一项重要工作。固定资产折旧方法有以下四种：平均年限法（又称直线法）、工作量法、年数总和法（又称合计年限法）、双倍余额递减法。

手工计算固定资产的折旧金额过程非常繁琐，但是利用Excel2007中提供的函数可以自动生成固定资产折旧金额。具体处理折旧的函数主要有以下5种。

5.1 DB函数

参数说明如下：

6 结束语

固定资产在企业的资产中占有相当大的比重，正确核算和管理固定资产对企业有着非常重大的意义。[3]然而随着科学技术的高速发展，固定资产的科学管理变得越来越重要，我们要充分认识到固定资产管理的重要性，好好运用我们现有的计算机资源。另外，Excel2007操作非常简单，功能非常强大，在办公自动化领域应用的非常广泛，其中还有很多强大的管理功能并没有被我们充分认识和了解，许多功能还有待于与其他软件合并使用以发挥更多、更好的功能。只有在实践中不断的探索和研究，才能更好的利用Excel2007来管理固定资产，从而提高我们的工作效率。

参考文献：

[1]崔婕、姬昂等，Excel在会计和财务中的应用，清华大学出版社，2011，11，第3版：234-235.

[2]周贺来、张建等，Excel2007会计与财务管理职场应用实例，机械工业出版社，2009，9，第1版：173-174.

[3]武新华、段玲华、罗建敏，Excel2007在会计工作中的应用，清华大学出版社，2007，8，第1版：187.

作者简介：

李静（1981-），女，2008年毕业于天津大学计算机科学与技术专业，助理工程师，天津内燃机研究所第一研究室。