妙用Excel2007条件格式

Excel 2007的条件格式改进了不少，具有丰富视觉化的条件格式化功能可以帮助用户发现并描述重要的趋势以及突出数据中的例外，更轻松地应用条件格式功能并借助颜色坡度、数据条块判断趋势。

实例一用“数据条”规则标示业绩数据高低

资料条会使用不同长度的色条显示数据，数字愈大色条愈长，反之，数字愈小则色条愈短。比如有一份销售业绩工作表，这个工作表的数据比较多，如何才能迅速地知道哪一个季度、哪一个人的销售业绩比较好，我们借助数据条，可以一目了然。

对于销售业绩工作表中的数据，高于平均值的以一种颜色标示，低于平均值的又以另一种颜色标示，选取数据区域，选择“开始”选项卡，在功能区中点击“样式”项目中的“条件格式”按钮，在弹出的菜单中选择“项目选取规则”下的“高于平均值”选项，在弹出的对话框中选择一种颜色样式，如“浅红色填充深红色文本”，点击“确定”按钮。低于平均值的颜色标示设置方法类似。

另外还可以再加上图标规则，让数据内容更明显。选取数据区域后，在“开始”选项卡下，点击“样式”项目中的“条件格式”按钮，在弹出的菜单中选择“数据条”选项，当鼠标悬停在项目上时，工作表中会实时预览套用后的外观，选择一种合适的外观后点击即可。看看，将数据资料以数据条标示后，从表可以看出第四季度为销售旺季，吴丽丽的每个季度的销售业绩都非常高，一目了然。

实例二用“色阶”规则标示DVD租借次数

色阶规则会使用不同深浅或不同色系的色彩显示数据资料，例如数字较大的用深色表示，数字较小的用浅色表示。比如在DVD租借统计工作表中，假设我们想知道哪些片子借出的次数最多，选取数据区域，在“开始”选项卡下，点击“样式”项目中的“条件格式”按钮，在弹出的菜单中选择“色阶”选项，当鼠标悬停在色阶项目上时，可显示该项目的说明，选择合适的色阶项目后点击，数据以色阶标示，可以看出，显示为深色的单元格就是热门的DVD出租影片。

其实，Excel2007的“条件格式”中还有更多的图标规则供我们选用，如“突出显示单元格规则”，可以从千百万个数据中突出显示最大或者最小的数据等。

找回并排查看

我们有时会对两个Word文档中的内容对比，如上年报告中的数据和今年报告中的数据对比、上次奖励名单和这次奖励名单的对比、上下学期成绩的对比等等，在Word2003中，只需同时打开两个需要比较的文件，然后单击其中一个文件的“窗口／与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文档左右排开。而在Word 2007中，“并排查看”功能虽然搬家了，但是依然非常实用。

同样打开要比较的两个文件，在任意一个文件窗口中，单击“视图”选项卡，在“窗口”组中再单击“并排查看”也可对比。

如果文档内容比较多，还可以单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“同步滚动”让两个文档同时滚动，方便我们的对比查看。对比查看完后，可以再单击“视图”选项卡上“窗口”组中的“并排查看”来关闭并排比较视图，在进行上述操作时最好在主文档(也就是要编辑修改的文档)中进行。同时提醒一下，Excel 2007中也具有此功能。