采购方式应用与分析

【摘 要】针对采购项目选择合适的采购方式，有利于提高物资采购效率、节省采购成本。本文通过分析各采购方式在实际应用中存在的问题，为提高采购工作质量提出改进措施和建议。

【关键词】采购方式；招标；谈判

近几年，因项目建设和产能提升，企业采购量有所增加，采购工作作为一项直接影响投资、成本的管理工作，我们一直将其放在很重要的位置。采购管理是一项系统工作，采购项目成立后首要工作是选择采购方式，确定采购方式既明确了工作的操作程序。不同的采购方式应用中会产生不同的问题，下面结合实际情况，对各采购方式特点、选择方法及应用中存在的问题进行分析，为完善采购工作提供参考。

1 采购方式分类

采购方式主要有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和其它方式，优缺点如下：

1.1 公开招标

所有符合条件的单位均可参加投标，其优点是竞争最强，择优率高，能较大程度上避免招标中的违法行为，其缺点为程序最复杂、成本最高、费时最长。

1.2 邀请招标

邀请三家以上特定单位参加投标，与公开招标同属招标采购范畴，都有法律法规的硬性规定，优缺点雷同但与公开招标相比程度稍弱。

1.3 竞争性谈判

邀请三家以上单位就采购事宜进行谈判，优点为具有一定竞争性，采购周期短，成本较低，供需双方可充分讨论；缺点为程序没有严格规定，在公开透明方面不如招标，易人为操纵，结果公正性易被质疑，同时谈判人员个人能力对谈判结果影响较大。

1.4 询价

对多家供应商的报价进行比较确定采购对象。可采用传真、电邮等方式报价，只允许一次报价，不得就报价进行谈判。这种采购方式优点显而易见，时间短成本低，但其报价方式易造成泄密，且文件简单，权利义务规定不明确，易产生纠纷。

1.5 单一来源

向唯一供应商采购，这种采购方式无优点可言，选用这种采购方式必须存在不得不选的理由。因为没有竞争性，卖方处于强势地位，易增加采购成本，谈判中容易滋生索贿受贿现象。

1.6 其它

其它采购方式结合油田实际主要包括内部单位互供和上级部门要求的指定采购。

受物资供应网的限制，油田内企业物资采购基本未采用公开招标方式，其它采购方式有其特殊性，因此实际操作中我们可以自主选择的采购方式有邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源四种。

2 合理选择采购方式

结合可选的四种采购方式的特点，从竞争性和程序公开公正透明的角度考虑，在优先选用邀请招标方式的前提下，针对每个采购项目的实际情况，选择合适的采购方式，才能更好的实现采购目的。

2.1 要保证采购方式选择的合规性

必须严格执行各级相关文件规定，按要求上报采购项目申请表，特别是达到一定金额原则上要求进行招标，因故采用其他方式时要说明原因，在取得审批后方可按批准的采购方式开展业务，未经主管部门同意不得随意变更采购方式。

2.2 项目金额不能作为采购方式选择的唯一指标

油田相关制度要求达到一定金额的采购项目原则上应进行招标，贯彻制度的同时，我们也应结合实际，不能以金额作为采购方式选择的唯一指标。首先，要考虑生产需要，影响生产的急需物资，招标耗时长未必能满足生产要求；其次，金额较小的采购项目也不能全部一询了之，比如我单位批量采购金属加工件，预算金额一般8万元左右，可不采用招标方式，但因周边有多家生产企业，投标成本低，供应商响应积极，仍采用了招标方式进行采购；第三，要结合项目复杂性综合考虑，对项目复杂、标的难于计算的采购项目，即使达到招标的金额要求，但竞争性谈判采购方式的灵活谈判更有利于实现采购目的；另外部分生产用原料，如纯碱、硫酸等，批量采购有时会达到需招标采购的金额，但对供应商来说，采购量仍较小，吸引力不足，我们曾就此类物资组织招标，但供应商并不响应，而且该类采购项目简单明了，市场价格公开透明，评标的原则也是最低价中标，询价采购更为合理。

2.3 灵活转换采购方式

每种物资的采购方式不是一成不变的。以我单位出口产品包装用木方为例，最初用量少、金额小，供应商为油田改制企业，出于对改制企业的支持，我们采用单一来源方式采购。随着用量增加，引入同类企业，改用招标方式进行采购，木方采购价格有所下降。在木方使用中，客户投诉木方有霉变现象，我们对木方含水量提出更高要求，并要求供应商承诺赔偿因木方质量对我厂造成的损失，仅一家供应商敢于承诺，因此选用单一来源方式与该供应商进行谈判采购，确保木方质量、避免客户流失、规避企业风险。通过调整网内供应商，条件成熟时可重新用招标方式采购。

3 采购方式实际应用中存在的问题

邀请招标：一是，招投标文件编制较为复杂，企业内部及与被邀请投标单位之间的沟通较为繁琐，因招标文件漏洞或者投标单位文件编制错误，容易造成招标工作失败；二是，存在领取招标文件、技术交底、现场勘察等时间安排不合理，使投标单位提前相互见面，可能导致串标行为；三是，资格审查工作力度不能放松。我单位在一次阀门邀请招标采购中，本已邀请网内三家供应商投标，后经了解其中一家不久前已控股另一邀请投标单位，因而取消了此次招标，另选合格供应商重新组织招标，网内供应商我们一般认为已审核合格，资格审查容易走过场，这个事件提醒我们在资格审查方面不能放松警惕。

竞争性谈判：一是，谈判操作程序不够严谨。因允许多轮报价，谈判过程的保密性要求更高，我们要求在与一家供应商谈判期间，其他供应商在固定场所等待，但存在供应商违反规定停留于谈判会场附近现象。对谈判最终报价，存在按谈判次序在各供应商最后一轮谈判结束后直接报价，导致谈判顺序靠前的供应商最终报价存在泄漏的可能；二是，谈判小组成员分工不明确，谈判时出现各自为阵，重复谈判现象；三是，谈判人员谈判水平有待提高，部分谈判人员在谈判中对谈判技巧、谈判策略、谈判节奏把握不到位，容易使谈判陷入僵局，难以取得预期的谈判效果。

询价：一是，目前我们较多采用传真或邮件的方式要求供应商报价，信息泄漏点多。组织询价的工作人员办公场所不可能是封闭环境，网络病毒盛行，邮件被窃助并不困难，报价信息保密性差；二是，询价文件一般较为简单，往往是一张报价表，技术要求、合同条款等内容不全面，容易产生不必要的纠纷。具体操作中我们出现过这种情况，在询价文件中明确规定了保质期及合同质保金，供应商传真报价仅写明价格、交货期，对保质期及质保金未做说明，我方视同其默认响应，并通知其以最低价中标，最终在签订合同时该供应商提出其报价基于货到全款付清，若留质保金需要提高报价。纠纷的产生需要花时间和精力去沟通解决，严重时可能导致整个询价工作失败重来。

单一来源：相比其他采购方式，谈判前标的价格的测算在单一来源采购工作中显得由为重要，掌握了价格范围谈判时才能做到心中有数。该项工作是建立在具有完善的价格信息库的基础之上，我们在此方面尚有所欠缺，一是，部分采购过的设备有整机价格但配件价格不全，而配件大多是必须采用单一来源方式采购的；二是，工作缺乏前瞻性，对未采购过但企业可能需要的设备，价格信息平时未进行收集；另外单一来源采购由于没有竞争对手，供应商相对更为强势，谈判的过程更为艰难，谈判人员的谈判技能更为重要，这方面也有待加强。

4 改进的措施与建议

通过了解各种采购方式的优缺点，总结分析过去各种采购方式在实际应用中碰到的问题，对如何进一步完善采购工作，我认为可以采取以下几点：

4.1 做好采购计划工作，为采购工作预留足够时间

该项工作是选择采购方式的基础条件之一，采购部门要主动把握企业生产和项目进展情况，对各单位的采购需求做到心中有数，尽量避免紧急采购情况发生。一是，防止本可采用邀请招标、竞争性谈判方式进行采购的项目因时间关系采用其他采购方式；二是，避免本可以用密封报价进行询价采购的采用传真、电邮等方式报价；三是，避免因时间紧沟通不充分而导致招投标文件编制不完善；四是有利于分别安排供应商进行领取招标文件、现场勘察等工作避免互相之间提前见面。

4.2 动态管理供应商网络

对不能保证至少有三家合格供应商响应的采购项目进行梳理，清除长期不响应我单位采购项目的供应商，引入新的合格供应商，杜绝出现网内有足够数量供应商却只有一或二家响应采购项目，避免网内供应商原本就不足三家的情况；关注因专有技术等因素长期选用单一来源采购的单位，了解市场上可与其形成竞争的企业或技术成长情况，条件成熟时引入以形成竞争机制；掌握供应商股权变更情况，避免发生互有关联供应商同时参加同一采购项目的情况。总体来说，除特殊情况外每个采购项目在网内能保持四到五家积极响应的合格供应商，更有利于形成竞争局面。

4.3 完善制度，规范工作程序

完善各种采购方式操作程序，在实际操作中发现问题解决问题并要形成制度，防止再犯。对一些细节的问题要引起重视，比如竞争性谈判中限定供应商活动范围使之与会场绝对隔离，最终报价提供便利条件采用密封报价方式等等，要加强制度和工作程序的宣讲力度，对违反规定的工作人员、评委、谈判代表和供应商不能讲情面，处罚要落到实处，全力创造公平竞争的环境，避免纠纷。

4.4 进一步完善价格信息库

价格信息的收集整理是一个长期积累的过程，需要长抓不懈。一是，要将价格统计工作纳入日常工作，由专人进行信息汇总和更新；二是，在进行设备采购时要求供应商提供配件及其他辅助设备的明细报价，有利于价格信息的收集；三是，通过信息梳理了解缺失的价格信息并重点收集，在与外界的交流、考察调研中注意收集企业可能需要的设备、材料的价格信息并录入价格信息库，以备不时之需。总的来说，价格信息越准确越全面越有利于采购工作。

4.5 加强学习，提高业务能力

工作人员要提高文件编制能力，要增强工作责任心，学习并完善文件编制的方式方法，编制前做好充分的内部沟通，编制后进行细心的检查核对，确保文件的编制格式规范内容清晰全面，避免因文件错漏，特别是针对容易引起大意的询价文件，从文件编制的角度考虑，可以要求供应商按我方编制的报价单进行报价；采购人员要提高谈判能力，体现集体谈判的优势，谈判小组中，成员之间应事先进行明确的分工，在谈判过程中，要注重互相之间的配合，注意谈判技巧、谈判进程和谈判的整体节奏，掌握谈判的主动权，避免来而不谈、各自为阵和简单粗暴的谈判方式。