高校图书馆应用座位管理信息系统的问题探析

【摘要】座位管理信息系统在高校图书馆逐渐得到应用，分析了在系统开发和实施运行过程中可能遇到的几个问题，即人流集中时的排队选座、占座行为的及时有效监管、系统的负面影响等，并给出了相应的解决方案，以实现预期的管理目标。

【关键词】座位管理信息系统；高校图书馆

当前，占座现象是高校图书馆非常普遍又难以管理的问题。为解决这一难题，有专家设计开发了基于单片机技术的图书馆座位管理系统[1-3]，但这类系统的适用性、扩展性都存在些问题，不适合高校图书馆的实际应用环境；也有学者探讨了基于计算机技术的图书馆座位管理系统的必要性[4]、架构和功能[5-7]；个别高校图书馆已经开发应用了此类座位管理信息系统[8-10]，取得了一定的管理成效，值得推广。但根据笔者多年的管理经验和近期的调研情况来看，要使这类系统真正在高校图书馆大规模应用，并取得更好的应用效果，在系统功能开发和实施运行过程中有几个问题还需要仔细斟酌。

1.几个问题

1.1 如何缓解人流集中时的排队选座

在每天早上开馆和下课期间，读者入馆流量相对集中，入馆高峰每分钟达上百人，此时可能出现读者排队选座，等待时间过长的问题。在上述几篇介绍系统设计、开发和应用情况的文章中，只有一篇文章以“座位自动分配”的功能[7]来解决，但文中设计的指纹认证方式存在缺陷，又容易造成排队等待问题，因为对于规模较大的指纹库，基于图像特征的1:N指纹识别模式的识别效率和速度比较低[11]，而且在指纹扫描时可能因手指皮肤的干燥程度、汗渍、污渍、指压及皮肤病等导致指纹图像的失真[12]，存在一定的拒真率]和误判率[13]，不适合需要快速处理业务的场合；对于通过门禁刷卡即分配座位[9]的方式，虽然不存在排队选座的问题，但这种操作流程不符合实际情况，会造成座位资源的浪费，因为读者进馆可能只是来借还书或咨询业务，不一定需要阅览座位。

1.2 如何及时有效地监管“占座”行为

座位管理系统要解决的核心问题是实现对“占座”行为的监管。读者“占座”现象包括多种情形：长时间离馆、暂时外出就餐、离座查书或聊天或取水等，要区别对待，即要允许短暂的离座行为，又要对恶意占座和超时占座行为做到及时有效地处理。从上述几篇相关研究来看，提供巡检和黑名单功能[8]，可以较好地实现及时有效的监管。对于进出馆在门禁刷卡识别占座[9]和释放座位[9-10]的方式，由于系统不能及时处理不离馆占座、离馆时不刷卡退座或暂离等现象，难以真正有效管理占座行为，实现座位资源的合理利用。

1.3 如何避免系统的负面影响

座位管理系统的实施过程不同于一般的企业ERP或OA系统，它的使用者不是数量有限的馆员，而是全校数万名读者，无法对他们集中培训指导，因此，新系统在颠覆了读者占用座位的传统习惯和操作生疏的情况下，他们难免产生抵触情绪，影响系统的实施效果。在系统进入正式运行阶段后，读者已经接受了座位管理系统，习惯于进馆选号入座，一旦系统不可用，将干扰他们正常的学习秩序，破坏图书馆的形象，这时如何及时解决系统BUG，完善系统功能，提高系统可靠性，保障系统安全，就成了技术人员的重要任务。

上述几个问题是座位管理信息系统在高校图书馆应用过程中可能遇到的，关系到系统应用的实际效果，决定着系统的成败，应该给予足够重视，采取适当的措施来解决。

2.应对办法

2.1 针对人流集中问题

人流集中时的选座排队问题，可同时采取提供预约、增加选座终端、自动分配座位等措施来解决。

2.1.1 提供预约功能

这里的预约功能不仅可以预约当天座位[7]，也可以在图书馆选座终端或登录座位管理系统的客户端预约第二天某时段的座位，读者只需要在预约使用座位的时间前后十五分钟内（系统可设定）进馆刷卡确认，即可入座，从而避免早晨排队抢座，亦可解决相识的读者需要坐在一起学习交流的问题。这里需要注意的是，图书馆应根据自身实际情况，提供部分座位让读者预约，尽量避免早晨排队进馆的读者无座位可选的尴尬。系统客户端预约流程如图1所示。

2.1.2 增加选座终端

在图书馆入馆大厅和各个楼层，配置一定数量的的选座终端，以便疏导读者流，同时可避免因单台设备故障，导致人流过分集中，加大选座排队的压力。

2.1.3 自动分配座位

根据高校图书馆进馆人流随时间变化的规律，在高峰时段，系统只提供“自动分配座位”功能，即当读者刷卡后进入阅览室选择界面，读者选择阅览室后将不进入座位选择界面，而是直接由系统随机分配（最好带有记忆功能，让系统自动分配读者经常选择的固定座位）一个空闲座位给读者，这样可以加快选座速度，缩短选座时间，缓解排队等待问题。

2.2 针对“占座”问题

导致读者“占座”的因素很多，根据实际情况对读者状态分为初入、暂离、回来、永离等，以区别对待。在就座阅读学习过程中，读者有事需要暂时离开，想保留座位，这时读者可以到系统的终端设备上刷卡，系统给出可选择的离开方式：临时离开、永久离开，此时读者只需选择临时离开，即可在系统规定时间内（读者状态为暂离）暂时离开座位。系统设置了暂离限制，由管理信息系统的监控服务来监控，若暂离读者超过规定的时间仍未回来刷卡入座，则系统将直接释放该座位，同时把读者状态改为永离，并记录违规一次。读者离座时间可分普通时间和就餐时间，后者应根据实际情况设定得相对长些。

另外，为使读者严格遵守这样的座位管理方式，需配以相应的监督和惩罚机制，即馆员巡检和黑名单制度[7，8]。图书馆管理员在巡视时，手持平板电脑通过无线网络登录管理后台，进入每个书库或阅览室的可视化座位状态界面[6，10]，实时监控在座读者，当发现有状态为在座，但座位上无人时，可以通过管理后台将使用该座位的读者设为暂离，暂离时间应设定只有几分钟；此处建议不要直接释放座位并记录读者违规，因读者可能正在去座位管理终端刷卡的路上，应该给予一定的缓冲时间，如超时未刷卡，则系统自动释放座位，同时记录读者违规一次。系统对读者违规次数累加到一定数量（如2次）以后，将该读者信息加入到黑名单库，禁止选座一段时间，以遏制占座行为。占座行为监管流程如图2所示。

虽然，巡检制度在系统初步运行阶段可能给相关馆员带来一定工作量，但随着读者逐渐熟悉系统的操作规范，违规占座现象的下降，加之系统的不断完善和平稳运行，巡检的频次可相应减少，工作量也随之降低，最终进入良性循环状态。

2.3 针对负面影响问题

座位管理系统的应用将影响到全校数万读者，为降低他们的抵触情绪，控制系统实施的风险，保障系统的顺利运行和图书馆的有序开放，图书馆应采取分步实施、积极引导和全力保障等措施。

2.3.1 分步实施

座位管理系统在国内高校图书馆中应用得比较少，系统功能还不完善，使用过程中难免会出现一些问题，需要探索解决办法，积累管理经验，并对使用效果进行评估。因此，系统应该分步实施，在某个阅览室或楼层进行试点，以尽量减少对图书馆正常开放的冲击；同时，考虑到读者需要熟悉操作流程，小范围的试行有助于他们体验刷卡选座或离座的过程，逐渐养成良好的选号入座习惯，为以后的全馆推广使用打下基础。

2.3.2 积极引导

在座位管理信息系统实施运行之后，图书馆应通过各种途径（如网站、海报、手册）积极宣传系统的功能，详细说明操作方法，并安排相应人员在选座终端旁作现场指导，以引导读者尽快掌握正确使用该系统的方法，并及时向技术人员反馈发现的问题。

2.3.3 全力保障

在系统正式运行之后，技术人员应采取各种安全措施，全力提高系统的可靠性，保障系统的平稳运行。首先，对于新发现的系统缺陷，要及时与开发人员沟通，以尽快完善系统功能；同时，要自行采取补救方法，弥补不足，降低消极影响。其次，对关键设备要有备份，包括热备和冷备；热备是指在线备份（双机热备或集群备份），当主设备故障时，系统服务自动切换到备用设备，对用户实现透明切换，该方式适合系统服务器；冷备份是指当主设备故障时，需要人工将备用设备更换上，这种方式存在一定中断时间，适合选座终端的备份。再次，净化操作系统，通过删除非必要的软件、删除共享文件夹和不用的用户名、设置防火墙、安装杀毒软件、关闭不用的端口、定期打补丁、更改系统管理员用户名和密码并设置攻击陷阱等措施，以提高系统安全等级。最后，配以精干技术力量，建立相应的管理制度，来保证各项安全措施的落实。

3.结语

本文对座位管理信息系统在高校图书馆应用过程中可能遇到的几个问题，给出了相应的解决办法，即通过提供预约功能、增加选座终端、座位自动分配等措施缓解高峰时段的选座排队问题，通过读者的多状态切换、馆员巡检和黑名单制度实现对占座行为的及时有效管理，通过分步实施、积极引导、全力保障来避免系统的负面影响。当然，高校图书馆应本着“读者第一”的原则，切实提高座位管理系统的“柔性”以适应各馆具体情况，满足读者多样化需求，不断提高系统的可用性和可靠性，最终实现座位管理的预期目标。

参考文献

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