论国际贸易中企业知识产权档案的建立

一、构建企业知识产权档案的重要性

加入世界贸易组织后，我国企业对外贸易中涉及的知识产权问题日趋增多。知识产权保护是企业发展的必要支撑。企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等，是企业重要的无形资产。1995年1月施行的《与贸易有关的知识产权协议》（TRIPS），是世界上第一个把知识产权保护与贸易制裁紧密结合在一起，强制执行的知识产权国际公约，是从法律上给予知识的承认和保护。它规定了知识产权保护的范围，包括版权及相关权利、商标、专利、工业设计及未公开信息等。其中未公开信息是指商业秘密和未公开的试验数据。它往往通过文字、图形、声像等形式将智力劳动形成的过程及其试验数据记录在作为原始凭证的档案材料中。这样，档案中商业秘密和试验数据的拥有者往往也是档案的形成者。档案部门在提供这部分档案利用时必须要考虑到相关的知识产权问题：既要保护档案中知识产权不受侵犯，又要将档案中记载的智力劳动成果充分开发加以利用，与国际接轨，服务于市场经济。所以，管理好企业知识产权档案，是保护企业知识产权的一项重要的基础性措施。

为了使我国企业与世界接轨，适应世贸组织法规和实行现代企业制度对企业档案工作的要求，国家档案局、国家经贸委、国家计委于2002年9月1日联合印发了《企业档案管理规定》，其中第十条要求：“企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。”①《中国入世工作报告》规定，“商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采用保密措施的技术信息和商业经营信息。”②“入世”后，保护商业秘密即是一项国际义务，也是保护我国企业知识产权档案的一项重要措施。

二、目前国内企业知识产权档案保护现状

（一）企业知识产权档案意识薄弱

随着知识经济的发展，知识产权档案在企业发展中的作用越来越大。它是企业知识管理的一项重要职责。在国外，企业已把知识产权档案当作企业发展的“命根子”，千方百计地加强知识产权档案保护，收集有关知识创新、发明所形成的专利文件、成果鉴定等档案材料；而我国不少企业对知识产权档案保护的作用还缺乏足够的认识，保护意识不够。很多企业在研究开发、生产经营中不重视知识产权档案的保护，科研成果研究出来后，不是去申请专利，寻求法律保护，而是进行成果鉴定，，公开成果，造成新颖性的丧失，进而也丧失了申请专利的权利。

（二）知识产权档案资料流失严重

企业科技人员的流动造成知识产权档案资料的流失。科技人员流动是市场经济体制下劳动择业自由的体现，也是促进人才分流、实现科技人才和技术资源优化配置的一项重要措施。然而，由于企业管理的缺陷，加上科技人员法律意识薄弱，不少科技人员在流动过程中，不遵守国家法律、法规和企业的管理制度，把本企业的关键技术或秘密文件及档案资料当作给新企业的见面礼和提高自己“身价”、得到器重的砝码和资本，携其“跳槽”，导致知识产权流失。

（三）知识产权档案管理弱化

加强知识产权档案管理和保护是美、日等发达国家企业的通常做法。美、日等国的企业，尤其是科技型企业，普遍设有知识产权管理机构，如美国的AB、IBM、摩托罗拉，日本的松下、日立、东芝等公司，都成立了全面负责知识产权工作的知识产权部，美国AB公司的知识产权部有20余人，松下公司包括分布在世界各地的知识产权管理人员则高达500余人。与发达国家企业相比，我们的差距很大。目前，许多企业既没有专门负责处理知识产权事务的机构和人员，也没有制定相应的知识产权文件档案资料管理、保护的规定，更谈不上灵活地运用知识产权战略来促进企业发展了。

三、企业知识产权档案保护的对策建议

企业档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时，它们能起到至关重要的凭证作用。例如：在产品申请发明、实用新型或外观设计专利发生申请权纠纷时，产品档案中的技术协议书、委托书及相关合同文件往往能为纠纷的解决提供有力的证据，因为这类文件具有法律效力，是有关产品设计和生产制造的依据性文件，一般含有明确产品专利权属和其他权利的内容；产品设计计算文件、产品图样、产品装配试验的技术条件等文件是产品申请专利时证明其专利性（即新颖性、创造性、实用性）的重要凭证，主要依据这些材料而编制的说明书构成申请专利最基本的文件，发生有关该产品的假冒、仿制等侵权纠纷时，这些文件则是十分有利的证据；产品商标设计和注册的有关材料既是商标的载体，更是商标权权属的有力依据。③因此，加强对企业知识产权档案的安全保管，是保护企业知识产权的一项重要措施，可以从四个方面入手：

（一）应明确本企业知识产权档案的内容，特别是驰名商标档案的保护。

驰名商标是企业形象的象征，是企业知识产权的集合体。驰名商标管理的基础是档案管理，企业完全可以利用传统的档案管理模式达到管理保护效果。企业应该设立专门管理岗位，保证驰名商标档案管理的准确性以及连贯性。

从目前的实际情况来看，有些企业将此岗位设立在办公室、市场部、秘书部等部门，但这些部门较大的人员流动经常使驰名商标管理出现断层，同时，相关人员法律知识的匮乏又往往会给管理带来意想不到的麻烦。实践中，越来越多的企业将这一管理责任交由档案部门承担，或设立知识产权管理部门，取得了较好的效果。

（二）建立纸媒介的驰名商标档案及电子化的驰名商标管理数据库，加强企业知识产权档案统一管理，提升企业的竞争力。

驰名商标档案及数据库的建立，可以直接使企业对于自身商标状况进行全面了解，跟踪市场份额。管理者可根据自身情况进行分类，比如可以按照产品线划分类目，同一类目下以商标名称建立卷宗，单件商标又要按照商标本身特点设立档案内容。如海尔集团公司将企业开发研制的新产品、工艺及商标、专利等档案全部集中于档案信息中心统一管理，有效地保护了企业知识产权档案的安全。④目前，由于企业档案管理组织体制不合理，导致企业商业秘密档案被盗的案件屡有发生。

（三）应加强对企业员工的保密教育，使员工增强保密观念，自觉保护企业知识产权档案，特别是商业秘密档案的保护。规定企业员工包括不同业务主管接触知识产权档案的权限，每个员工不得查阅自己无权利用的档案。

（四）建立企业有效的电子文档安全管理机制，防止企业知识产权的流失

加入世界贸易组织后，伴随着企业集团化趋势和中外商贸联系的增强，依托网络通讯技术的迅速发展，电子商务和电子通信必将得到促进，电子档案、多媒体档案及其他新型载体材料档案将大量出现，如何保证电子文档案的真实性、可读性、凭证性，尤其是电子文档的安全性，是值得探讨的问题。

在大多数的读者眼中，安然事件和企业信息化、企业的电子文档保护没有任何关系。但如果美国的安然公司和会计事务所之间传送的电子文档能够妥善保管的话，我想美国证监会也不会轻易地获取很多电子证据。在文档保护方面，国内的情况和美国比起来就更加糟糕了。据一项调查显示：中国500家大型企业中，企业对电子文档几乎没有任何防护措施。有保护措施不到3％，一些机密性的档案材料，电子文档轻易的就可以通过电子邮件和移动硬盘泄密到网络外部，造成企业知识产权严重损失。2000年中国国家信息安全课题组的《国家信息安全报告》指出，若以10分为满分计算，中国的信息安全强度只有5．5分。

随着我国企业与世界接轨，企业知识产权的保护越发重要。同时，知识产权和商业机密的存在又大多是电子文档的形式，所以企业内部建立有效的电子文档安全管理机制是迫在眉睫的事情。现在泄密的渠道主要有3种：电子邮件、移动硬盘和打印泄密。因此，要加强电子文件的归档管理，根据国家有关电子文件和电子档案的管理办法，实行双套制保存，保证数据的安全和有效。总而言之，商业机密等电子文档资料的保护是中国企业进入WTO之后亟待解决的问题，也是企业知识产权档案保护重要措施之一。企业内部网络安全任重道远。

注释：

①罗军，对企业档案工作服务机制创新的两点思考，《档案学通讯》，2004，（2）

②马素萍，中国“入世”与企业档案工作对策，《档案学通讯》，2003，（6）

③徐拥军 王宏，论企业档案在企业知识管理中的作用，《档案学通讯》，2004，（3）

④海尔集团公司，档案信息海尔创新之本，《全国企业档案工作座谈会典型经验交流会》，2000年6月