运用人际沟通技巧提高图书馆馆员的服务能力

摘要：有人说，当今的时代是一个沟通的时代，沟通是一个组织赖以生存的重要过程。那么做为图书馆馆员如何运用人际沟通技巧，来提高服务能力呢？文中认为一是情绪控制与调节；二是口头语言的沟通；三是掌握沟通交流中听的要领；四是图书馆服务工作中的微笑；五是与读者的目光交流；六是交流中的提问；七是倡导服务用语；八是尽量用生活语言，少用专业语言。

关键词：人际沟通；图书馆；服务

中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1009-0118（2012）12-0190-02

一、前言

人际沟通的能力指一个人与他人有效地进行沟通信息的能力，包括外在技巧和内在动因。职业工作需要沟通能力，各行各业，无论是会计、社会工作者、工程师，还是医生、护士、教师、推销员，沟通的技能非常重要。就说整体护理活动的实践表明.护士需要70%的时间用于与他人沟通，剩下30%左右的时间用于分析问题和处理相关事务。很显然，护理不仅需要专业知识和技能，而且越来越需要与他人沟通的能力。那么在图书馆服务工作中，也是时刻要与读者进行沟通的，图书馆馆员对沟通技巧的运用，不仅取决于语言的表达，还取决于其他以身体辅助和加强表达的种种行为（如微笑、倾听等），这些表达既体现出图书馆馆员的服务水准，而且决定了读者对图书馆的印象。因此，图书馆员与读者的交流不仅仅只是简单的服务关系，更是馆员与读者彼此之间心灵的交汇。通过服务活动交流感情，增长知识和才干，共同完成读书这一创造性的劳动。笔者就如何运用沟通技巧，提高图书馆馆员服务能力谈谈以下几点体会：

二、情绪控制与调节

普通心理学认为：“情绪是指伴随着认知和意识过程产生的对外界事物的态度，是对客观事物和主体需求之间关系的反应。是以个体的愿望和需要为中介的一种心理活动。情绪包含情绪体验、情绪行为、情绪唤醒和对刺激物的认知等复杂成分”。在读者利用图书馆的过程中，图书馆的各种服务活动伴随着读者的主观体验产生出情绪和情感。同样，在读者与图书馆员的沟通中，也是一个情感交流的过程。馆员与读者的情感交流，使各自保持良好的情绪，图书馆馆员与读者双方都起着一定的作用。在图书馆的服务工作中，读者来自四面八方，层次不一，性格脾气各异，无论是喜、是忧，我们都应以诚相待，要包容一切，要做到喜怒不形于色，不以物喜，不以己悲。要做到这点，首先取决于图书馆馆员的情绪控制与调节，图书馆馆员一旦走上工作岗位的那一刻，就应理解自己所在岗位责任的重要性，并且应具有一定的心理承受能力，要忘掉一切烦恼，自觉调整自己的情绪，使之处于稳定和平静的心境，根据读者的心理特征进行服务，正确处理服务与需求的关系。如果图书馆馆员为读者提供良好的服务，满足他们的需求，读者的情感便会朝着积极的、良性的方向发展，只有这样，才能有效地进行沟通。

三、口头语言的沟通

语言乃是沟通的必要的媒介和重要的讯号。在图书馆服务工作中，馆员要使用诚恳及谦逊的态度，给人美好印象的丰富的口头评议和人接触，就能够建立起良好的人际关系，从而产生自信心和主动意识。美的语言不仅使听者心情愉快，感到亲切、温暖，而且能融洽彼此之间的关系。馆员应用语言时，一是使用的语言要符合道德规范，与读者交流时，谈话的内容不超出自己的工作范围，在工作中不谈论私事，不谈论他人隐私，不谈论是非，要体现出对读者的责任和道德之情。二是使用的语言要用普通话，语音要准确，音量要适度，以对方听清楚为准，切忌大声说话；语意要明确，表达的意思要确切，不能含糊，不能模棱两可；语调要柔和，讲话时语音高低、轻重、快慢要适宜；语气要适度，与读者交谈时，一定要在语言上表现出热情、亲切、和蔼和耐心，要尽力克服急躁、生硬等不良情绪。三是使用的语言要有针对性，讲话的内容要实事求是，与读者交流时要注意语言的艺术性和通俗性。四是要依照当时气氛选择适合对方的言词（用语及敬语），有礼貌地以平静情绪看着对方的眼睛说话。而且对说话速度的控制、语气的停顿上也要多下功夫，尽量使话语生动，重点突出，加强效果。五是判断读者理解的程度，也是相当重要的。

四、沟通交流中听的要领

倾听，就是细心地听取。在与读者交谈时，馆员应该懂得要站在对方的立场上去听，怀有宽容之心。此外，还要有能力制造能让对方舒舒服服说话的气氛。在倾听的过程中，馆员一是用认真的态度集中精神聆听，神情专注、认真，中途不要打断对方的说话或插话，以免他人思路中断，造成不能进一步的交流。二是在适当时机表示赞同和附和他人的讲话内容，轻声说声“是”、“嗯”，或点头表示同意就可以了，切勿频频点头，或随意发笑，这些都是轻浮、虚伪和不尊重他人的表现。三是在读者谈话告一段落后再发问，若发问事项很多，就逐项列举，依照谈话的内容顺序发问。四是读者说话时，不要挑语病或抢话。即使对方说话缓慢或突然中途说不出话来，也要静静耐心地倾听，同时尽量表示了解的心态。只有这样，才能有益于彼此之间的关系，如果你专心致志地听他人诉说，表示出你对他人讲话的内容很重视，能使对方产生一种信任感，同时只有听他人诉说，才能了解和掌握其心理状况，这对做好读者服务工作，起到至关重要的作用。正如有人说，说服别人的最佳方式是用你的耳朵听，这句话很有道理。

五、图书馆服务工作中的微笑

微笑服务是各个服务行业所要求的，它是自尊和尊重他人的一种表现，也是图书馆员拥有良好服务心理的特征。王学义说，善于微笑的人，通常是快乐的且有安全感的人，也常能使别人感到愉快，是性格成熟的表现。健康、愉悦的微笑能增进人际关系，也是不良心理的一剂解药。可见，微笑能净化情绪氛围，消除郁积的紧张和压力，使人们的生活得到鼓舞、欢悦，情趣盎然。在图书馆服务工作中，馆员面带微笑，对馆员而言，表明心情愉快，乐观向上，才会产生吸引读者的魅力，同时也表明馆员自己的自信心，以不卑不亢的态度与读者交流，能使读者产生信任感，不知不觉地缩短了心理距离。因为你微笑时，给对方的印象是友好的、愉快的，这种气氛会感染对方，从而能使对方产生与其配合的愿望。在运用微笑时，要适度、适宜，由于它是一种极富魅力的非语言信息，面部表情可以表示一个人的真正情绪，也可以与实际情绪相矛盾，有时也可以掩饰某种情绪。所以馆员要善于把握好自己的微笑，不恰当的笑容，往往引起误会，有时会使人感到莫名其妙。因此，微笑要适度、适宜，其基本要求是形笑神也笑，表里一致，动作自然，分寸适度，这样才能展示你的真诚、亲切、友好，为深入沟通与交往创造温馨和谐的氛围。

六、目光交流

眼睛是心灵的窗户，人们内心深处的所有语言，人的感情、态度和情绪，往往通过这个窗口透露出来。因此，在人与人的交往中，眼睛的作用显得更为重要，更富有表现力和感染力。目光交流，既能捕捉自己所需的信息，又能引起对方的注意。比如，用会意的目光交流，馆员要营造和维护图书馆安静的借阅环境，与读者交流时，馆员通过表情，目光的投向，亲切地、含蓄地传递安静的信息，引起读者的注意，使读者的思维活动与馆员保持一致，达到和谐协调，在这种环境里不会有大声喧哗和嘈杂的现象，促进读者共同遵守和维护图书馆这种安静的借阅环境，进而配合和协助馆员做好工作。又如，用真诚的目光交流，在与读者交流时，馆员静静地注视着对方的面部表情，以示真诚相待。注视是一种心理交流，能加强情感共鸣。如果在双方沟通中，一方左顾右盼，另一方感觉是在敷衍，待人不诚恳，因此，馆员在与读者沟通中应提倡积极的视觉语言，避免消极的视觉语言。如果馆员用赞许的目光，可给读者以信任和鼓励；用善意批评的目光，可改变一些读者的不良行为，这种间接的、含蓄的传递方式，比语言的效果还好，实际上起到了“以目传神”、“以情达意”的作用。

七、交流中的提问

在日常生活中，人们通过提问的方式来获取信息，也通过提问来引导对方倾诉。图书馆服务工作是与读者打交道的，馆员应从读者的阅读需求满足程度方面来服务，服务过程中的提问，一般选择征询的提问方式，比如，馆员可主动征询读者，“你需要借阅图书吗？”“你需要什么期刊？”等，这种提问直接了当，表达出对读者的关注，融洽两者之间的感情。在征求读者意见时，可用闭合式的征询提问用语，“你认为这本书怎样？”“你觉得这篇文章很有道理吗？”等，这种提问既给对方及时决定是否采纳，且简单直接，总之，馆员在交流中，运用提问语言，应以礼貌、诚恳的态度，主动热情，这样容易造成一个友好的谈话氛围，以达到交流情感，沟通思想和解决问题的目的。

八、倡导服务敬语

敬语，敬人之语。服务敬语，对图书馆员来讲，主要包括两个方面的基本要求，即是尽量使用文雅语言，努力回避粗俗语言。在图书馆服务工作中，馆员应做到：一是文明的语言，与读者交谈时，不仅要用词准确，而且语调要柔和，切忌伤害性语言，不讲有损读者自尊心的话，不讲低级趣味的粗话、脏话，也不能讲讽刺挖苦读者的话，处处体现对读者的尊重，即使与读者有矛盾，也要耐心摆事实，讲道理，经得起委屈，表现出良好的道德修养。二是礼貌的语言，与读者交谈时，语言力求恭敬、高雅、脱俗，这样可展示自己良好的教养。比如，在服务工作中，读者到馆时，馆员要主动热情地迎候，“你好！”“欢迎你的光临！”等用语，能使读者有宾至如归之感，即是对读者礼貌和欢迎的表示，也给读者一个良好的印象；在借阅过程中，主动为读者服务时，“你想找什么书？”“有什么需要我帮忙吗？”等用语，使读者倍感亲切，在道别时留下情谊。三是自谦的语言，与读者交谈时，说话要谦虚，不自高自大，态度要诚恳；在听取读者意见和建议时，要认真倾听，如有做不到的地方，要虚心接受，加以改正，表示你的歉意；不要随便许愿，信口开河，要诚信于人，使对方感到你是可信赖的。“礼者，敬人也。”馆员应重视自己的礼貌语言，它可给对方留下良好的印象，达到彼此之间感情的融洽，相互理解，合作愉快。

九、尽量用生活语言，少用专业语言

在交往中双方交流的效果如何，不仅取决于交流者所运用到语言能否恰当地表达，更重要的是取得对方的理解和接受。在图书馆服务工作中，有效地与读者进行沟通，必须使用读者最能接受的语言。沟通语言毫无疑问是最重要的，除了要避免使用方言外，还要注意使用双方理解一致的词，虽然专业术语主要用以说明专业性、技术性问题，但对于缺少该专业知识的读者来说，就不那么容易听懂和理解，谈话交流需要人听，而且要让人听懂，在沟通交流中，应多使用生活用语，应简明些、生动些、愉快些，尽量不用或少用专业术语交流，以达到通俗易懂的目的。

十、结语

图书馆知识文献的传递主要是通过读者服务工作来进行的，读者服务工作是图书馆工作的中心环节，是检验图书馆工作质量的标准。图书馆为读者服务的过程，也就是馆员与读者沟通的过程。

阮冈纳赞说过“不管图书馆坐落在什么地方，开馆时间和设备怎样，也不管图书馆的方法怎样，一个图书馆的成败的关键因素在于图书馆工作者”，馆员素质直接影响读者服务质量和水平，只有不断提高馆员自身的综合素质，运用人际沟通技巧，才能最终提高图书馆馆员的服务能力，提高图书馆的整体形象。

参考文献：

[1]华君.情绪管理职场减压完全手册[M].长征出版社，2009，（10）.

[2]陆瑜芳.办公室实务[M].复旦大学出版社，2003，（2）.

[3]江福洋.奥妙的人体语言[M].中国青年出版社，1998，（5）.

[4]程亚男.图书馆文明手册[M].北京图书馆出版社，2003，（6）.

[5]卡耐基.卡耐基沟通的艺术[M].中国城市出版社，2007，（5）.