试析高校科研秘书岗位职责与角色定位

1 科研秘书岗位职责

科研管理工作工作内容繁多：涉及项目、成果、经费、学术交流、考核、奖励等。科研项目根据归口不同，分为横向项目管理和纵向项目管理。根据项目进展的不同阶段，分为项目申报管理、在研项目管理、项目进展管理、项目变更管理、项目结题管理。不同类型的项目、项目的不同阶段管理终点和管理方法不尽相同。科研考核和奖励指标多元、过程复杂、工作量计算任务繁重。以上这些都决定了科研工作的复杂性。

1.1 协助学院领导做好科研管理工作

协助主管院领导完成学院各级各类科研项目、奖励的组织、申报工作，以及在研项目的过程管理与结项管理；根据学院党政会议决定，协助主管院领导进行本学院科研规划的前期调研、组织论证工作，协调、组织各科研团队高层次科研项目的前期论证、高层次奖励的前期培养；协助学院领导进行“产、学、研”的纵、横向联系;按学院的要求，协助主管院领导，组织本院应用研究及横向课题的信息收集及对外联系和管理；协助主管院领导实施科研计划,协调并及时解决科研过程中出现的问题。协助学院领导和各点负责人，做好重点建设的日常管理工作。

1.2 协助学院领导和各研究生学位点做好研究生的思想政治工作与日常管理

在研究生中设立学生自我管理组织和其他社团组织，卓有成效地开展各项工作；完成研究生的人事档案与组织档案的管理、毕业与就业指导工作；完成研究生的评优、纪律、考勤等其它日常管理工作。

1.3 协助学院领导和各研究生学位点做好研究生的业务培养与业务管理工作

按学院党政会议的要求，协助主管领导和各负责人组织本院学位点的申报，各学位点的内涵建设、学位点培养方案的制定、修订与研究生个人培养计划的制定；协助学院领导和各学位点领导，按学校的规定做好导师的遴选、增选、培训、考核工作；组织各学位点做好本院研究生的招生宣传、入学考试和学籍注册工作；按学校和学院要求组织研究生教学工作的检查、教育管理系统的维护与使用；按学校和学院要求组织各学位点研究生中期筛选、论文开题与论文中期检查、论文答辩与学位授予及学位档案的管理。

1.4 其它日常科研管理工作

定期收集、整理本单位的科研成果数据，按科研处和学院有关规定，做好本院科研成果的录入存档、对外汇报材料和总结的起草工作；及时落实科技处等部门下发的各类通知、文件，负责项目申报、学科建设、课题开发等资料整理工作，负责科研资料的建档、归档工作，负责草拟科研工作相关的计划、总结、办法和制度，负责学位点的申报工作，负责各类学术活动的组织安排和服务工作，完成年终科研工作量的统计、计算工作，负责社会科研合作工作，等等。协助教授、博士做好同学校有关部门间的工作联系。

2 高校科研秘书的角色定位

2.1 服务管理者

作为科研管理人员，其核心任务就是为一线科研人员提供科研保障，其最终价值也是通过一线科研人员的科研成果体现出来的。服务性是科研秘书的本质属性之一，因此服务者是科研秘书所扮演的首要角色。科研秘书应强化服务意识,履行科研管理服务职能。科研秘书要把各级科研领导机构工作的需做为自己工作的中心，以各级科研领导机构工作的对象做为自己工作涉及的领域，以各级科研领导机构工作的权限做为自己工作的范围，做到全心全意为各级科研领导机构提供优质服务，同时还要鼓励老师热心从事科研活动，尽可能提供周到详尽的服务和支持。科研秘书服务的好坏不仅会影响科研项目的数量和质量，也会关系到科研管理机构的效率和形象。

在管理工作中遵循以人为本的管理理念，热情服务，平等待人，主动与科研人员交流，听取其意见和建议。管理工作者应该树立“以师生为本”的管理思想，以师生为本，考虑师生的感受、师生的利益。对上要直接为相关职能部门和院系领导负责，对下要为在教学与科研第一线的教师以及广大的学生服务。想科研人员所想，急科研人员所急，尽量解决他们在科研工作中遇到的困难，使他们能够一心一意投入到科研工作中去。科研秘书要统筹全局、精心组织完成各级科研管理机构交予的日常科研任务，同时要按照按相关机构的有关制度对工作进行科学化管理。在科研管理的过程中，不仅要遵循规章程序，确定合理标准来指导、规范自身的行为，同时还要善于发现科研管理中存在的问题，能够提出合理的建议和解决方案，以此来推进科研管理系统的完善。

2.2 沟通协调者

科层组织的效率取决于各个科层之间有效的沟通、协调。因此，科研秘书要扮演好有效地沟通和协调者的角色。科研秘书需要协调学院领导处理日常科研管理工作，协助学校科研管理部门完成各项科研管理工作，承上启下、协调左右，是各种科研情况上通下达的枢纽。学校科研管理部门与学院领导时间和精力有限，因此不能在对于科研工作及科研人员的管理上做到事必躬亲，这就需要科研秘书发挥桥梁作用，做到上情下达，通过公布信息等形式，使科研人员及时、准确的了解学院的科研信息以及领导的科研管理意图，如果老师对执行某一科研决定不理解或遇到困难，科研秘书应该耐心解释，想办法为老师解决各种问题和困难；当各职能部门、各院系老师因认识和处理问题的角度不一致引起矛盾时，科研秘书要充分发挥其协调职责，化解矛盾，理顺关系，解决问题，使其能够消除疑虑，建立和谐的科研氛围，而且要做到下情上达，确保政令畅通，使学校科研管理部门与学院领导能够准确把握科研人员的情况变化。科研秘书是老师和各级科研管理部门之间的桥梁和信息传递者，是具体科研问题的发现者和初步解决者。

2.3 实施监督者

科研秘书起着对具体科研事务提出建议与进行监督的职责。作为高校科研力量的基石，高校科研人员是高校科研力量发展壮大的重要保证。但科研人员对科研管理过程中得业务知识了解并不够透彻，在项目申报、结题验收等科研活动过程中，往往会患得患失、顾此失彼，这就需要科研秘书发挥其在科研管理业务方面的优势，尽可能地解决科研人员在实际工作中遇到的困难，使科研人员可以从繁琐的事务中解放出来，从而能够全身心地投入到科学研究中，创造更多宝贵的科研财富。

科研秘书的监督应通过日常的秘书工作来实现。不是对项目内容进行干预，而是在程序上对科学项目进行监督。不仅要协助各级科研领导解脱具体科研事务的纠缠，集中精力开展领导行动与决策，而且要积极为各级科研领导出谋划策。不仅如此，科研秘书要认真贯彻实施各种科研项目、督促检查执行情况，实事求是地向各级科研领导反馈信息和提出批评建议，以促进各级领导工作的进一步完善。

3 小结

高校科研管理水平的高低决定了其科研活动开展得如何，在科研管理实践中，能否做好科研管理工作的前提之一是科研秘书能否明确到自身的岗位职责和角色定位。科研秘书的工作不同于一般的行政工作，也不同于具体的科学研究，它有着特定的功能和要求，是一项复杂的社会工作，要求具备较高的科学管理素质。