学生公寓“门禁系统”安装项目管理浅析

【摘 要】浅析高校学生公寓门禁系统安装项目的进度与管理工作中的问题，实施项目管理的可行性。

【关键词】学生公寓；门禁系统；项目管理

一、学生公寓管理工作中的问题

学生公寓是学生学习、生活的重要场所，是学校管理育人、服务育人、环境育人的重要阵地，同时也是衡量一所学校管理水平的重要尺度。随着高校办学规模的扩大和后勤社会化改革的不断深入，传统的学生公寓管理模式已经不能适应社会发展的要求，而今的学生公寓管理正朝着科学化、全方位、制度化、社会化、集约化、智能化的方向发展。因此，学生公寓管理也必须由传统管理模式向智能化、信息化管理方向转变，采用先进的管理工具、使用科学有效的管理方法，从技术上根本解决管理的难题已显得至关重要。

二、高校学生公寓管理工作中实施项目管理的可行性

任何社会机构的管理都是围绕其职能和目标施行的，高校学生公寓管理的核心价值在于育人功能的充分体现，既管理育人、文化育人和服务育人，以达到高校“育人为本”的目的。因此，高校学生公寓管理也必然服从于它的目的，维持着公寓服务育人功能的正常发挥。就项目的属性看，目标明确、有一定独立性、必须利用一定的资源完成的工作都可以理解为项目；而从特征上讲，高校学生公寓管理在很多方面与一般社会机构的管理特征是相同或近似的，例如人事管理、资源管理、信息管理、财务管理等等。——从这个角度讲，高校学生公寓管理，是可以引入项目管理理论进行指导与研究的。

门禁管理系统具有非法用户报警功能、防止尾随、自动图像抓拍、快速通过、双向进去、自动方向识别等功能，它将大大提高了公寓管理工作效率，增强学生公寓服务能力，从而达到学生公寓管理育人的功能。但这套智能门禁系统作为一个信息管理系统，如何在最短的时间内，用最有效的方式完成新系统的安装，必然就成了我们所研究的新课题。新系统的安装工作作为一个新的项目，在实施过程中总会受到主观和客观因素的干扰影响，如项目详细规划阶段因技术信息掌握不全面、客户需求不够明晰因素，导致项目缺乏详细准确的项目计划；系统安装调试阶段因客户需求发生变化，技术人员调试准备工作延误，以及调试配合人员变动因素，导致项目缺乏对需求变更的有效管理；系统试运行阶段因技术人员不足及其对新选型设备的不适应因素，导致项目缺乏对实施过程中有效的控制和管理；系统验收阶段因未做好验收测试及验收文档资料的准备工作因素，导致系统试运行期间出现的问题未及时完成修改和完善，造成工作上的返工。基于以上影响因素，势必就要我们在了解和掌握项目进度计划和进度控制的相关理论、工具和方法的基础上，依据其具体情况、限制条件等制定一个详细的项目进度计划，对未来要实施的工作进行周密安排。同时，在进度计划执行过程中进行全过程进度控制，对新系统应用工作各项活动进行监督检查，掌握项目的实施进展情况。并将实际情况与计划进行对比分析，对于在实际执行过程中出现的进度的偏差，必要时采取有效举措，不断做出调整，消除与计划不一致的偏差，从而保证各项工作按照预定的进度目标计划执行，直至该智能门禁管理系统正常运行使用的项目目标最终实现。

三、项目管理的发展

自上世纪50年代起，以网络计划技术为基础的项目管理技术在西方诞生。经过50多年的发展，它已经在各种项目的组织和建设过程中被普遍采用。尤其是随着计算机应用软件的成熟，这种技术已成为西方项目管理方法的主流。到目前为止，西方比较成熟的项目管理技术主要集中在项目结构的定义、计划优化技术、进度和投资的跟踪控制等方面，常见的项目管理工具有以下几类：1、使用工作分解结构WBS对项目活动进行基本分解与定义。2、利用责任矩阵将项目的组织结构与工作分解结构WBS结合起来，建立项目活动之间的责任关系。3、甘特图和网络计划技术用以对项目进行直观的展示，分析项目活动间的相互影响，从而找出关键活动和最佳工期。4、项目管理信息系统PMIS可为项目管理信息提供交流的手段，提高项目控制工作的执行效率，同时为项目管理者决策提供支持。

随着我国改革开放的不断深化和社会主义市场经济日趋完善，项目进度管理作为现代组织发展过程中的一种重要管理手段，越来越受到人们的重视，很多行业也逐渐开始采用项目进度管理的方法，使得我国的项目进度管理在最近20年得到了快速的发展。很多学者从各个角度对项目进度管理的研究进行了积极深入的研究和探索。

四、智能门禁系统在高校学生公寓管理中的应用与研究

我国已有很多学者进行过学生公寓智能门禁系统的理论研究，而他们所研究的智能门禁系统，正是高校学生信息管理系统的重要组成部分。高校学生公寓智能门禁系统的研究首先要对学生公寓内电气设计情况进行介绍与分析。智能门禁管理系统是由现代通信与信息技术、计算机网络技术、行业技术、智能控制技术汇集而成的，针对某一个方面的应用的智能集，国内高校学生信息化管理的起步较晚，尤其是学生公寓智能门禁系统的安装存在着技术范围广，规范性强，时间紧迫，需求变更大等诸多问题，这就需要公寓管理部门在一个确定的时间范围内，为完成公寓信息化管理这个既定目标而建立特殊形式的临时性组织运行机制，以项目小组为临时组织结构，抽调相关部门的精英业务人员组成项目小组，只有这样才能较好地协调理顺各种关系，整合各方面资源，缩短公寓信息化管理完成时间，从而提高公寓管理效率，而项目进度管理的优势恰恰在于它能很好处理跨部门、跨领域工作中的复杂问题，并实现更高的工作效率，充分显现了项目进度管理在我国高校学生公寓智能门禁系统安装过程中所起的作用。

五、国内外现状

国外对项目进度控制管理已经有几十年的历史了。美国的H.L.Gantt在二战间所创造的甘特图至今仍是工程建设项目进度控制管理中最常用的方法之一。但是甘特图不能明确地表明任务间的关系，也不能反映出任务拖延或者资源调配的问题。

50年代以后，由于科学技术和生产力的迅速发展，生产社会化达到了一个新的水平，市场竞争和国际军事竞争日益激烈，这就促使人们进行计划管理方法上的变革，网络计划技术在这种形势下应运而生。

1957年美国海军特种计划局为军备竞赛和开发宇宙空间的需要，提出“计划评审技术”（即Pert），首先用于北极星导弹核潜艇的研制，对参与该项工程的众多科研单位和厂商协调工作，原有的6年研制时间提前了两年完成。60年代后，该技术又用于阿波罗载人登月计划，并获成功，随后，网络计划风靡全球。

随着计算机应用软件的成熟，以网络计划技术为基础的项目管理已成为西方项目管理方法的主流，到目前为止，西方比较成熟的项目管理技术主要集中在项目结构的定义、计划优化技术、进度和投资的跟踪控制等方面，可以归纳为：工作分解结构WBM、责任矩阵甘特图、网络计划技术、投资计划、项目控制技术、项目管理信息系统PMIM。

相对于在其他业务领域应用的日渐广泛和成熟，项目管理对于高校学生公寓管理工作而言还有很多丰富的经验和内容值得借鉴。在传统的、低效能的管理方式已渐渐不适合于今天的高校学生公寓管理工作，通过学习和应用项目管理理论，积极推动和促进学生公寓管理工作体制的改革是一项具有实际意义的行动。