基于服务的高校档案信息化建设

摘 要：档案工作的评价应以便于社会各方面利用为准则。高校档案建设应着眼于如何更好地服务师生。作为高校重要的基础性工作，它深刻地反映并影响高校管理建设水平。正确认识档案工作与高校管理建设的依存关系，适应新时期高校档案工作的要求，有利于顺利地开展档案工作，提升档案服务水平，从而促进高校管理建设工作的规范发展。

关键词：档案工作；信息化建设；高校管理；高校建设

高校的档案工作无论是从历史还是现实的角度来看都是不可缺少的，但是某些高校对档案工作的重视程度不够也是不争的事实。如何正确地认识档案工作与高校管理建设之间的紧密联系，信息时代背景下高校信息工作如何更好地服务师生是本文研究的重点内容。

一、 高校档案服务对象的需求

1. 满足校内师生信息需求

高校档案的服务对象最主要的群体是校内师生。集中表现为教师的教学、科研，学生的学习、就业等方面的档案信息服务功能。

第一，保障教学活动顺利开展，服务教学评估。教育部自2003年起确立了周期性教学评估制度，为提高教育质量，确立教学工作的中心地位，深化教学改革，规范教学管理的关键举措。评估的结果关系到学校的声誉及发展前途，各高校都把教学评估作为首要的工作任务来抓。档案全面记录了学校教学工作的开展和进程，档案的原始记录性对于教学评估来说是极其重要的，档案是评估材料的来源，是专家评价的依据。高校的教学档案可分为规章制度、学籍管理、教学管理、教学研究、师资队伍建设及教学活动等资料，完备齐全的收集教学档案，对于保障教学活动的顺利开展具有重要作用，也是一个学校教学水平和质量的总体表现。

第二，为教师科研活动提供服务。高校科研档案记录了高校教师进行科研活动的全过程，包括在科研活动中的科研创意、科研思想、科研方法、科研经验、科研成果，这些都是教师进行科研再活动的依据和参考。一个科研项目从立项到研究完成所形成的一套完整、准确、系统的科研档案，是科学技术的一种形式，是重要的信息资源。这就要求档案部门组织编制各种检索工具对科研档案信息加工和编辑，汇编各种参考资料；采取多种方式提供科研档案信息服务，为国家和社会创造巨大的经济价值和使用价值。

第三，丰富学生校园生活，建设和谐校园文化。高校的文化传统经由一代又一代师生传递下来，高校的历史档案客观、真实的记录了学校的发展历程，以及在此过程中前辈的拼搏奋斗，这些都是校园文化建设的有益载体，具有很强的说服力和感染力。高校档案部门应该充分利用这些档案信息资源，积极引导学生参与，向学生传递信息，这样既可以丰富学生课余生活，又有助于激励高校师生员工，激发其自豪感和归宿感，培育健康向上的校园精神，重塑高校文化传统。

嘉应学院地处世界客都――梅州，具有鲜明的地域文化特色，学生中有较大比例也来自于该地区，学校档案信息中收集有众多关于客家文化、习俗、历史等资料，档案部门应充分利用这些宝贵的档案资料，开展各式各样的展览、查阅、原文传递等活动，这样既极大地丰富了学生的见闻，又有利于客家文化的保育和传承，真正做到高校服务于地方建设和发展的目的。

第四，建立毕业生就业信息档案，为学生就业提供服务。高校毕业生的就业问题已成为高校管理工作的重要内容，这也给高校档案工作带来了新的机遇与挑战。高校毕业生就业信息档案直接影响高校的人才培养和毕业生就业。为此，我们有必要专门针对毕业生建立档案，为其就业提供信息服务。首先，档案部门应做好学生的学习档案建设工作，对学生的个人基本信息、学习成绩、综合测评、学历学位授予等信息进行完备记录和规范管理；其次，档案部门工作人员应利用自身的专业优势及计算机、网络设备对就业信息进行搜集整理，为毕业生提供有价值的就业信息，还应针对就业形势进行分析，对在校生和毕业生的就业进行宏观上的指导与规划。

2. 拓展高校档案信息的社会服务需求

高校档案由于其信息来源的特殊性，对社会服务需求的满足一般包括企业对学校人才培养的咨询和了解，校友对历史资料的查询、复制，个人或团体对特定历史档案资料的查询等，其中，高校档案工作最应重视的一项社会服务是高校科研成果的推广应用服务。高校是科研活动的重要基地，高校档案部门掌握了许多先进的科研成果资料。档案部门应通过宣传教育、出版编辑，讲座研讨，技术推广等多种方法相结合，多途径地开发利用这些科研成果，促进科技成果转化为现实生产力，更好地服务社会。

二、信息化对高校档案建设的要求

1. 高校档案信息化要注重信息资源的整合

高校设有多个职能部门，每个部门都有各自的信息收集和管理，彼此互不相连，造成信息的割裂。在学校的档案信息建设过程中，应注重个信息系统的整合，形成一个有机统一的整体。

2. 高校档案信息建设应充分利用网络提供服务便利

网络是信息时代最重要的交流渠道，高校档案也应该顺应这一趋势，加强档案网站建设，利用网络为校内师生、社会群体提供便捷的服务。档案网站建设的服务包括信息的和共享，同时应提供信息的在线咨询服务，注重双向沟通渠道的建设有助于完善档案工作。

3. 高校档案信息化过程中需要注意兼顾信息公开共享与信息保密的要求

一方面，高校档案信息中的一部分内容适宜公开，以利于社会进步，利于科学技术的推广和发展，促进社会文化建设，档案部门在处理这部分内容时要充分考虑到信息传递的渠道畅通，以发挥信息的最大效用。而高校档案中也包含有设计专利、机密或个人隐私等不宜公开的内容，档案部门应注意这部分内容的保密工作，以维护学校和个人的利益不受侵害。

4. 高校档案信息化对档案人才提出更高要求

信息化工作对档案人才也提出了要求，一是档案馆要增加编制，满足档案工作深入发展和档案规模扩大的需要，二是档案馆要加强人才培训和继续教育，形成合理的知识结构，掌握最新的专业技术和理念。

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