论新时期秘书信息管理的转型和应对

摘 要:随着信息时代的出现、互联网及全球通讯的飞速发展,信息发挥着愈来愈重要的作用。信息管理成为秘书工作的重点之一。新时期的社会环境发生了重大变化,信息化的时代,网络化的环境和媒介化的社会都对秘书的信息管理工作提出了新的要求,秘书信息管理的整个工作环节都面临着如何转型与应对的问题。

关键词:秘书;信息;网络化环境;媒介化社会

中图分类号:G201文献标识码:A 文章编号:1005-5312(2010)03-0093-02

当今社会,秘书专业、高效的工作已成为现代社会高速运作的一个重要因素。无论是在政府机关、社会、企事业单位还是一般的商业公司,秘书部门都处于一个中枢位置,起着沟通上下,连接内外的桥梁和纽带作用。我们通常把秘书称之为领导的“助手”或“参谋”,从这两个称呼可以看到,秘书的工作大致分为日常事务和参谋决策两种。秘书部门首先是各级领导的办事机构,协助领导者处理日常事务,保证领导和机关单位工作的高效运转。同时秘书部门还是一个重要的参谋部门,它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。例如,在领导决策前进行调查研究,综合情况,提供信息、方案和其他决策依据;在决策形成过程中起草文电,将领导决策形成文字信息,化为切实可行的政策和措施,以便贯彻落实;在决策实施过程中督促检查,收集反馈信息,作为修正决策的参考,以辅助领导正确决策。由此可见,秘书部门更是一个汇集和利用信息的中枢。

进入21世纪,我们正经历一场全面、深刻的社会大变革。随着信息时代的出现、互联网及全球通讯的飞速发展,信息发挥着愈来愈重要的作用。美国学者奈斯比特对未来曾做出这样的预测:“新的力量源泉不是少数人手中的金钱,而是多数人手中的信息。”①作为秘书人员,其工作重点也由处理日常事务向管理信息、辅助决策倾斜,为领导者提供全面、准确、及时的信息的这一职能得到了更大的凸显。因此,在新形势下如何进行信息管理,是秘书工作中一个值得探讨的话题。

一、时代巨变使秘书信息管理面临重大转型

进入21世纪,不论是时代特点和社会环境都发生了深刻而巨大的变化。时代的巨变、社会的变革都对秘书信息工作提出了新的要求,秘书信息工作的整个工作流程和架构都处于一个转型期,我们认为21世纪的秘书人才只有深刻了解这个时代大背景,认清时代特点,转变观念、适应新的工作方式方法,才能真正有效利用信息,帮助领导进行决策。

我们认为当前时代大背景有这样三个方面的特点,它们都将对秘书信息管理工作带来重大挑战:

(一)信息化时代

有资料显示,全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增,并以15%-20%的加速度不断发展。近30年来,人类生产的信息已经超过过去5000年的信息量的总和。英国技术预测专家詹姆斯?马丁也做出了同样的结论:人类的知识在19世界是每50年翻一番,20世纪初是每10年翻一番,70年代是每5年翻一番,而近十年是每3年翻一番。秘书作为一个信息管理的枢纽,必须进一步强化信息意识,提高信息处理技术,从容面对信息爆炸时代。

(二)网络化环境

要提高信息处理能力就离不开网络化的工作环境,互联网的出现给信息工作者提供了一个开放的、透明的工作平台。而基于互联网之上的电子化政府与各企事业单位、集团公司等组织的内部网络更是政务秘书和商务秘书进行信息管理的主要工作平台。

在信息社会中,信息就是力量和财富。电子化政府这一网络平台,有效地利用现代信息和通讯技术,透过不同的信息服务设施(如电话、网络、公用电脑站等),使政府机关、企业、社会组织和公民,能在其更方便的时间、地点及方式下参与到社会政治经济生活,从而构建一个高效率、高服务水平的政府。

(三)媒介化社会

当前这个世界已经是一个媒介化的社会。媒介化社会的主要特点是:

(1)媒介形态多元化:清华大学的熊澄宇教授认为,新媒体是一个不断变化的概念。“在今天网络基础上又有延伸,无线移动的问题,还有出现其他新的媒体形态,跟计算机相关的。这都可以说是新媒体”。②它主要指利用计算机、数字技术,通过互联网、无线通信网和卫星等渠道,以电视、电脑和手机等为终端,向受众提供视频、音频、语音数据的一种传播形式。而且,这种新形态的媒介将随着新技术的产生得到更大的发展和延伸。

(2)媒介传受互动化:新媒体形态的出现带来的一个最大变化就是传受者的互动性有了很大的增强。尼葛洛庞帝曾对网络作过形象的描绘:“数字化会改变大众传播媒体的本质,推(pushing)送比特给人们的过程将改变为允许大家(或他们的电脑)拉(pulling)出想要的比特的过程。这是一个剧烈的变化,因为我们以往的媒体的整个概念是,通过层层过滤之后,把信息和娱乐简化为一套‘要闻’或‘畅销书’,再抛给不同的‘受众’。”③传播者与受者之间的关系不再是从传播者到受众的单向度传播,受众通过各种网络数字技术,提高了在传播过程中的地位,能主动地、有选择地获取信息,甚至参与到传播信息的制作与当中。现在网络上兴盛的“博客”、“播客”这种信息传播形式,使得一个个体也能发出自己的声音,甚至成为新闻信息的传播源。比如,2005年伦敦的连环爆炸案的第一张新闻照片就是来源于个人的博客,很多传统媒体的关于这数起爆炸案的图片报道与文字报道都来源于个人博客。④

(3)媒介影响立体化:在媒介化社会中,每个人的生活都处在媒介的影响之下。美国传播学学者李普曼曾提出“拟态环境”这个概念,也就是我们所说的信息环境,它并不是现实环境的“镜子”式的再现,而是传播媒介通过对象征性事件或信息进行选择和加工,重新加以结构化以后向人们提示的环境。⑤信息环境主要由大众媒介构造。人们从媒介上获得政治、经济乃至日常生活中各个方面的信息,这些信息构成了我们对世界的总体认知。人们会依据从媒介上获得的信息指导现实生活,大到人生观、世界观的确立,小到了解当天的天气情况、参考明星的衣着搭配。媒介所营构的信息环境对人们的影响,在某些方面甚至有了超越真实生活世界的趋势。因此,可以说在某种程度上,我们每个人不仅是生活在现实世界,而且是生活在媒介化了的信息世界。

二、信息管理工作环节中的应对策略

秘书处在这样一个信息化的时代,媒介化的社会和网络化的环境当中,在信息工作的整个管理流程当中都应该充分考虑到这些时代特色,如何根据时代特点有效利用各种新媒介、借助网络平台对信息进行管理将成为重要课题。我们尝试从秘书信息管理工作的五个环节来探讨如何应对。

(一)搜集。搜集信息是第一步。要做好这方面的工作无非就是扩大信息来源,打通多个信息渠道,信息收集得越全面、越完备将有助于领导做出正确决策。在这样一个充斥着各种信息的媒介化时代里,信息的来源相当丰富而复杂,秘书要紧跟时代的脚步,对层出不穷的新媒体形态应有很高的敏感性,也要乐于和勇于利用这些新的媒体形态为自己的信息管理工作服务,从而拓宽信息获取渠道,不断丰富和更新秘书工作的信息源。收集方式也应该更主动积极,比如现在计算机强大的搜索引擎也应成为秘书工作的利器。

(二)处理。对收集的信息进行处理的方式主要是筛选、综合与加工。信息时代的海量信息对秘书人员的这一项工作增加了难度。“信息超载”会直接影响到决策的及时、高效与准确性。媒介形态的多元化也造成了甄别信息的困难。各种媒介的传播方式、传播特点都有所不同,这些信息来源的复杂也增加了信息加工的难度。此时,秘书要了解媒介的特征,衡量不同媒体的权威性,对信息进行筛选、比对、甄别、查实,选择可靠的信息来源,形成正确的判断。在对信息进行编辑、加工的过程中也要要善于利用各种网络工作平台,提高自己处理信息的能力。

(三)存贮。办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程都通过计算机和互联网进行,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。信息存贮的电子化、网络化降低了秘书人员的劳动量,也提高信息的利用率。信息档案的管理变得方便而高效。同时,秘书工作人员也要增进互联网知识,提高计算机操作能力。

(四)传输。信息的传输和是机关领导决策得以执行的途径。要使领导决策能得到很好地执行就必须保持信息传输和的通畅、到位。媒介化社会中,媒体对社会各个领域的生活都有着深刻的影响,信息的传输离不开对各种媒介的支撑。秘书要善于与媒体通力合作,利用媒体传达本机关、本部门的意志和决策。比如政府部门的秘书与媒体之间就存在着这样一种相互依存的关系。政务秘书利用各种方式方法引导和控制媒体,积极引导媒体传播正面信息,使政府信息能有效准确地传播给公众,引导公众采取正确的态度和方式来配合政府部门工作。同样,商业秘书也要善于处理公司与媒介的关系,除了通过公司的网络平台宣传自己之外,更要善于利用媒介对一般消费者的影响,有效传递公司信息,打造良好的公司形象。

(五)反馈。无论是政府部门、机关单位还是群众组织、商业团体为了了解群众舆论和需求,都需要得到及时的反馈信息。在这个媒介化的社会里,大众的主动参与和互动的意识非常强,无论大事小事都喜欢直接找媒体,再由媒体把相关舆论反映出来。由于大众的呼声没有及时反馈到相关部门单位,有时就会造成这些部门单位工作上的被动。秘书,尤其是政府部门的秘书要善于借助电子政府和内部网络这些互动性强的平台,提高政府等部门的服务水平。电子化政府这种沟通网络平台一方面可以打破时间、空间及行政组织部门与层级之间的限制,提高政府内外的信息沟通效率,及时传达政府施政意图、方针与政策;另一方面,它建立一个迅速、有效的沟通途径和意见反馈机制,能及时把大众的呼声纳入一个正常的反馈渠道,从而扩大公民对政府公务管理的参与程度。

虽然已进入信息时代,但我们对信息资源作为一个战略性资源在新世纪的战略地位认识并不充分,而可能只视为一种技术上的改变。今天,信息正越来越成为一个社会机构或组织制胜的关键因素,而互联网时代最显著的特征就是信息的“共享”与“互动”,媒介化社会为这种“共享”与“互动”提供了广泛丰富的、传达率和影响力都十分高效的诸多路径。没有对这个特征的透彻认识,可能不少秘书的信息管理还停留在对传统的纸质资料收集、文书传递等换成了便捷的“电子”文本的窃喜中,从而未能充分发挥秘书――这个信息沟通枢纽应有的作用;没有对这个特征的娴熟把握,我们的信息管理就只能是被动地跟随时代的变革,无法主动在搜集、处理、传送、反馈等等环节利用多种途径管理大量的各种信息,从而有效地支持机构或组织的决策。随着网络在日常生活中的不断渗透、媒介在公共领域影响的不断增强,我们相信,秘书信息管理的转型势在必然,而在搜集、处理、反馈等等环节的应对探索才刚刚开始,必将随着时代要求而走向深入与完善。

注释:

①【美】约翰・奈斯比特.大趋势[M].北京:中国社会科学出版社.1985年版.

②杨谷.新媒体不只是互联网――访清华大学新闻与传播学院副院长熊澄宇[N].新华日报.2003-08-10.

③【美】尼葛洛庞蒂,胡泳译.数字化生存[M].海口:海南出版社出版.1996年版.

④王晓渔.“第二媒介时代”的突发事件――以“伦敦连环爆炸案”为例[J].同济大学学报(社会科学版).2005(06).

⑤贾国飚.媒介营销――整合传播的观点[M].长沙:湖南人民出版社.2003年版.