利用档案数字化技术创建高校档案新模式

摘要： 随着国际的数字化进程的不断提高，电子档案的使用率越来越高，且广泛应用在日常办公与管理当中。本文主要是根据高校档案管理的工作特点来着重分析电子档案在应用中的主要特点，并以此来强调较快电子档案建设的重要性以及数字化手段提高档案管理工作效率的重要性。

Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.

关键词: 电子档案；档案管理；高等学校

Key words: digital files；file management；colleges and universities

中图分类号：TP31 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2012）24-0221-03

0 引言

档案数字化的含义是以馆藏档案为依据，在档案内容信息不改变的情况下，将原来档案的内容以及信息进行数字化的转变，使得档案由固有存在的书本形式转变为数字形式，这样的举措使得档案信息社会化，将原本难以查询到的档案资源进行社会共享。档案的数字化很大程度上是因为它本身就是一个信息体，因此对其信息化的过程会相对简单。

1 档案数字化建设的涵义

档案是对历史的一种记录，它将历史以一种信息的方式记录下来。但从根本上来说，数字化后的信息并不仅局限于对档案本身所记录信息的转化，它还包括了原始信息与社会其他信息所融合而形成的范围更广的信息。这种意义上的数字化可以体现为两个方面：一是最基础的数字信息化，是将档案中的内容信息进行数字化；二是广义上的数字化，它将档案信息和社会政治、经济、文化等各方面的信息进行综合处理而形成的数字化集合。因此，档案数据化的目的就是将档案中的信息与社会中的各种信息进行糅合并加以利用，在社会中广泛的传播使用。这两个方面是互依护存的，档案信息被公共社会分享后会接纳一部分的社会信息，并与社会中的一些信息进行融合，从而得以广泛的传播与交流，使得其形成另外一种形式的广泛意义上的信息。

2 高校档案管理现状

这几年的高校的发展迅速，学生的总数逐年增加，高校的教职工也呈几何数位上升，这样的增长势头使得数以千万的档案每年都在不停的变动，这些档案的维护、更新都需要人员去管理，这样大的工作量对于档案管理工作来说是一个十分巨大的挑战。而高校中的档案记载着学生、教师们的各种成绩以及各种教学活动的记录，其意义对于高校来说是十分重要的，因此，高校档案管理在高校的各种工作中占有着重要的地位。

目前，我国的高校档案管理还存在着一下的几个现状：第一，工作量很大。高校的环境较为特殊，因此，每年都有成千上万的学生与教职工出入高校，这也导致了高校的档案数据在不停的变动，再加上学生的就业以及继续深造的种种情况，档案的数据变化呈现出了数量大、变动频繁的特点，还有其他档案的维护、更新等都需要耗费大量的人力物力，这也使得高校档案管理的工作量变得十分巨大。第二，高校档案的电子数字化程度还有待提升。当今世界，电子信息技术是十分发达的，其处理信息的高效、稳定性是十分优良的，但在目前高校档案管理中还没有完全发挥出其信息处理的优势。目前高校档案的存储主要还是以纸质档案为主，电子信息管理手段还仅被运用为检索、备份等一些辅助的功能。对档案的数字化还处在推广的阶段，档案管理人员对电子信息管理程序以及软件的选择还不能充分的将电子信息技术使用在档案管理中。第三，档案管理的操作标准程度不高。由于各个高校的规章制度的不同以及其规范的差异，导致了各高校的档案管理工作步调不一致，在某些方面还存在着互相抵触的情况，这也成为了档案管理工作高效化的障碍。第四，档案传递频繁。学生的入学、转学、毕业等情况每年都会遇到一大堆，这样的情况使得他们的档案也随着学生到处转移，跨省、跨国等情况也时有发生，这使得档案转移工作的困难度又大大增加，其效率也比较低下。

3 高校档案数字化建设是高校档案管模式创新的方向

只有创新才能求得更进一步的发展，因此，高校档案管理的旧模式也需要创新来改变，在这个时刻改变的时代，高校档案只有通过不断的创新才能够跟上社会的节奏，使得档案工作为社会服务。

3.1 档案信息时展的要求 信息化时代的到来使得纸质的档案已经不能满足社会的需求，对档案进行数字化能够使得社会对档案信息的要求得到满足，且高校档案数字化能够提高档案的关注度，档案的管理效率也能够得到一个质的提升。

过去的档案人员在建立档案时需要进行许多的编研工作，而在进行档案数字化之后，他们的编研工作量将大大减少，平时的查阅工作甚至能够取消，这也使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作。高校档案数字化后，档案管理工作将变得方便、快捷、高效。档案的查阅以及整理都将变得十分方便。