新形势下优化高校学籍学历管理的实践与思考

摘 要: 随着高校的全面扩招与管理方式的变革,传统的学籍学历管理方式已经不能适应新的教育环境。各级教育部门都针对学籍学历管理进行了大量富有成效的改革,但仍难以满足高校新的需求。本文作者在剖析我国高校学籍学历管理模式改革路径的基础上,结合工作实际,思考新形势下高校应如何优化教务管理系统,推进学籍分级管理,从而进一步完善学籍学历管理体系。

关键词: 高校学籍学历管理 改革路径 优化

学籍学历管理是指学生从入学到毕业期间,学校根据国家有关政策、法规对学生实施培养过程的管理。它包括新生入学各种信息的注册和档案的处理,在校期间学籍异动的处理,对学生学习成绩的跟踪分析(学业警示),毕业生电子图像信息采集,毕业资格、学位资格的审核,证书的发放,各种学历信息的注册和维护工作,等等。

传统的高校学籍学历管理工作是教务工作人员通过手工操作完成学生的学籍学历档案信息制作,相关纸质档案堆积如山。这种手工操作方式,对教育主管部门来说,无法对学生的教育过程进行监管监控;对学校的学籍管理来说,工作量庞大、繁杂,而且容易出错;对学生和用人单位来讲,查询调阅极为不便。由于大学招生规模的不断扩大,办学层次和专业数量的逐渐增多,以及学籍学历管理的严谨和严肃性,各级教育主管部门和高校开始推进学籍学历管理工作电子化和信息化进程。

一、我国高校学籍学历管理模式改革路径

我国高校学籍学历管理模式已从手工操作模式过渡到以电子注册为抓手的学籍学历管理模式。电子注册包括学籍电子注册和学历电子注册,前者为“入”,后者为“出”。通过运用计算机网络管理的方法把好“出入”关,把许多原来需要手工操作的数据收集、整理、统计、分析、结算交由计算机完成,大大提高了工作效率,减少了差错,确保了数据的准确性。

(一)从封闭性纯手工操作到电子数据报盘,实现了学籍学历信息的电子化管理。

2000年以前,特别是1994年之前的学籍学历管理都是高校和省教育主管部门的封闭式手工管理,学生和用人单位无法查阅和核对,这为学籍学历造假提供了滋生土壤,在一定程度上造成了不良影响。2000年,教育部在部分省、市实行高校毕业证书电子注册管理制度试点,并建立“普通高等学校学籍学历管理信息系统”。2001年,教育部正式对全国高校学生实行电子注册信息上网管理制度,高校自行印制证书,但必须将毕业生的数据刻成光盘上报省级教育部门,各省报教育部备案,经教育部审核后予以承认并进入全国高等教育学历证书档案库,供社会网上查询,初步实现高校学历的电子注册。2005年,教育部在中国高等教育学生信息网开通了学籍学历信息管理平台,该平台包括新生入学注册、在校生管理、图像校对和学历注册等模块。2007年,教育部印发了《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》,进一步明确了新生信息核对工作和学生在校期间学籍信息管理的内容。2008年,学信平台开通了“重名重号”功能,通过姓名和身份证号的比对,在全国范围内查出一批冒名顶替者,这给通过不正当的手段获得学籍的学生沉重一击,在源头上杜绝了学籍学历造假之风。至此,电子注册制度从新生数据、在校生数据、毕业生学历数据几方面对高校学籍学历进行了全方位规范化管理,进入了比较完善的阶段。高校学籍管理人员从此从繁重的“纸堆”里走到了清爽的电脑桌前,整个学籍学历档案不再是作为“黄纸”束之高阁,而是搬上网络平台,随时供大家查询。

但电子报盘只是一种半自动化的学籍学历上报模式,电子报盘需要高校在指定时间将电子数据送到省教育主管部门现场审核,几乎所有学籍工作人员都要携带笔记本电脑和各类纸质证明材料。不合格数据需及时提供材料或在笔记本电脑上修改,修改完毕后必须再审,这在给各高校带来不便的同时,也给省级教育部门增添了许多麻烦,比如从各高校借调人员腾出场地完成数天的数据审核,这无论是人力和财力上都是一种浪费,这种报送方式是学籍学历网络化管理发展的必然阶段,是需要完善和更新的。

(二)从电子数据报盘到网上在线报送,实现学籍学历信息的网络化管理。

2008年,教育部下发《关于实施学历证书在线电子注册的紧急通知》(教学司函〔2008〕101号),要求各省(自治区、直辖市)登录学籍学历信息管理平台“学历注册”模块,在线报送学历数据,完成学历证书电子注册工作。2009年,各高校开始在线完成学籍和学历注册。各高校平时只需将在校生信息维护好,上报学籍学历信息时登陆学信管理平台,上传数据并通过学籍信息与招生库信息的一致性校验、学历信息与在校信息的一致性校验,即可完成注册。这种注册方式不再需要集中电子数据报盘,大大节省工作流程和时间,同时数据更加严谨规范。因为这种方式要求在校生的信息变动必须及时维护,维护不及时的,在报送学历时校验不能通过,就无法注册学历。这也为教育主管部门监控学生的成长、成才提供了准确的动态数据。这样的管理方式要求高校平时及时维护平台数据,而不是等到学历上报时再携带大量的证明材料手工审核,这样既保证了学生在校期间档案信息的完整、准确,又是过程化管理的体现。学籍信息电子注册是对高校“进口”把关,学历信息电子注册则是对高校“出口”进行规范。在线学籍学历报送使得学籍学历管理平台实现了学籍学历全程网络化的管理。

二、优化对高校教务管理中学籍学历管理模式的设想

教育主管部门搭建起一个先进的学籍学历管理平台,实现了学籍学历电子化、网络化的管理,使得学籍学历管理更加规范,为高校学籍学历管理工作者带来一个全新的管理模式。在新形势下,高校如何顺应这样的管理模式,进一步优化学籍学历管理,促使学籍学历管理迈向一个新台阶呢?

(一)实现高校教务管理系统与教育部学籍学历管理平台无缝对接和数据共享。

教育部学籍学历管理平台实现了高校、省教育厅、教育部共同管理和维护的统一数据库,实现了分级、交互维护和管理。但高校日常使用的教务管理系统与这个平台有很大的差异,这造成两个系统需要教务管理人员进行线下衔接,即大部分高校在学籍学历注册时必须完成三个环节:下载学校教务系统的学生数据,线下整理核对,上报学籍学历管理平台。学籍管理人员充当的是连接两个系统的桥梁的角色,这样无疑给学籍管理带来新的工作量与更大的工作强度,同时也不利于学院和学生的参与。

因此,各高校必须优化自己的教务管理系统,解决校内教务管理系统和教育部学籍学历管理平台的兼容和对接的问题。目前某高校已推出一款与学位上报平台无缝对接的学位信息采集系统,应该说这种理念与付诸的行动是值得学习和借鉴的。我认为高校的教务管理系统应该结合本校的实际情况,参照教育部的学籍学历管理平台进行开发和优化,并以教育部平台为基础,实现学校教务管理系统与平台的数据共享,确保学校教务管理系统数据可直接用于教育部平台,二者信息保持一致,按统一要求进行管理,这样才能达到事半功倍的效果。具体来说需满足以下几个条件:第一,高校教务管理系统必须与教育部学籍学历信息平台的电子注册数据兼容,减少人工整理数据的工作量。高校的学生档案信息要按照教育部学信平台数据结构的要求导入校内教务管理系统,所有的字段名与字段长度必须一致。第二,高校的教务管理系统应该开发并向学生开放的网络查询与信息修改功能,从而建立学生动态的电子学籍档案。学生在高校教务管理系统中的角色与高校在教育部学籍学历管理平台的角色相当,学生有权利查询自己的信息,有义务维护自己的信息。学生修改后的信息如果无需审核,就自动通过;需要审核的数据为待审核的状态,需提交证明材料报上一级管理部门(学院),由上一级管理部门审核,审核通过后才能生效。学生可以上网查询自己的学籍信息和学籍的变动,以及个人信息的更改进度,等等。这样既能让学生真正参与到学籍的管理活动中,增强自己的主人翁意识,又能把学籍学历管理人员从繁杂的事务性的工作中解放出来。

(二)实现高校教务管理系统“校、院、生”分级管理体系,推行学籍的学院二级管理。

随着高校招生人数的扩大和教育部对学籍学历管理提出的更高的要求,学籍学历的管理任务更加繁重复杂,同时管理的理念也更为先进。所以学籍学历管理不能按照传统的模式进行,否则无法适应新形势下的现代化的办学模式和管理方式。学籍管理绝不是高校教务处一个部门可以独立完成的,教务处在校内的教务管理系统中应该是管理者与审核者的角色,下面应该还有两个层级:学院和学生。为保证学籍管理的质量,提高学籍管理效率,高校应充分发挥各学院的直接管理作用,即学院的二级管理。学院的主要任务包括根据学校的新生花名册对新生的入学资格进行审查,并在教务管理系统中给学生进行学籍注册;完成学生转专业、退学、降级、休学、复学等学籍异动的预审工作,并在教务管理系统中提交处理意见。学院阶段性将纸质材料报到教务处学籍管理部门,由学籍管理部门最终审核通过。在校生学籍信息变动时可以自己维护,逐级审核;毕业班学生毕业时配合教务处做好毕业生学历证书照片的拍摄和电子注册信息的校对工作,做好毕业生毕业资格和学位资格的审核和预报工作,以及证书的发放工作,等等。

每一个学院的院教学办就是一个小小的教务处,必须有专人负责全院学生的学籍学历管理工作。同时教务处需负责学院学籍管理人员的培训和监督管理工作,并定期组织召开交流会,通报学籍处理的情况和问题,协调各学院的工作。实现学籍学历的学院二级管理不仅是工作上的一个分配,而且是角色的一个转变,高校的学籍学历管理工作从传统的“做”的角色向“管”的角色转变,实现这个角色的转变是新形势下高校学籍学历优化改革的必然趋势,是现代化高等教育管理的一个新的模式。

总之,我国高校学籍学历管理走过了从手工操作到电子数据报盘再到网上在线报送的改革路径,学籍学历实现了电子化和网络化管理。今后要进一步优化各高校内部的教务管理系统,实现校内系统与教育部相关系统的共享和对接,实现校内系统的“校、院、生”三级用户管理,进一步完善学籍学历管理体系,将高校的学籍学历管理工作推上一个新台阶。

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