论声像档案对高校基建审计的应用

摘 要：近年来，随着我国高等教育事业的蓬勃开展，高校基本建设的投入越来越多。由此审计机构应加大对学校在建项目的监控，采用拍照、现场记录方式，收集工程中的基础、隐蔽等内容材料，作为建设项目审计的依据具有更直观、便捷、有效的特点。然而工程审计声像的材料在收集、建档管理中普遍存在着不足之处。针对以上情况，本文对高校基建审计声像档案的管理进行了探讨并提出对策和建议。

关键词：基建审计；声像档案；作用

基建审计是指基本建设投资活动实施的监督、签证和评价。审计机构为了加强投资项目资金及基建过程的监管，采取跟踪审计等方法对在建项目全过程的审核，主要包括施工期间的基础工程、工程变更等内容，运用拍照、现场记录方式，收集工程中的基础、隐蔽等内容材料，为审计后继工作提供参考依据。

工程声像档案是工程竣工档案的重要组成部分，它是在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、底片、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。随着建设工程的实施，隐蔽项目不断增多，审计机构对在建工程运用大量的拍照记录下变更工程、基础工程等材料，能直观的反映建筑不同实体的状况，同时也具有文字档案无法取代的优势和特点，是基建修缮工程审计档案重要的有机组成部分。

一、工程声像档案在建设工程项目中的作用

基建项目开展过程中审计人员为了掌握第一手资料，在跟踪审计时对基础工程、工程变更等相关内容采用拍照，收集工程面貌和建设的情况，留存内容齐全的声像档案材料，作为后期审计的证明依据。

（一）隐蔽工程跟踪与验收

由于隐蔽工程在隐蔽后无法看到，很多施工单位都想在这方面做文章，甚至各单位有少数的建设人员试图互相串通在隐蔽工程套取建设资金，因此隐蔽工程是最难监督、最容易产生争议的地方。审计人员运用跟踪审计，在隐蔽工程实施前到施工现场了解具体施工做法，做好拍照和现场取证记录等工作，为日后会签审核提供充分的现场原始证明材料。

1．基础工程

主要跟踪审查施工现场原地面标高、土方超深、基础防水（尤其有地下室的，应予以特别关注，审查所用防水材料是否与商务标描述材料一致）、钢筋等的跟踪与验收，并从多个角度对隐蔽工程的现场进行拍照作为建档留存，以便日后结算审查。

2．装饰工程、安装工程

主要跟踪审查装饰装修工程、安装工程所用材料是否与工程量清单描述一致，有无以次充好等情况的出现，保证所用材料材质、规格型号与工程量清单一致，做好书面记录并拍照留存。

（二）索赔的审核

跟踪审计人员平时要做好资料的收集积累工作，施工过程的资料都是原始的，第一手资料，如工程师暂停施工指令单，工地停水停电的通知，工程变更签证单及现场拍照记录，政府材料，人工费，机械费等价格调整文件，施工协调会会议纪要等；

由于停工、窝工以及其他原因造成索赔的，内审人员应对照日常工程跟踪日常现场记录、相片以及收集的相关资料等，进行原因分析（认定主要的责任方）、测算、对比，谈判时提出审计意见。

二、基建审计声像档案保管存在的问题

（一）审计档案管理的重要性认识不够

高校内部审计机构因人员岗位紧张，档案人员多数都为兼职，所以，审计的档案未能按专业档案管理去保管。对隐蔽、变更等工程，审计机构派人员到工地查验后，通过数码相机拍摄留存。原文件都长时间的存放在电脑里，工作中需要时查看，没有按留存保管时间备份和刻录光盘，或者将洗印的照片放入隐蔽工程、工程变更等支撑的材料中，待工程结算审计完成后，将审计档案归入档案袋先存放，等管理档案人员有时间再整理装订立卷归档管理。

（二）审计档案流失严重

审计人员对审计档案规范管理意识不强，使部分声像档案长期在个人或科室内部的电脑里存放，也不移交统一的档案管理部门保存。随着人员变动和机构调整，造成声像档案流失严重。目前的基建工程审计声像档案资料，部分照片没有恰当地给予整理，无文字说明，还有一些照片虽有文字说明但没有记录时间，或者是拍照的相片与文字记录的内容不相符。声像档案的特殊归档要求是照片与原文件同时归档，但实际工作中照片与原文件分离现象比较严重。

（三）审计档案管理不科学

内审档案管理人员业务素质不高，加上没有经过声像档案业务知识的专门培训，缺乏专业声像档案管理工作的经验，整理保管的审计声像档案既不科学有效的管理，又不便于档案的开发利用。

三、 加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是内审档案主管部门的事，更是内审人员必须严格按照档案管理规范收集审计原始材料的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要提高单位主管级领导及内部审计人员的档案意识，营造出一种良好的收集档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。立档部门要善于抓住机遇，结合本部门中心工作，通过室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的利用价值。

（二） 加强管理，制定办法，落实制度

要改变声像档案管理混乱的现状，必须制定一个切合实际的管理办法。在声像档案管理规范的基础上，强化对声像材料从收集、归档到移交档案室的准标规范化。防止分散流失，杜绝丢失的现象发生。审计声像材料的归档应坚持以审计项目案卷为单位进行交接，归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年6月底。保管期限应当按照项目审计案卷的保存价值确定，分为永久、长期(16年至50年)和短期(15年及其以下)三种。对于保存的声像档案应定期向学校档案室移交，以确保声像档案归档质量。

（三） 加强监督，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案管理部门要加大对声像档案的监督力度，并把其作为档案目标管理、年度检查的重点内容。同时，针对不同的现状，采取不同方式进行分类，力争内部审计档案整体水平的提高。对基建审计现场摄录的人员和档案管理不专业的人员，应全面加强对档案规范管理的有关专业知识和技能的培训。同时还应在依法管理、建章立制上加强监督，促其逐步规范管理，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）力求妥善保管，创造档案的利用价值

从长久保存和利用考虑，归档的声像档案资料，应当能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全，并按有关要求整理立卷，制成光盘，填写声像档案著录卡。具体为：照片应当主题明确，画面清晰完整(图像稳定)，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象。照片洗印成6寸的彩色照片，数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄。照片及原文件的整理，应注明内容、时间、地点、人物等。照片的数量视工程项目而定。声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等。录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。声像档案的保管环境、保管手段如何，决定了声像档案的质量价值。

四、结束语

做好声像档案档案管理工作，领导重视是前提，制度健全是保障，人员素质是关键。审计档案是一项专业性较强，内容繁杂琐碎的工作，需要一支业务熟练、工作细致、相对稳定的专（兼）职审计档案管理队伍。以确保产生的审计档案（特别是声像档案），得以及时、齐全、完整地归档，统一管理，方便基建投资审计工作的开发利用。

参考文献：

[1] DB21-61-89 声像档案管理规范[S]

[2] 宁审[1997]42号 南京市内部审计档案规范[S]

[3] 王秋华 高校内部审计档案管理初探[J].商情,2010,(25):133页

[4] 魏 宇 房产工程声像档案管理探讨[J].包钢科技,2010,36(2):72-74页