论总承包项目档案管理的现有问题及解决办法

摘 要：建筑工程总承包档案是建筑项目全生命过程的真实再现，通过工程竣工档案，可以完美还原出工程现场的每一个施工细节和技术要点，是项目质量鉴定的重要凭证，同时也能为以后该项目的改、扩建提供参考和依据。本文着重于对建筑工程总承包档案的管理过程进行分析和研究，并对现有问题提出解决方案。

自中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》以来，中国的档案事业从此迈上了一个新的台阶，各企事业的档案工作开始逐渐浮出水面，走向台前。理想的工程档案管理过程如下：

1.业主将档案工作纳入总包合同的条款当中，对执行标准、所需套数等进行明确要求，并通过违约金的形式进行更严格的监管和控制；同时提供完整的归档范围表及明确的组卷要求。

2.施工单位按部就班的进行资料收集工作，做到按时产生、及时验证、准确分类、妥善保存，并于竣工后尽快按照业主要求进行组卷并移交。

但是实际情况却往往与理想相悖。由于总包项目有历时时间长、投资金额大、参建单位多、专业人员流动较多，人员专业素质参差不齐、项目突况较多等特点，对档案的准确性、完整性、齐全性、有效性提出了极大的挑战，目前的总包项目档案工作看似进展顺利，实际情况并不尽如人意。本人以公司所做的百余个总包项目做样本，深入分析其生命周期内所出现的诸多问题，并提出解决方案。

1 针对建设单位

建设单位的重视程度决定了档案工作的管理程度。建设单位首先要重视档案工作，明确档案工作的意义。工程档案的主要作用是利用、借阅、维权。建设单位的档案部门应针对自身实际情况，参考国家标准及地方标准，结合法律部门与基建部门的意见和建议，制定属于本单位的归档范围表，同时从借阅利用的角度制定组卷要求。

同时，加大从项目立项到项目竣工全生命周期的档案管理力度。从项目立项起，严格按照国家要求对各个步骤进行执行，避免发生其他违规行为。在与施工单位签订施工合同时，将档案工作明确纳入专项条款中，对责任分工、执行标准、组卷方式、提交套数等进行明确规定，并将档案相关工程款项列入其中，从资金角度严格把控施工单位的档案工作。由于施工单位的流动性，大多数施工单位资料员都是固化的按照地方标准进行档案的收集整理，对业主的特殊要求的组卷方式及收集范围未必能明确，因此，业主要对施工单位资料员在进场前进行培训，将本单位的归档范围及收集标准进行宣贯。同时加强过程检查及监督，并督促其随时整改。

2 针对施工单位

施工单位在项目进展过程中大多数在项目进度、成本控制、项目形象上做足了功夫，对档案工作却没有付出足够的关注。施工过程中，现场产生的资料事后补签、代签、资料内容作假等现象屡见不鲜，更有甚者，部分资料员一人身兼多个项目部资料员身份，人不在项目现场，却能按时交出资料，其资料可信度可想而知。最终失去档案原本的意义。针对以上问题，本人提出几点改进措施。

1.施工单位提高对档案的重视水平。施工单位应在项目之初确立档案工作责任分工，要求各专业工程师与资料员密切配合，做到资料与项目进度同步，共同完成档案工作。

2.对资料员培训档案知识。首先，资料员要具备相关知识，取得资料员资格，同时还应具备相应档案知识。档案与资料都是重要的信息资源，但两者的文献价值有所不同，简而言之，有价值的资料归档后成为档案。因此资料员不只要会做资料，还要具备专业的档案知识，对档案有清晰的认识。档案并不是应付差事的工作，而是一个具有实际意义并影响深远的工作。若干年后，无论参建人员身处何方，档案都是还原项目施工过程的有力凭证。因此，足够的专业知识能够让资料员更切身的感觉到档案的重要性。

3 针对供货方

物资资料对于建设项目有着举足轻重的地位。完整的物Y资料可以完整的体现出物资的提供单位、生产单位、产品质量是否合格、进场验收情况、使用部位及用量，并为最后结算提供有力证据支撑。但目前，很多物资的进场资料并不齐全，一是由于施工单位未收集这部分资料；二是因为生产厂家（或经销商）并未清楚的意识到物资资料的重要性，因采购量少等原因拒绝提供。

因此，在签订采购合同时，必须将需要供货方提供的资料内容及套数明确。

4 其他资料形成方

建筑施工过程中，不可避免的需要产生临水、临电工程，由于这部分工程事后会拆除，产生的资料也是问题颇多，漏签、无章等现象屡见不鲜。

在项目竣工后，部分地区的供电、供水、燃气公司提供的供电、供水、供气资料也不能满足准确性、完整性、齐全性、有效性的要求。在发现问题时，应及时与各家单位进行沟通协商，保证档案的完整准确。

档案工作是一个严谨的工作，尤其是总承包项目档案，在工程质量出现问题时，任何一点纰漏都会导致责任点的划分不明确。同时内容不准确也会对日后借阅利用造成困扰，丧失了档案本身的价值。在总承包项目责任终身制的今天，各方更应摆正对待档案工作的态度，提高资料的形成水平。