基于内部控制的高校票据管理探究

摘 要：文章从高校票据管理的现状出发，发现、整理了当前高校票据管理存在的主要问题，并从内部控制的角度分析提出了“分权审批、宣传培训、制约追踪、监督检查、信息系统”等几项内控措施，以期实现票据管理的科学化、制度化和规范化。

关键词：高校 票据管理 内部控制

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）12-231-02

财政部实施的《财政票据管理办法》明确规定：财政票据是财务收支和会计核算的原始凭证，是财政、审计等部门监督检查的重要依据。与此同时，新修订的《高等学校财务制度》之支出管理中增设了票据管理的内容，并以第三十条加以明确“高等学校应当加强各类票据管理，确保票据来源合法、内容真实、使用正确，不得使用虚假票据。”由此可见，财政票据管理是高校财务管理中重要的基础性工作，也是加强政府非税收入征收管理和高校财务监督的有效手段。

随着高等教育事业的迅速发展，高校收入来源日渐多元化、层次化，使得高校收费类型日趋复杂、票据的使用也日趋多样化。而如何科学、规范、高效使用财政票据的关键在于加强内部控制。笔者认为可以从梳理近年来高校票据管理存在的问题入手，并围绕这些问题提出针对性的内部控制措施，以期实现票据管理的制度化、规范化，从而进一步完善高校内部控制制度。

一、当前高校票据管理的现状及存在的主要问题

1.票据管理工作意识淡薄，管理制度不健全。随着国家对教育财政投入的加大，经费监管、预算执行成了高校财务管理的重点，导致很多高校在探索财务管理创新时常常忽视票据管理这一基础性工作，有些高校的票据管理仅限于传达国家和主管部门的相关法律法规，并未结合本校实务建立具体的实施细则、管理措施等，没有具体管理措施的指导，相关法律法规也就很难真正落到实处。

2.票据使用权属不清、范围不当。根据财政部颁发的《财政票据管理办法》（财政部令2012年第70号），结合高校实际，目前高校（以广东省为例）管理使用的票据主要有如下几类：高等学校收费收据、行政事业单位资金往来票据、行政事业性收费统一票据、接受社会捐赠收据、经过批准自制的内部结算票据等。每类不同的票据应当分别适用于不同的收费项目，由于高校收入来源渠道多样，票据使用种类增多，导致有些高校在处理收款业务时经常会混淆收入性质，串用票据，出现经营性收入误开财政票据，导致漏缴税等违规行为。

3.票据监督管理乏力，内部控制制度缺失。为了满足办学、科研以及日常校内结算等业务的需要，不仅是财务部门，各部门以及各二级学院也在申请领用各类票据。这种票据使用部门的分散现状不便于票据的集中统一管理；票据管理涉及票据的领购、发放、使用、保管、核销等多个环节，大部分高校只是重视票据的领用，对票据的领用审批及开票范围进行一定的控制，往往忽视已开票据的及时收款与入账。由于学校内部监督制度不健全，使票据管理缺乏有效监督和约束机制。长期以来，势必造成入账不及时、票据缺失、核销滞后等情况，更滋生了“乱收费”、私设“小金库”、坐收坐支、截留挪用等违法乱纪行为。

4.票据管理手段落后，信息化管理水平偏低。目前多数高校仍在使用财政部门监制的手工票据，故对票据的领用、发放、核销等管理工作也大多采用了传统落后的手工记录方式，或简单电子表格统计方法，并非所有的票据都纳入了信息化管理。这种落后的管理手段无形中增加了票据管理人员的工作强度，降低了工作效率和效果，使得票据的领购、发放、使用、保管、核销等各个环节漏洞不断、差错难免，这已然不顺应现代财务管理理念，跟不上《财政票据管理办法》倡导的科学化、精细化管理的思路，更不符合高校信息化发展的要求。

二、完善内部控制制度，加强高校票据管理的建议

1.分权审批控制，建立健全票据管理责任制。目前高校票据管理基本由学校财务部门主管核算，而财务部门大都未设专人管理，有些学校甚至随意更换票据管理人员，致使各部处、二级学院等非法人核算单位在申请领用过程中，经常出现申领手续不全，票据发放随意、使用混乱、结报不及时等现状。因此，高校应当根据《财政票据管理办法》的要求，结合本校票据管理的现状，建立健全适合本校的票据管理制度和具体办法，合理确定财务、各院系、部处、非法人核算单位等部门票据管理人员在票据使用过程中的职责和权限，建立健全票据管理责任制。如通过建立《票据说明手册》、《收费人员行为规范》、《票据领用、保管、缴销管理办法》、《票据管理人员工作制度》等规章制度，确立财务部门为票据管理的责任主体，并指定专人具体负责票据的领购、保管、发放、核销等日常管理工作；通过编制《票据签收表》、《票据使用情况统计表》、《票据移交登记表》、《票据核销表》等具体办法，规范票据在各部处、二级学院等非法人核算单位的流通使用。从而使高校的票据管理有章可循，有法可依；确保高校票据使用的合规性、合理性和真实性。

2.宣传、培训控制，切实更新票据管理理念。随着政府非税收入征收管理的强化和部门预算、“收支两条线”制度改革的推进，财政票据“以票控费、以票促收”的基础性作用不断增强，财政票据管理理念不断更新。因此，高校应当加强票据管理工作的宣传力度，可以细化编制票据管理操作手册并辅之以简显易懂的流程图通过校园网络来进行宣传，提升广大师生员工依法合规使用票据的意识和缴费索要票据的自我保护意识，从源头上遏制各种乱收费、私设“小金库”等违法违规行为的发生；还可以通过开展一些培训活动来向学校有关票据使用部门及票据管理人员集中讲解高校票据的管理模式、管理流程、操作规范等，并逐步建立票据管理人员的业务培训制度，促使票据管理人员不仅要用心研读、全面熟悉票据管理的相关法律法规，还要随时关注有关法律法规的最新变化，并运用自己掌握的专业知识结合职业判断，帮助开票员解决实际工作中的具体问题。以此增强票据管理人员的责任心与自觉性，提高票据管理队伍的整体业务素质，确保高校票据使用规范、管理有序。

3.制约追踪控制，严格预借票据的使用与监管。随着高校科研事业的发展，来自与校外企、事业单位合作的科研课题经费（横向课题经费）也在大规模增长，一些项目委托方为求简化项目款项支付手续，往往强势要求高校先行开具发票，故而导致目前许多高校普遍存在经费未到发票先开的状况。由于借出发票长期得不到处理，预开发票款项不能及时收回或者长期无法收回，致使预借税款不能及时冲销，不仅影响该借款项目的结题决算，更因已开发票的常年挂账而造成会计信息失真。故高校应当对借出发票严格控制，可以将预借发票纳入管理系统，如按照高校实际需要对预借发票的权限根据各个项目的数量和期限进行事前预算控制；对已借发票超过一定数量或超过限定期限而尚未结题决算的项目限制再次借票，甚至还可以对已借出发票超期不处理的项目，通过限制项目负责人的借款权限加以控制。

4.监督检查控制，强化票据管理稽查机制。高校应当加强票据管理的稽查工作，健全包括二级学院、人事、科研、财务、审计、监察等部门在内的票据管理监督体系，建立票据管理的稽核检查机制，合理保证各项收入数据的真实准确。如票据稽核人员应当实时跟踪票据使用情况，定期或不定期地核查票据的领、销、存数量是否正确；仔细检查已开票据的金额大小写是否一致，存根号码是否连续；及时复核各项收费票据的金额汇总是否正确，是否适时足额上缴；票据管理人员应当积极主动对票据使用及收费款项的上缴情况进行统计、汇总、分析，并及时反馈至用票单位和稽查部门，有效防止票款的坐收坐支、截留挪用、私设小金库等违规乱纪行为，真正发挥票据的资金监管职能，提高高校资金的运转效率。

5.信息系统控制，全面提升票据管理水平。随着票据管理制度的逐步健全， 高校应当加大票据管理系统信息化建设，尽可能将票据从购买、入库、领用、开票、缴款、核销、销毁、稽查等各个环节纳入统一管理；并使之与账务系统、人事系统、科研系统、监审系统等互联互通，将票据管理和学校的各项经济业务活动紧密联系。

首先，通过信息化手段对票据的购买、领用、核销、结存等环节设计科学的管理流程，将全校所有的票据都纳入票据管理系统进行统一管理并加以控制。其次，设立票据保管（发放）人员和票据审批人员的权限范围，并通过和人事系统的互联互通明确票据专管员责任，从制度上保证了票据领用的安全性。再次，根据《财政票据管理办法》的规定，针对各使用单位开展的业务设定相应的收费项目，明确收费对象、收费依据、启用时间、截至时间，并可以在票据管理系统中直接生成及打印收费许可证，真正做到依法合规收费。最后，在票据管理系统中通过对使用部门、收费项目、票据类型等各项流程的设置，来规范票据的使用范围和用途，并通过与账务系统的互联互通和财务入账项目、入账科目等财务入账规则进行校验，直接生成临时凭单， 自动进行账务处理，极大提高票据管理工作效率。

票据管理信息系统的健康运行可以有效支持“申请使用、缴旧领新、分次限量、票款同步”的票据监管新模式。符合《财政票据管理办法》倡导的科学化、精细化管理的思路，有助于票据管理水平的全面提升。

三、结束语

高校票据管理是财务管理中重要的基础性工作，票据管理水平的提高离不开日益完善的制度建设，人员素质的不断提升，票据电子化监管的不断推进；由于票据管理环节众多、种类复杂、人员分散，高校应当加强票据管理的内部控制建设，强化内部监督和检查；规范高校收费行为，严禁违规使用财政票据，杜绝乱收费；加强信息与沟通，搭建连接财务、人事、科研、审计等相关职能部门在内的票据监管信息平台，确保票据领用有审批、开票内容有核对、收款入账有监督、票据核销有督促，全面促进票据管理科学化、法制化、规范化。

参考文献：

[1] 冉福松.浅析高校票据管理存在的问题与对策[J].会计之友，2009（8）

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[3] 王雄英.高校票据管理实务研究[J].教育财会研究，2011（10）

[4] 孔萌.高校财务收费票据管理之我见[J].财政监督，2013（7）

[5] 孙国光，王彦龙，何炜.高校票据管理信息化探索[J].教育财会研究，2011（8）

（作者单位：嘉应学院财务处 广东梅州 514015）

（作者简介：尹小娟，高级会计师，研究方向：高校财务管理。）

（责编：贾伟）