采供血档案管理现状与对策

【中图分类号】F23 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3783(2010)04-0113-02

【摘要】由于我国无偿献血工作处在初级发展阶段,各血站仍然把主要精力放在采供血的业务工作上,对业务档案管理的重视相对不足。事实上,随着无偿献血工作的进一步发展以及人们法律意识的提高,如何通过分析档案信息来提高无偿献血者招募水平及在出现法律纠纷时保护自身合法权益将成为血站工作极为重要的环节之一。本文旨在通过对血站档案工作中普遍存在的问题分析,结合笔者在采供血档案工作中的实践经验对这些问题提出一些建议,与大家一起交流。

【关键词】采供血档案;管理

随着医学科学技术的迅速发展和社会法制化进程的加快,血站的采供血、科研、管理等工作不断向高层次跨越。采供血业务档案管理作为血站管理工作中非常重要的一个环节,如何加快步伐,为无偿献血事业的发展提供迅速、准确的信息服务,将全面反映出一个血站整体的管理水平。特别是2001年12月6日最高人民法院规定医疗纠纷实行“举证责任倒置”[1]以来,加强医疗业务档案的管理[1],提高医疗管理水平,对于促进医疗事业的发展具有重要作用,应列入血站业务管理建设重要的议事日程。笔者结合实践,就几年来对本单位档案管理中存在的问题与同道共同探讨。

1 采供血档案的范围及特点

采供血档案是指血站在血液及血液成分的采集、检验、成分分离、储存、临床供应等业务工作的各个环节所形成的各种原始记录。主要包括无偿献血者体检登记表、采血车(室)消毒记录、献血者初复检报告单、成分分离记录、储血冰箱温度记录、血液发放记录等。这些原始记录真实地反映了血液从采集到发出的全过程,也就是血站质量控制和质量保证的全过程,具有真实性、完整性、可追溯性和安全保密性等特点,必要时可以作为具有法律效力的证据。

2 采供血档案的重要性

2.1 完整的业务档案是血站依法开展采供血工作的凭证。按照国家《血站管理办法(暂行)》对血站采供血工作的规定,血站开展采供血工作必须按照《献血者健康标准》对献血者进行体检,对血液要按照国家规定的项目进行检验,血液走向必须能够追溯等。无偿献血档案所保存的原始记录是证明合法开展过这些工作的唯一有效凭据。

2.2 完整的业务档案是保护血站合法权益的法律依据。随着人们法制观念和自我保护意识的增强,以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施,采供血工作档案必将成为分辨涉血各方责任的重要依据。无过错输血感染造成不良后果不构成医疗事故[2],因此血站无过错,必须提供证据来证明。作为证据,应具有真实性、原始性、唯一性和不可更改性,而完整的采供血档案管理系统就是献血者、血液检测和血液质量情况的真实依据。血站的记录是在采供血操作过程中产生的业务工作的真实原始记载,既可反映献血者的个人情况及其所献血液的全部信息,可从来源追溯到去向,又提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明。查阅血液从采集到提供临床使用过程的有关文件资料,可以确定血液的质量是否适合使用,所以在涉及采供血活动的医疗纠纷中,血站的采供血工作记录就是证实自己严格依法执业,在采供血业务工作中无过错的重要证据。因此,采供血档案作为证据的严肃性和重要性毋庸置疑[3]。为防止经输血传播疾病,确保临床用血的安全可靠性,我国的采供血管理经历了一个曲折的规范化过程。从1993年的《采供血机构和血液管理办法》的实行,到1998年的《献血法》的实施,以及2000年的《血站基本标准》的出台和2005年的《血站管理办法》的颁布,使各项采供血操作流程有章可循,有法可依[4]。血液从采集到输注到病人体内还需要经过检验、成分分离、储存、发放、运输、交叉配型等多个环节。这不仅涉及到血站的多个部门,还有医院的参与,这其中的任何一个环节如果没有按照规定操作,都可能对血液质量造成损害,从而危及病人的健康甚至生命安全。病人一旦对血液质量提出疑问并提讼,血站就必须为自己免责举证。这些完整、准确、真实的原始记录就是血站证明自己有无过错的唯一有效法律依据。

2.3 完整的业务档案是为献血者提供全面、优质献血后服务的有力工具。随着我国从有偿献血向无偿的过渡,为献血者提供全面、优质的服务将成为一个血站保留献血者的最为重要的一环。完整的献血者档案能如实的反映献血者健康状况及众多个人基本情况,利用这些个人信息,可以为献血者提供血液检测信息,感谢献血者,询问献血者是否遇到过不愉快经历并提高服务水平,为有献血反应的人提供进一步的健康咨询等,这些服务也是保留献血者一个非常重要的方面。

2.4 完整的业务档案是征募、保留献血者的有力保障。献血者招募工作是血站开展工作的基础,是保证无偿献血发展和输血安全的重要环节。一方面,献血者资料可以帮助无偿献血招募人员及时发现被推迟献血者或终身不能献血者,确保血液安全和降低招募成本。另外,采供血业务档案记载了献血者的身份、年龄、通讯方式、单位(或住址)、职业、献血日期、献血量等,可以帮助无偿献血招募人员对献血者进行年龄、身份等多个方面的分析,找出潜在无偿献血者年龄、职业分布等,提高无偿献血者招募的效率和质量。

2.5 完整的业务档案是制定科学、合理的血站战略的基础。任何一个机构要制定出科学、合理的组织战略都必须对自己自身的情况有一个全面、准确的了解和掌握,血站也是一样。完整的业务档案能够反映出一个血站在业务工作各个方面的全面的信息,能够帮助领导者全面准确的掌握血站业务工作的强弱环节,对制定合理的工作目标和工作策略起到良好的支撑作用。

3 目前采供血档案中普遍存在的问题

3.1 缺乏统一的规范标准 我国的无偿献血事业还处于初级发展阶段,在血站管理中有很多方面还没有国家统一规范。档案管理工作的重要性目前还没有被相当一部分血站认识到,也没有统一规范性的标准,各地血站对这部分本应构成血站档案主体的业务档案的管理整体上还比较混乱。目前由于缺乏统一标准而造成的问题主要有两个;一是归档范围不明确,有的存在血站综合档案室,有的为了自己使用方便,存在档案原件的形成部门,有的分散在科室,或固定人员管理,或干脆分散在个人手中;二是档案丢失现象比较普遍。这些都是违反档案工作的基本原则的。

3.2 价值鉴定无相应规范档案价值鉴定就是甄别档案的保存价值,挑选有价值的档案进行保存,挑出没有保存价值或保管期满的档案,按规定进行销毁或作相应的处理,通过有所“毁”而更好的实现“存”,以便在保存投入有限的情况下更加合理的保存档案。目前血站各种记录的保存价值没有进行合理统一的评估,再加上血站档案工作人员自身水平的限制,很多血站不能做到在资源有限的情况下实现档案保管工作的最大价值。很多血站档案收集的记录“鱼龙混杂”,一些具有长远保存价值的记录没有归档,却把没有应用价值或失去应用价值的记录继续保存,既浪费了资源,又影响了有价值档案的正常使用,最终导致档案管理成本加大,档案不能发挥其应有的价值。

3.3 档案记录不完整、不规范 由于采供血工作流程长、各部门交接环节多,工作中易出现以下情况:工作人员来不及在短时间里逐项检查献血登记表,造成献血者资料收集不完整;工作人员代签献血同意书,造成记录失真;血站未对献血者资料填写的完整性作强制性规定,造成管理漏洞;工作态度不认真,常见于随意记录贮血冰箱和试剂存放冰箱的温度,造成记录与实际情况脱节,不利于问题的及时发现;各部门的固定档案保管人员对献血资料的重要性认识不够,献血资料被错误涂改或未按规定程序修改。另外,献血者资料的填写字迹不够清晰工整,填写资料用笔不合规范,不利于档案的利用和保存。

3.4 血站业务档案的保管期限不合理 目前国家对血站的档案管理还没有一个规范性标准,血站业务档案的保管期限是依据《血站管理办法(暂行)》制定的(《血站管理办法(暂行)》第31条规定:血源、采供血和检测的原始记录必须保存十年)。近年来,随着人们法制观念增强,血站因献血、输血发生的纠纷明显增多,血站的业务档案只留存十年,无法满足现实工作的需求。实际上,一些慢性经血液传播的疾病出现明显症状可能会超过十年。

3.5 档案管理工作投入太少目前大多数血站没有认识到信息数据库对血站战略目标制定、无偿献血者招募、保护血站合法权利的重要性,因此在投入上普遍不足。

4 对采供血业务档案管理的探讨

随着无偿献血事业的进一步发展,信息资源将成为一个血站能否快速向前发展的重要方面。妥善保管采供血业务档案有利于迅速、准确地将工作中形成的数据资料转变成管理信息,为本单位无偿献血工作的开展提供依据。

4.1 完善档案管理的各项制度:统一、科学的档案管理制度是档案收集、整理、使用的基础,因此要及时制定统一标准,规范目前分散的档案管理条文,制定详细的操作规程,实现血站业务档案管理工作制度化、规范化、标准化。

4.2 提高档案工作重要性的认识,加大投入:加强资金投入,引进现代化的技术和设备是实现档案创新管理必须的条件[5]。随着科学技术和经济的发展,医院的档案信息不断增加,综合档案室需要不断创新工作手段,充分发挥电子计算机的作用,管理和利用好档案材料[6]。尽管信息资源对于血站的发展有着无可替代的重要性,但是还是有相当多血站的人员(包括相当一部分领导)还没有充分认识到档案信息的重要性。对此,一定要加强教育、学习,提高广大员工对档案工作重要性的认识。另外,在业务档案的投入上也要有相应增长,要有充足、独立的空间和人员以满足档案收集、整理、储存和使用的需求。

4.3 加强对所有与档案工作有关员工的继续教育:档案工作并不仅仅是档案管理人员的工作,它涉及到档案记录形成的全过程。在这个过程中,任何一个环节的不当操作或违规记录都会对档案的真实性造成损害,从而使档案丧失应有的价值。因此,除了档案管理专职工作人员外,还要对所有参与到档案形成工作中的人员进行培训,以保证档案的真实性和完整性,实现档案的最大价值。对于血站来说,要对血液从采集、检验、分离、到出库的各个环节的工作人员抓好培训,重点做好原始业务数据的收集、整理和归档。只有各部门的业务工作者和档案工作者规范操作,协调配合,才能建立其一个信息完整、准确、便于运用的业务档案,为血站作决策时提供可靠的理论依据。

血站的业务档案管理工作对于血站乃至整个无偿献血事业的发展有着无可替代的重要性,而且这种重要性随着血站的发展会越来越凸显出来。因此,把血站业务档案管理工作纳入到本单位的日常业务中,作为一个重要业务部分长抓不懈,不断提高血站业务档案的质量,以使档案信息在深化血站改革中发挥更为重要的作用。

参考文献

[1] 朱茂松,李呈富,曹凤周,等.浅谈医疗业务档案的管理.山东档案, 2003,4:41

[2] 周林,武峰.输血医疗纠纷与事故防范.北京:中国科学技术出版社,2006:50

[3] 张铁强,张华伟,程静梅.血站档案管理在输血事业中的重要作用.中国输血杂志,2004;17(6):462-463

[4] 中华人民共和国卫生部.血站管理办法,2005

[5] 赵霞.医院档案管理中的问题与对策.中华现代医院管理杂志,2007,9(12):27

[6] 包爱珍.简析医院档案管理.中国医院,2007,11(1):70

作者单位:536000 北海市中心血站(广西 北海)