Excel源数据表的制作误区

看惯了纷繁复杂的Excel表格，你认为它一定很复杂，其实可以这样说，在Excel中，只有两种表格：一种是源数据表格，另一种是分类汇总表。

什么是源数据表呢？假如一家公司的人力资源部在Excel中录入员工信息，包含姓名、性别、学历、部门、职位等信息，这些信息没有任何汇总、计算、排列、组合等，也就是没有经过进一步加工，这张表格就叫做源数据表。

而如果我们对Excel表格进行了一系列的计算，哪怕是最简单的一项求和，都已经属于分类汇总表了。

换句话说，源数据表自己看，分类汇总表是上报给领导、公布给大家看的。

于Excel，建立源数据表如同打地基，如果没有正确的源数据，搞什么数据分析都是扯淡。但是在工作中，我经常发现，知道源数据表重要的人多，而一些看似“正确”的操作，则把Excel的源数据破坏殆尽。

多余的合计行

由于混淆了源数据表和分类汇总表的概念，很多人一边记录源数据，一边求和。

对他们来说，这两种表你中有我，我中有你，已经无法区分。可是，这违背了Excel的做法，我这里要强调，只用做一张正确的源数据表，其他的汇总表，是在源数据表的基础上变来的，因此，不要急于在此刻进行合计（图1）。

看看Excel工作的步骤：1.录入数据（导入）；2.数据处理；3.数据分析。

对应的操作：1.输入（导入）数据；2.整理数据（函数等技巧）；3.对数据进行分类汇总。

对应的工作表：1.源数据表；2.源数据表或其他新建工作表；3.分类汇总表。

按照这个流程，就应该知道完全不需要提前做合计的工作。因为对于复杂而庞大的源数据，制作这些合计行本身就是力气活儿，此时，只需要删除这些合计项即可。

一个单元格里记录了复合属性

Excel作为数据处理工具，看重的是数据的属性。属性的特点是一是一、二是二，就好像聊天软件，账号和密码一定要分开写一样。

图2中既然是请假明细，表明请假状态的属性必须清楚，但是原表中，B列包含两个属性─姓名和请假类别；F列中包含两个属性─扣款天数和扣款金额。要还原成正确的源数据表，就需要将不同的属性分列（图3）。

做标题抢地盘

先给大家看一张表（图4）。

坦白地讲，如果不把这张表格作为源数据表来看时，它没有任何问题，但是作为源数据表，它存在着不妥之处，这个不妥便是标题。

在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工作表首行也被默认为标题行。需要注意的是，标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外，不具备任何功能。所以作为源数据表，一般不要用标题占用工作表首行。

源数据表是一张明细表，除了使用本人，一般不需要给别人看到。那么，如果想要提醒自己，将工作簿名称设定为“2010年员工请假明细”就行了（图5）。就算这个标题不能代表整个工作簿，但总能代表某个工作表吧。

颠倒顺序

在设计表格的时候，我们也经常犯这样的错误。一不小心，就做出张顺序颠倒的表格来，不仅影响录入人员的正常思维，还在输入时浪费大量宝贵的时间。

之所以这样，是因为设计Excel时忽略了填表流程和工作流程之间的关系。我们在Excel的动作中，尤其是在做源数据表时，必须与工作顺序保持一致（图6）。

就拿请假这件事来说，了解员工请假信息的顺序通常是：今天是什么日期？请假的是谁？请的什么假？请几天？转换成Excel字段，就变成日期、姓名、请假类别、请假天数。

只要把这些字段从左到右以此排列，就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程，排个顺序还不是小事一桩（图7）。

源数据的录入过程，应该像生产线上的产品制作过程，从开始到结束一气呵成。现代社会提倡人体工学，翻译成白话就是让人用着舒服、不累。

慎用“合并居中”

在源数据表中合并单元格，是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式，对表格的破坏性却远远大于前面几例。

这里需要提醒广大制表人员的是，Excel中的“合并及居中”在用于打印表格时可以多多使用，但是在制作源数据表时千万别乱用，甚至应该全面禁用，即使任何情况下都不需要出现合并单元格。

源数据表里的明细数据必须有一条记录，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完成并且结构整齐。

合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格数据，其他的都是空白单元格。

例如，在我们的眼中，图8中C10∶C21的数据内容是“年假”，但其实只有C10有数据，C11∶C21对于Excel来说都为空，这和我们眼睛看到的是有区别的。所以，按请假类别筛选所有“年假”的数据明细，只能得到一条记录（图8）。

另外，合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，Excel会提示错误，导致排序功能无法使用。

不仅如此，由于我们人为地将Excel搞得逻辑混乱，也就别指望它可以在分类汇总时为我们提供任何便利。要想得到统计表，只好手工打造，除此之外别无他法。