浅论高校系级档案建设与高校评估关系

随着“高等学校教学质量与教学改革工程”的深入实施，五年一轮的高校人才培养工作水平评估成了我国各高校、教育行政主管部门以及高教理论界都十分关注的热点问题之一，因为评估的结果直接影响一所高校的声誉和地位，关系学校的命运和前途。大家从中也充分认识到，收集齐全完整、整理科学规范的高校档案是开展评估工作的重要基础，是评估专家系统准确了解学校各项工作进而作出科学评价的必不可少的依据。

评估专家组对高校进行评估的一般办法是，除安排一些现场听课、座谈会、汇报会等现场考察外，主要是查阅学校提供的各项主要信息(侧重对原始材料的审阅)。而这个“原始材料就是指学校的档案，是学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它们能够真实地反映学校不同时期的教学工作和管理工作的水平。因此评估是以学校档案为依据，检查学校各项工作的管理水平，教学档案是学校办学水平和办学实力的重要原始记录和佐证材料。”

高校的档案是它在从事教学、科研、管理和其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的文字、图表、声像、照片等不同载体的历史记录，它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而积累，它是学校生命的年轮，是学校发展建设的见证，高校档案不仅反映了高校的历史面貌，同时也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。因此，高校档案的建设对于高校评估能否顺利开展显得至关重要，其作用是越来越大。

教学档案产生于教学评估活动中，全面系统地记录了学校教学活动的全过程，这些档案是教学活动的原始记录，理所当然地可以用来作为教学活动的佐证，水平评估中每个项目、指标、观测点的内容都是学校档案的具体体现，最终都要以学校各级档案提供的原始材料为依据。

在此，尤其要提及的是系级教学档案，所谓系级教学档案，是指在系一级教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的东西，是对系级教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录，是进行教学管理和教学研究活动不可缺少的依据，是改进教学工作，促进教学交流，提高教学质量的信息资源，也是系级档案工作的核心。它包括教学管理类档案、教师业务档案、学生管理类档案、实验室建设类档案、教学辅助材料档案等。

一、系级教学档案的特点

1　分散性和特殊性

就系级教学档案的来源而言，政府教育主管部门，本校教学主管部门，本系各教研室、实验室、公共课教学部门以及师生个人都是它的信息源，它集结了富有成就的教学人员、教学管理人员和学生的个体劳动成果。如富有特色的教学计划、教学工作经验总结、高质量的教材、高水平的论文、学生的优秀毕业论文(设计)、各项出色的活动记载等，都是教学档案的重要组成部分。

2　内部性和原始性

就系级教学档案的形成而言，系级教学档案材料大多是系内教学实践活动和教学管理中自然形成的历史记录，并为其直接管理和使用，一般不经过文书处理部门的收发登记，除让级下达的文件以外，其他材料多数不带文号。

3　专业性和多学科性

就系级教学档案而言，由于系级专业设置，学科划分比较细致、各专业在培养目标、教学要求、课程设置、教学内容、学时分配、教学方法等方面有所不同，因而这些教学档案材料表现出很强的专业性和多学科性。

4　开放性和透明性

就系级教学档案系统而言，通过输入信息(收集、整理和输出信息、开发利用)的不断交换、反馈，使教学档案组成一个开放的系统。教学档案与其他档案不同，往往是大家都知道并且是教师、学生自己整理形成的。如教师考核表、毕业生登记表等，还有一部分是必须向学生公开的，如学习成绩、评估登记、纪律处分等，除试题库外，其余绝大部分都是公开透明的。

5　周期性和成(套)性

就和系级教学档案的运行而言，教学档案有其独特的周期性特点，它不是以自然年度为周期，而是以学期或学年，甚至更长的时间为周期，如学期或学年度工作计划、总结、招生计划，某一课程的授课计划、学生成绩统一报表等。学生从一入学到毕业分配，一般要经过四年，在此期间，要接受基础课、专业基础课，专业课，教学实践、教育实习、毕业设计及论文答辩等一整套完整而系统的培养程序，这一过程反映了教育者和受教育者在这一教学活动周期中的全貌，因而同一周期的教学工作形成了一整套材料，是一个有机的整体。

6　多样性和复杂性

就系级教学档案的形式而言，教学档案的内容丰富，载体形式多样化，除了纸质的材料、教学计划、大纲、教材，各类登记表册外，还有照片、录音、录像、幻灯片、计算机软件等记录材料。

二、系级教学档案管理遵循的原则

1　教学性原则

其教学档案主要记载教学计划、教学大纲、教学日历及其执行情况，能够反映出教学过程、教学质量、实践性教学环节以及命题、考试等各个环节的整体面貌，真正体现出教学档案的教学性特点。

2　成套性原则

是指教学档案要完整，要齐全成套，不能残缺不全，要保证其收集整理和文件、资料的稳定性和连续性，再通过整体编排，形成一个有机的整体。

3　客观性原则

是指教学档案必须做到客观、准确，必须与它所记述的教学活动情况相符合，相一致，这样，才能够使教学档案成为教学活动的计划，过程和结果的真实记录，为开展教学研究、评估和决策提供客观依据。

4　现实性原则

就是要实现教学档案的有效利用，因为这些数据将为今后的教学活动、教学管理及教学研究工作的完善提供有益的参考。

在探究高校教育评估指标时，我们不难发现，评估指标以提高教育教学质量为指导思想，以教育教学过程中形成的档案材料为观测点，这就给档案材料赋予了新的价值。在教学评估准备中，我们时常感到：支撑评估指标观测点的材料难以收集，而收集的材料又不能有效地反映教育教学过程，反映教育教学质量的材料极度缺乏。究其原因主要是在日常教育教学工作中对教学档案的作用，教学档案和教学工作档案之间关系认识不到位，是我们在日常工作中对教学档案材料少于积累，少于整理所致，笔者作为教学管理者和工作实践者，试对此作探析。

三、高校系级工作档案的建立存在的问题

一方面，在教学工作档案建立中不能明确收集对象。其原因是将教学工作档案与文书档案混为一谈，其实教学工作档案与文书档案有明显不同的特点。教学工作档案主要集中在教学管理业务部门，学校教师需要解决教学方面的某些问题或领导作决策时，可提供利用。教学工作档案通常是一些无编号的教学文件材料，如学校梯队建设，试卷分析、专业评估、课程评估、教学业务、师资队伍等资料。从形成时间上看，教学工作档案多为学年度材料。文书档案往往是有编号的、规范性的文字材料。可见，教学工作档案包含了文书档案。在教学档案建设中，必须将教学工作档案与文书档案区分开来，分清两者之间的内在联系，才能在教学工作档案建立中把握好材料收集的对象。实践证明，无论是从管理上还是从利用效果上看，必须认真区分教学工作档案与文书档案，建立起合理的类别才能提高教学工作档案的使用价值。

另一方面，对教学工作档案认识不全面。教学工作档案包括三个层次的材料：一是对学校及主管部门下行的文件资料；二是部门对下行文件所作的相关配套管理规定，实施细则；三是部门向上级主管部门上行所形成的相关材料。但在实践中，由于对教学工作档案认识不全面，导致在档案建立中常出现三种倾向：文件档案多，教育教学科研资料少；纸质资料多，电子声像资料少；宏观资料多，微观资料少。因此，加强对各个层面材料的收集、整理，才能形成完整的教学工作档案。这三个层面是相互联系，相互制约，其同发展的，只有加强对这三个层面的建设，才有利于档案建设的整体完善。

在实践中，笔者体会到：教学工作档案的建立能起到回顾工作、督办工作、弥补问题的作用：一是在教学工作档案的归类、整理中，可及时发现未结束的工作予以及时完成；另一方面，在材料整理中，可对处理事项重新审视、判断，特别是对政策性较强的文件处理进行再思考，若有偏差，可及时予以纠正，因此，在整理过程中能全面了解工作，熟悉工作，把握工作。从而使工作胸有全局，并根据规律预测工作发展，树立起超前的工作意识。

加强教学工作档案建立不仅具有管理价值，而且，在当前本科教学水平评估中具有重要现实意义，因而抓紧进行教学工作档案建立是管理的需要，是提高教学水平的需要。