事业单位科技档案管理数据化和自动化改革的能动性研究

摘 要：分析了事业单位将科技档案管理工作提升到数据化和自动化水平的重要性和必要性，并简要阐述了数据化和自动化改革的主要内容，最后依据事业单位科技档案管理工作对于外界环境的能动性反应制定了几项数据化和自动化改革实践的措施建议。该文的研究内容对于事业单位改革档案管理机制具有重要的理论指导意义。

关键词：事业单位 科技档案管理 能动性研究

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（c）-0145-01

1 科技档案管理数据化与自动化改革的必要性分析

1.1 时代潮流发展的最终归宿

如今已经进入信息化时代，获得信息的及时性和准确性所呈现出的意义和价值越来越高，因此，科技档案管理工作也必须将信息的管理推向一个新的高度，不能恪守陈规，一直以传统的方式和手段进行档案信息管理。尤其是进入了二十一世纪之后，云计算、物联网等新名词的出现以及相关技术的革新，使得传统管理模式下的档案管理难点和问题迎刃而解，以数据化、自动化信息管理系统取代传统纯人力信息管理系统已经是大势所趋。

1.2 事业单位体制变革的重要内容

事业单位为了能够更好的实现自身的发展也会在原有的模式上针对时代的发展和社会的需求做出相应的能动性变革，而变革的一个重要部分就是包括引入电子数据系统、供应链管理系统、事业单位资源管理系统等在内的信息化管理系统。档案管理工作作为事业单位基层工作重要的一部分，掌管着整个单位的数据和信息资源，自然也需要做出相应的模式改革，以适应单位内部整体变革环境，并以自身的改革来促进整个事业单位变革进程的发展和深化。

1.3 档案管理工作体系和模式发展变革的需要

在传统的档案管理模式中，想要进行相应的信息查询需要的步骤复杂，时间冗长，大大降低了工作的效率，而这种低下的工作效率已经无法满足现代社会高节奏的需求，因此档案管理工作必须进行方便快捷的数据化和自动化改革以适应高速运转的单位机制。同时这种自动化的档案信息管理模式也能够减少很多人力管理模式下的错误和纰漏，还可以通过网络预警机制保证单位信息的安全性，提高事业单位的发展能力。

2 科技档案管理数据化与自动化改革的主要内容

2.1 科技档案管理数据化改革的内容

在进行科技档案管理的数据化工作时，主要需重视现代科技背景支持下的扫描技术、数据库技术、数据加密技术、身份认证技术、网关认证技术等等对于档案信息数据化进程的推动作用。信息是一个单位最重要的无形资产，而将信息数据化并更好的管理则有利于这些资产的价值最大化，更好的服务事业单位的基层工作。

2.2 科技档案管理自动化改革的内容

自动化相对于数据化而言体现着档案管理模式改革的更高水平。用于实现自动化改革的技术主要有电子标签、OCR识别、数据自动处理以及数码扫描识别等等，这些技术可以使信息的存储和系统化归集不再需要更多的人力资源介入而自动完成，同时还可以完成人力所难以或者无法实现的大数据处理、批量数据整理等工作，大大节约了人力和财力。

3 科技档案管理能动性改革实现的措施

3.1 档案管理系统流程结构重置

“流程结构重置”即在数据化和自动化改革的过程中和改革结束之后对档案管理工作的各个环节依据具体改革的现状重新安排，设计适合于改革后档案管理模式的工作职位和各个职位的具体职能，从而提高人力和技术的契合程度，提高档案管理工作效率。流程结构重置工作主要包括业务流程优化和业务标准制度化两个主要模块，除此之外还要加强档案管理工作环节对于网络技术型人才的培养和利用，加强日常工作中对网络稳定程度和信息安全性的维护。

3.2 深化扩展档案管理服务功能

档案管理工作模块作为事业单位的基础工作内容，其工作的本质特征在于其服务性，因此提升档案管理工作的服务能力也是科技档案管理能动化改革进程中重要的一个环节。档案管理工作的服务功能不仅要横向延展，更要纵向深化，满足信息使用者各方面、各层次的需求。同时还要改变以往的“等需求上门”转为“送服务上门”，帮助单位信息使用者更便捷的处理相关工作，实现一键式档案服务，为整个事业单位的工作提供基础信息支持。

3.3 建设信息化档案平台资源库

由于数据化后的档案信息不再如传统般存储在特定的房间内，单位内部的信息使用者都可以依靠网络技术登陆特定的平台进行突破时空限制的信息查询，而为了实现这一点就必须建设安全、科学的档案资源平台。首先是相关的硬件设施建设，使系统硬件能够承载单位内部越来越庞大的信息量并满足信息处理效率的要求。其次是资源整合技术的要求，由于数据信息资源的庞大，无法通过人力一一整理，这就要求信息资源平台能够自动完成大数据的整理和庞大信息库的系统化整合，为后续工作节约时间，提高工作效率。

4 结语

信息技术的发展日新月异，几乎每分每秒都在发生新的变革，事业单位必须使档案管理工作实现科技化、数据化和自动化，提升管理机制和管理模式对外界环境变革的应激反应，提高能动性改革能力，使事业单位的基础管理工作不落于时展潮流之后，提升事业单位的管理效率。

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