深究企业招标项目档案管理模式

随着改革开放形势的发展和市场机制的不断完善，我国在基本建设项目、机械成套设备、科技项目、项目融资、土地承包、城镇土地使用权出让、政府采购等许多政府投资及公共采购领域，都逐步推行了招标投标制度。这对于创造公平竞争的市场环境，提高经济效益，保证服务质量，防止招标投标中的腐败现象都具有重要意义。

北京国际贸易公司为综合性国有外贸企业，从上世纪90年代初期开始承办国际金融组织、世界银行、亚洲开发银行贷款项目的国际招标和对外采购以及政府采购项目的招标采购等工作。近年来，随着国家改革开放的发展以及经济全球化进程的加快，为适应首都经济建设和发展，北京国际贸易公司转变主营方式，先后获取国家部委颁发的国际招标机构甲级资质、政府采购机构甲级资质、中央投资项目招标机构甲级资质和工程招标机构甲级资质，成为北京市国资委系统惟一具有“四甲”资质的招标机构，专业从事各类招标业务和进出口业务。近年来形成的招标项目档案快速增长，档案种类和来源更加多样，档案的管理和编研工作更加复杂，使企业档案工作遇到了前所未有的挑战。

一、招标项目档案在企业发展中的地位和作用

首先，招标是指采用招标方式采购工程、货物和服务的活动。招标项目档案是招标采购业务工作中形成的文字、图纸、图表、声像等不同载体上的记录，是企业业务活动不可或缺的重要文件材料。据统计，2007年-2010年6月，北京国际贸易公司完成的各类招标项目每年增长45%，各类招标业务已占公司总体经营规模的74%。我国《招标法》中明确规定，招标机构应当妥善保管招标过程中的文件资料，存档备查，并至少保存十五年。其特殊性决定了招标项目档案必须管理到位。

其次，招标项目档案是围绕一个独立招标项目形成的具有保存价值的招标业务文件整体，是企业在经营活动中直接形成的有保存价值的不同形式的历史记录，具有凭证和参考价值。

第三，建立资料完备、检索便捷的招标项目档案资源体系，充分发挥档案工作服务保障作用，为档案工作的可持续发展和企业以后的经营、管理、发展奠定坚实的基础。

二、企业招标项目档案管理存在的主要问题

据调查，近年来，在一些招标机构中，存在着以下四个主要问题：第一，重视不够，观念亟待更新。从企业的发展来看，经营业绩和经济效益是企业的命脉，而档案工作效果难以立竿见影，不易引起重视。对招标档案工作职能、意义的认识没有提升到应有的高度，造成档案工作从指导思想到具体工作都徘徊在较低水平。第二，档案管理制度有待补充修订。企业对档案的管理一般都有制度可循，但这些制度都有待健全与完善，比如鉴定销毁制度和借阅制度等，这反映出企业的档案工作缺乏可持续发展和与时俱进的科学意识，从观念和工作理念上亟待加强。第三，档案工作程序不规范，管理方法不科学。由于招标工作程序繁杂，业务经办人员工作量大，往往忽略应归档文件的齐全，造成招标项目档案在收集、归档、检索、借阅等方面存在不规范的问题。第四，档案室或库房面积受单位办公环境限制，档案室内部资料存放零乱，不能保证招标项目档案存放整齐有序，导致检索、查阅时极不方便。

三、新时期企业招标档案的管理模式

随着北京建设世界城市进程的加快，招标这种采购方式已成为大的趋势。同时新时期招标机构的招标项目档案的管理模式正处于被认识、梳理和接受时期。

首先，应以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标法》等法律法规统领企业招标项目档案工作，对招标机构档案工作基本理念进行梳理，提升招标项目档案管理模式、制度建设等方面的工作。根据招标业务特性，明确职责，执行招标项目档案由经办人收集、立卷、归档、部门集中保管，单位档案室统一进行鉴定、销毁的流程。这有利于转变业务部门人员意识中存在的一些误区，认为档案人员督促归档是给他们增加负担、增加工作量。更重要的是，这种理念转变了“开展此项工作仅仅是各部门配合专职档案人员”的错误观念，使招标项目归档工作有了可以依靠的规范，这种新的理念将有效地促进招标企业各部门对自身工作职能与短期、长期工作目标的思考与整理，并围绕招标项目立卷部门的自身职能，规范活动中可能产生的文件材料的业务内容、种类、载体。这样始终强调“本企业职能”和“各部门工作实际”的档案工作模式，也是考量其与立档部门活动联系的紧密程度及价值的重要依据，从而大大清晰了档案工作的整体思路。

第二，招标机构档案工作的具体实施必须是一个系统工程，要求从上到下、从领导到档案工作人员，都应该有明确的认识和清晰的思路。面对招标项目数量的日益增多，形成环节复杂，需要建立一个完善的档案工作网络，从基层开始，每个立卷单位都要配备相应数量的兼职档案员，由档案室进行业务指导和监督检查，这样才能保证招标文件收集齐全、整理规范、案卷质量达标，便于检索和提供利用，为企业的发展和建设服务。

第三，制度是保证，人才是关键，场所是基础。为使招标档案管理与业务的增长、企业的发展相适应，企业招标档案管理应从自身实际出发，尽可能提供档案库房场所，档案人员要加强与业务部门的沟通与协作，积极开展招标档案管理综合检查，加强招标项目档案的立卷、归档、保管和销毁，确保其存放有序，查阅方便，严防损毁散失。

综上所述，企业的档案工作是自身建设的重要环节，同时更是进行经营管理的重要基础工作。只有纠正以往对档案工作的认识偏见，以科学发展观为指导，以社会档案信息需求为牵引，进一步与时俱进、解放思想，才能使招标档案工作不断取得新的进展，使企业的档案工作走上规范化、科学化的道路，将企业的建设提高到新的水平。