文件横向运动与档案利用活动关系研究

【前言】文件横向运动与档案利用活动关系研究由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。文件横向运动与档案利用活动之间存在一定联系，吴品才教授认为，“文件横向运动是不能凭空产生的，它必须在文件纵向运动发生的基础之上才能进行，而半现行文件和非现行文件能发生横向运动，实质就是A活动的档案能转化为B活动现行文件的情形，并且，这种横向运动或转化...

摘 要：文件横向运动与档案利用活动既存在联系，又相互区别。在以往的相关研究中，由于缺少对两者间关系的辨析认识，从而造成了一些案例在解释文件横向运动时存在说服力不足的问题，甚至出现了一些案例“张冠李戴”的现象，在一定程度上削弱了文件横向运动的科学性，也不利于文件横向运动理论的深入研究。基于此，笔者详细对两者从相同点和不同点两个方面加以分析，以期加深对文件横向运动内涵的认识。

关键词：文件横向运动；档案利用

笔者在《文件横向运动的内涵研究》一文中，认为文件横向运动与纵向运动最显著的区别在于其满足条件的复杂性，即：（1）文件横跨的两项社会活动应是先后开展，不同且又相关；（2）横向运动中文件的忠实执行性；（3）横向运动中文件的直接推动性[1]。当这三个条件同时满足时，文件方能发生横向运动，这种运动形式属于文件跨越时空环境的价值再现，与我们所熟悉的档案利用活动颇为相似。那么，这种文件运动形式是否等同于档案利用活动呢？答案是否定的，两者之间既相互联系，又彼此区别，如果我们对这两个概念不加界定，易于造成理解上的混乱，从而阻碍文件横向运动的深入研究。

需要指明的一点是，这里有必要对“档案”做一界定，笔者在文中均是采用广义的文件（档案）概念，而不是狭义中我们以“归档”为分水岭对两者的界定，否则，这样的对比讨论的意义将被极大削弱，并且会造成现行期的文献也可以称为“档案”的困扰。

1 文件横向运动与档案利用活动的相同点

文件横向运动与档案利用活动之间存在一定联系，吴品才教授认为，“文件横向运动是不能凭空产生的，它必须在文件纵向运动发生的基础之上才能进行，而半现行文件和非现行文件能发生横向运动，实质就是A活动的档案能转化为B活动现行文件的情形，并且，这种横向运动或转化情形的发生都是在利用A活动的档案为现实的B活动开展服务，推动B活动的开展过程中才得到体现和反映的”[2]。可见，吴教授认识到文件横向运动的发生基础是文件利用活动，笔者对这一问题进行深入研究后发现，两者之间存在三个方面的相同点。

第一，两者均发生于两项社会实践活动中。文件横向运动之所以被发现，其最重要的一点是对文件运动维度的转换，即打破以往文件纵向运动（文件生命周期理论）中对文件一维、单向的运动研究，将视角由文件运动的时间规律扩展到空间领域，而这一认识的得到正是将研究视野聚焦在文件运动的整个社会活动的必然结果，伴随着丰富多彩、纵横交错的社会活动，文件运动形态也注定不会呈现为彼此孤立地沿着时间轴做一维线状运动，而是做复杂的、彼此交织的多维运动，文件的横向运动正是这多维运动中的重要一员，深深地根植于社会实践活动中，档案利用活动可以理解为文件运动到半现行或非现行阶段时，文件为其对应活动的现行价值已发挥完毕，但文件中的重要信息仍能够为其他活动提供服务，一旦档案利用者在进行社会活动过程中，对档案中的信息提出需要，便可通过档案利用得到满足，可见，档案利用活动也是发生在两项社会活动中，不能脱离社会活动这一土壤。

第二，两者均表现出一定的信息提取。发生横向运动的文件具有忠实执行性的重要内涵，因此，文件中的信息内容（包括其思想、意图、目的等）均直接、全部覆盖在新的社会实践活动中，从而推动社会活动的发展。档案利用活动过程中，也体现出一定的信息覆盖情况。即通过阅读，分析某一档案，抽取出与自己需求相匹配的文件信息，从而推动新的社会活动的展开。从中可以清晰地发现，无论是文件横向运动，还是档案利用活动，均表现出了对文件信息内容的提取过程。

第三，从发生阶段看，文件横向运动与档案利用活动均既可以发生在文件的现行期，也可以发生在半现行期和非现行期，对于文件横向运动其发生于文件半现行期、非现行期的情况较多，如停工的产品生产活动重新启动，处于半现行期的文件再次发挥现行价值；又如根据百余年前的清宫秘方配制“代茶饮”、“龟龄酒”等保健食品，处于非现行期的文件跨越时空，重新发挥现行价值。诸如此类的案例不胜枚举，但是，这是否意味着处于现行期的文件就不能发生横向运动呢？答案是否定的，吴品才教授在《论文件横向运动发生的范围》一文中指出：“许多现行文件在形成之初只能呈现出第一价值，但也有不少现行文件形成之初在展现其第一价值的同时，就能呈现第二价值，只是文件的这种第二价值有时常被我们遏制其发生而已，如许多含有国防、高精尖端、绝密科学技术内容的现行科技文件一经形成在呈现其第一价值（此时为现行价值）的同时，显然也能呈现第二价值，而且这种第二价值也常可表现为现行价值，否则，就不会发生有不少不法分子和间谍冒着巨大的风险来想方设法窃取现行科技文件的现象。”[3]现实生活中确实存在类似于这种重要文件被窃取的情况，仍处于现行期的文件被窃取后，将在其他空间继续发挥文件的现行价值，在这一案例中，现行文件鲜活地发生了横向运动。从档案利用活动来看，不但处于半现行期、非现行期的档案提供利用的情况非常普通，而且处于现行期的文件（档案）提供利用服务的情况也较多，这一现实情况多发生于政府信息公开的这一背景下，如政府出台在危房改造、市民搬迁、城市规划等方面的政策，又如政府在人才流动等方面的相关规定性文件，均能及时地被利用者获取，进而推动相关社会活动的开展。

2 文件横向运动与档案利用活动的不同点

第一，从运动形态看，文件横向运动表现为内在的价值运动，而档案利用活动表现为外在的信息运动。我们知道，文件无论是做横向运动，还是做纵向运动，均不是指文件的物理运动，亦即说，文件实体的空间位置不能促成文件运动。文件运动是由文件内在、价值导向的结果，文件运动的本质是文件的价值运动，在文件纵向运动中，文件的价值一般会经历原始价值、现行价值、辅助价值、历史文化价值的更迭，每一种价值的呈现均可视为文件运动的推动力，通过这种内在价值的变化，促成文件由形成期逐渐向现行期、半现行期、非现行期过渡，进而外在表现为文件保管场所由文件形成者向文书部门（或业务部门）、档案室（或文件中心）、档案馆转移。而这一复杂运动的背后，均是由文件价值的变化决定的。文件横向运动也是如此，尽管文件发生横向运动看似是不同活动中“人”这一主体的诉求，但究其根源，仍是文件价值变化，即客体对主体的满足，倘使文件在某一运动阶段不能表现出任何价值，那么它也便失去了运动的原动力，从而导致文件运动的枯竭。档案利用活动，作为档案管理活动中的一个重要环节，承担着将档案中的内容信息向利用者传递的责任，无论是档案部门以外借、展览、陈列、提供目录信息等形式主动向利用者提供利用服务，还是利用者依据自身某种需求向档案部门申请查询、利用档案，利用活动中均离不开“档案”这一载体，从表面上看，档案人员向利用主体提供了“档案”（无论是纸质档案，还是电子档案，亦即说，无论档案是否有形），但从深层次看，这一利用活动中实际上是档案人员向利用者提供了“档案信息”，从而推动文件（档案）信息发生运动。文件利用者将所获取的档案信息与自身实际相结合，从而推动新的社会活动的发展。

第二，从价值形态看，发生横向运动的文件发挥现行价值，而利用活动中的一部分文件会发挥情报价值。所谓“横向运动”，简单地说，就是A活动中的文件无论居于现行阶段、半现行阶段，还是非现行阶段，在与之相关的B活动中继续发挥现行价值，发生横向运动。文件之所以能够有效推动相关活动的开展，正是根植于这一运动特性，吴品才教授认为：“事物的属性与事物呈现的功能与作用或价值类型之间是一一对应的关系。”[4]在档案利用活动中，档案所呈现的功能与作用主要是凭证或参谋咨询，当档案在利用过程中发挥凭证作用时，这时档案的属性仍为档案，为有关活动提供证据；而当档案在利用活动中发挥参谋咨询作用时，这时档案的属性变为情报，为利用者在开展某些活动时提供重要的信息内容，利用者可将档案（此时已为情报）中的信息进行提取、重组，从而为己所用，在这一过程中，文件（档案）所表现出的价值形态为情报价值。

第三，从两项活动意图、目标看，文件横向运动中活动的意图、目标相近或相同，而档案利用活动大多则不同。随着社会活动的不断深入发展，社会分工日趋明确、细化，在这一背景下，人们会根据复杂的社会环境结合自身的实际情况，形成各种任务、目标、计划，围绕着这些不同的思想、预期，便会形成各种类型的文件，从这一角度看，发挥过现行作用的文件很难，甚至不可能再次发挥现行作用。但是，当某项活动开展时，与另一项社会活动具有相同或相近意图、目标时，且文件中所蕴含的内容是该项活动主体难以通过自身实力或无需通过自身建构所达到的，这时文件横向运动的发生便能很好地满足这种诉求，可见，两项社会活动的意图、目标相同或相近，是促成文件横向运动最基本的要素。相对于文件横向运动而言，档案发生利用活动的条件则相对宽松些，档案之所以会发生利用活动，往往是由于档案中所蕴含的信息能够满足活动主体的需要，且这种信息难以从档案之外的其他信息源中获取（或这种信息较之其他类型信息源内容更为可靠、准确）。由此不难发现，借助档案利用开展的社会活动，与档案（文件）形成时的社会活动的意图、目标大多并不相同，因此，业已成为档案的文件经历了现行期后，完成了其所形成时的作用、目标，标志着这一社会活动的结束，而日后所开展的各类活动，有可能出于参考、咨询等目的再次查找到相应的文件，但这一社会活动的开展初衷与相应文件的形成初衷并不重合，换而言之，利用文件更多是参考文件中的信息内容，而不是简单地复制、再现原文件。

第四，从文件与社会活动关系的角度看，发生横向运动的文件能够直接推动社会活动的发展，而发生利用活动的文件对社会实践活动起间接推动的作用。由于文件横向运动具有其独特的内涵，注定了它与其他类型的运动形式有所区别。从按照古建筑图纸恢复建筑原貌这一典型案例中，我们能够清晰地认识到，在这一完整的社会活动中，处于非现行期的古建筑图纸鲜明地发生了横向运动，由非现行阶段运动至现行阶段，重新发挥现行价值，指导还原建筑原貌的这一活动。其中，图纸档案与重建古建筑的活动紧密相关，倘若缺失了图纸档案这一重要资源，古建筑重筑的工作将很难准确、精细地展开。不难看出，发生横向运动的文件是其他类似内容的文件所难以取代的，究其根源，就是因为发生横向运动的文件对社会活动具有直接推动性。然而现实活动中，不乏存在类似图纸这样档案缺失的情况。我们仍以上述案例为背景，可以作出如下分析，欲实现古建筑重筑，却缺失相关重要图纸档案，这时相关部门将搜集相关资料，如古建筑照片，散落在图书、报刊中一些对古建筑的文字描述等，经过人类大脑加工，提取出其中有效信息，从而最大限度地勾勒出古建筑的原貌，然后结合自身经验和相关专业知识，描绘出古建筑图纸，进而推动古建筑重筑这一社会活动的完成。在这一案例中，我们可以发现，发生利用活动的档案难以独立肩负起相关社会活动的开展，必须结合有关其他信息资源和人类经验、智慧方能实现，这一过程中的档案对社会实践活动往往只起到间接推动的作用。

第五，文件横向运动体现出客体主体化，而档案利用活动则不具备这一特点。客体主体化主要是指在具体某一活动或环境中，客体发挥主体的作用，换而言之，在社会活动中，处于被支配地位的事物发挥主导作用，推动社会活动继续运动或促使环境发生新改变。具体地说，文件横向运动中，处于客体地位的文件“不甘心”一直处于被支配状况，在相关社会活动中，由客体地位“跃居”为主体，发挥“指挥棒”作用，指引相关活动（B活动）严格按照该文件中所蕴含的思想、意图、目的加以实行，从而推动社会活动的展开。从这一过程中不难发现，推动B活动开展的主体俨然变为发生横向运动的文件，该文件就是在这个过程中完成了客体主体化。而档案利用活动主要是利用文件中与己需求紧密相关的部分信息，从而为所开展的活动提供有效的信息支持，显然在这一过程中，文件（或说文件中的信息）仅仅起到参谋或参考的作用，没有占据“统率全局”的地位，客体的角色仍未发生改变，主体依然是人，活动主体可以结合所获取的相关信息内容与自身思想、目的进行有机结合，进而达到最大化地保障活动决策的科学性、准确性。

3 结束语

文件横向运动与档案利用活动既相互联系，又彼此相区别，将两者进行深入对比研究，不仅有利于我们更深刻地认清文件横向运动的本质和内涵，还有利于我们将易于与之相混淆的档案利用活动有效地加以区分，只有认清两者之间的相互关系，才能将文件横向运动的研究向纵深层次进行深入展开。

参考文献：

[1]祝庆轩，桑毓域.文件横向运动的内涵研究[J].档案管理，2012（4）：19～20.

[2]吴品才.文件纵横运动论[M].北京：中国档案出版社，2002：254.

[3]吴品才.论文件横向运动发生的范围[J].档案学研究.2006（4）：7～8.

[4]吴品才.文件运动与信息运动辨析[J].档案与建设.2006（8）：13.

（作者单位：天津师范大学管理学院 来稿日期：2013-06-01）